Sfondo

In un’agenzia in crescita, il rallentamento maggiore non è sempre legato al lavoro in sé, bensì ai momenti di passaggio: il link inviato nella chat sbagliata, la presentazione che nessuno riesce a trovare e la domanda a cui è già stata data una risposta cinque volte questa settimana. Quando tutto si muove velocemente, quei piccoli ritardi si accumulano e ti rallentano silenziosamente.

Questo è il mondo in cui, presso Pathfinders Advertising, si muovono Kaitlyn Miner, responsabile del settore Risorse umane e cultura aziendale, e Kim Siercks, analista per il miglioramento dei processi. L’agenzia, composta da 50 persone, è specializzata in strategia di branding, creatività, contenuti multimediali e implementazione digitale per clienti locali e nazionali.

Miner è a capo dell’ufficio addetto alle risorse umane e alla cultura dell’agenzia, dove chiarezza e coerenza influenzano direttamente l’esperienza dei dipendenti a mano a mano che l’azienda cresce. Siercks si occupa del lato operativo, intervenendo per identificare i colli di bottiglia e contribuire a far ripartire il lavoro quando i progetti si bloccano.

Insieme, avevano una visione chiara di dove l’agenzia funzionava e dove non funzionava.

Sfida: crescere in fretta rischiando di perdere di vista ciò che conta

Dall’inserimento dei neoassunti alla consegna del servizio al cliente, il problema era sempre lo stesso: i team impiegavano troppo tempo a reperire le informazioni.

Miner ha avuto direttamente questo feedback. “Ricevevo domande di continuo. E si trattava delle stesse domande poste da più dipendenti”.

Da anni Pathfinders utilizzava Dropbox per tenere i propri file organizzati e accessibili. Dalle risorse creative ai pacchetti di benvenuto, ogni cosa aveva il suo posto. Ma con la crescita dell’agenzia Dropbox non era l’unico posto in cui venivano archiviati i documenti di lavoro: le conversazioni si svolgevano su Teams, il feedback veniva fornito tramite mail, alle presentazioni venivano allegate note. E nessuno riusciva a trovare ciò di cui aveva bisogno, quando ne aveva bisogno.

Non mancavano le informazioni. Erano frammentate.

Soluzione: un unico posto per cercare e capire, rapidamente

La dirigenza ha iniziato a cercare modi per rendere più facile reperire le informazioni in tutta l’azienda senza modificare i processi lavorativi. Quando ha scoperto Dropbox Dash, ha intravisto una soluzione: Dash si integrava con gli strumenti già in uso dai team, riunendo contenuti, conversazioni e contesto in un unico posto facilmente consultabile.

“Utilizzavamo [già] Dropbox per archiviare tutto. Ora Dash ci aiuta a trovare tutti gli output di cui abbiamo bisogno”, afferma Siercks.

Integrando strumenti come Dropbox, Microsoft Teams e altre app aziendali, Dash crea una funzione di ricerca centralizzata basata sull’intelligenza artificiale all’interno dell’ecosistema Pathfinders. Anziché dover ricordare dove si trova un file, i dipendenti possono effettuare una sola ricerca e ottenere risultati da tutti i file, i thread e i documenti. Inoltre ogni richiesta viene elaborata in base alle autorizzazioni, quindi gli utenti possono visualizzare solo ciò chea cui sono autorizzati ad accedere.

Per Miner, questo significa un minor numero di richieste ripetute. “[Ora] chiedo innanzitutto alle persone se hanno già cercato su Dash quello che gli serve”, afferma. “Aiuta le persone a trovare le risposte in autonomia, garantendo al contempo che si sentano supportate”.

Dash inoltre riassume i documenti e mette rapidamente in evidenza i dettagli chiave, aiutando i team a orientarsi senza dover aprire ed esaminare numerosi file. Invece di dover cercare tra thread e cartelle, trovano il contenuto giusto in pochi secondi.

Risultati: 750 ore recuperate e tutti possono trovare ciò di cui hanno bisogno

Siercks ha compreso il valore di Dash durante una sessione di “full immersion“ con un nuovo cliente. “Di solito ci occorreva circa una settimana per trasformare una giornata di approfondimento con il cliente in un file scaricabile e utilizzabile dal team“, afferma. Grazie a Dash, il team ha sintetizzato le informazioni chiave in un briefing di un’ora e ha iniziato a metterle in pratica il giorno successivo.

Miner ha riscontrato miglioramenti simili nella gestione delle prestazioni. Durante la formazione dei dipendenti sulla Performance Management Review (PMR), ha utilizzato la funzionalità di chat di Dash per aiutarli a scrivere le valutazioni con il loro stile personale. “[Il team] può salvare la chat di sei mesi e aggiungere i risultati quando vengono conseguiti“, afferma Miner. “Alla fine, hai un sistema PMR completamente integrato e pronto per l’uso“.

In entrambi i casi, Dash ha significato meno tempo dedicato all’elaborazione del contesto e più tempo dedicato alla sua realizzazione.

Miner ha calcolato l’impatto sull’intera azienda: i creativi affermano di risparmiare dalle cinque alle sei ore a settimana, i responsabili delle operazioni recuperano tempo prezioso per risolvere i problemi più rapidamente, l’ufficio Risorse umane riceve meno domande ripetute senza smettere di fornire supporto. “Dash mi ha fatto risparmiare probabilmente due o tre ore a settimana“, afferma. “Se fate i calcoli, si arriva a 750 ore all’anno a persona“.

E una volta che i team smettono di dare la caccia ai link e alle risposte, possono reinvestire quel tempo in quello che Pathfinders definisce “lavoro di investimento“: apprendimento, miglioramento dei processi e rafforzamento della cultura aziendale.

“Dash ci regala più tempo che possiamo reinvestire nell’azienda e in noi stessi“, afferma Siercks.