Sfondo

Da oltre 100 anni, Motion Picture & Television Fund (MPTF) fornisce assistenza finanziaria, sanitaria e abitativa ai lavoratori dell’industria dell’intrattenimento. Che si tratti di sostenere gli attori tra un progetto e l’altro, aiutare le troupe dietro le quinte a coprire le spese o organizzare il suo telethon annuale, la missione di MPTF è chiara: individuare un bisogno e soddisfarlo.

La sfida: condivisione file caotica e inaffidabile

Ma per portare avanti questa missione è necessario lavorare velocemente. Il piccolo ma potente team di marketing di MPTF si occupa di tutto, dalle campagne di raccolta fondi alla raccolta di video da parte di celebrità che sostengono la causa. Dai filmati degli eventi alle immagini per i social media, MPTF condivide costantemente file internamente, con i fornitori e con sostenitori di alto profilo. Ma il loro vecchio sistema non era adatto al loro modo di lavorare. 

• I link ai file spesso non funzionavano, rendendo difficile per i partner accedere ai contenuti.
• La raccolta di risorse era caotica con i collaboratori che utilizzavano metodi diversi per l’invio dei file.
• Le approvazioni si protraevano nel tempo, rallentando le campagne e la produzione di eventi dal vivo.

Quando si trattava del loro più grande evento di raccolta fondi, il telethon annuale, questi problemi erano ancora più urgenti. MPTF aveva bisogno di un modo per raccogliere, condividere ed esaminare rapidamente le risorse provenienti da una varietà di collaboratori, dagli editor alle celebrità.

La soluzione: raccolta, invio e revisione dei file in tutta semplicità

Per semplificare la condivisione file e lavorare in modo più efficiente, MPTF è passata a Dropbox. “Il team di Dropbox è stato incredibilmente disponibile e pronto a soddisfare le nostre esigenze”, racconta Jennifer Clymer. “Ci ha presentato diverse soluzioni, ci ha concesso l’accesso anticipato ad alcune funzionalità e si è assicurato che avessimo tutto ciò di cui avevamo bisogno. Ci siamo sentiti davvero seguiti”.

Anche alcuni dipendenti erano entusiasti del passaggio a Dropbox, avendone già sperimentato la facilità d’uso in passato. LaRosa aggiunge: “Sapevo quanto fosse semplice lavorare con Dropbox, perché quando hai tutto online, puoi accedervi rapidamente e in qualsiasi momento, anche se non apri quel file da più di due anni”.

MPTF ha rapidamente impostato un nuovo flusso di lavoro per la raccolta di risorse. Ora i dipendenti condividono semplicemente un link pubblico, consentendo ai collaboratori di caricare i file direttamente nelle cartelle giuste, anche senza un account Dropbox.

LaRosa ora collabora più facilmente a progetti come le newsletter MPTF. In precedenza, gestiva il feedback sulla newsletter tramite documenti e email, dove le modifiche potevano facilmente andare perse. Ora tiene traccia delle modifiche e dei commenti direttamente in Dropbox Paper, aggiungendo tag per gli editor per richiedere il loro contributo e collegando le risorse pertinenti, il tutto archiviato e organizzato in Dropbox.

Il team MPTF utilizza inoltre Dropbox Replay per rivedere i filmati.

In precedenza, Jennifer Clymer trasmetteva i video in streaming online, prendeva appunti e annotava i codici temporali in un documento, quindi li inviava via email all’editor. Senza marcatori precisi, l’editor doveva fare molte supposizioni. Con Replay, Jennifer Clymer può semplicemente fare clic su un link, guardare il video e lasciare commenti specifici a livello di fotogramma. “È come essere di nuovo insieme in una sala di montaggio, anche quando lavoriamo da remoto”, aggiunge.

I risultati: collaborazione più semplice e veloce

Dropbox non solo ha semplificato il flusso di lavoro di MPTF, ma ha anche permesso loro di avere più tempo da dedicare alla propria missione.

• approvazione dei contenuti più rapida del 20%
• maggiori risorse dai sostenitori famosi, grazie alla facilità di caricamento dei file
• produzione di eventi più fluida, con accesso immediato ai file critici

Durante l’ultimo telethon, una celebrità ha inviato un video all’ultimo minuto, poco prima della messa in onda. Grazie a Dropbox, il team lo ha scaricato all’istante, integrandolo facilmente nello show.

E quando è arrivato il momento dell’Instant Film Festival di MPTF, Dropbox ha garantito che i team potessero collaborare senza interruzioni, mantenendo le risorse organizzate e i progetti in movimento alla velocità della produzione.

Per Jennifer Clymer, la vera vittoria è il modo in cui Dropbox semplifica la vita a tutti, dal team di MPTF alle celebrità e ai partner che li sostengono. “Le celebrità ricevono continuamente richieste di favori, quindi bisogna rendere il più semplice possibile per loro dire di sì. Con Dropbox, possiamo semplicemente dire: ‘Registra il video con il tuo telefono, fai clic su questo link e caricalo’. Tutto qui”, aggiunge.

Secondo Jennifer Clymer, il vantaggio più grande è la semplicità con cui l’azienda e i collaboratori possono inviare e ricevere risorse tramite i link. “Ho molta comprensione per chi desidera semplicemente aprire un file senza dover affrontare troppi passaggi. Dicevano: ‘Non capisco. Voglio solo guardarlo. Perché il processo non è semplice?’ Con Dropbox, finalmente lo è”, racconta.