Grazie ai file accessibili e organizzati in Dropbox, Sagafilm può concentrarsi sulla creatività
Sagafilm ha sostituito cinque piattaforme con Dropbox, riuscendo a strutturare e semplificare i propri flussi di lavoro. I file sono facili da trovare, condividere e rivedere, lasciando al team più tempo per concentrarsi sullo storytelling rivolto a un vasto pubblico.
“Effettuare la manutenzione e l’upgrade di uno dei nostri vecchi sistemi sarebbe costato l’equivalente di dieci mesi di Dropbox. Basta già solo questo per dimostrare che è valso la pena cambiare”.
Sfondo
Sagafilm è la principale società di produzione cinematografica e televisiva islandese. Con 30 dipendenti a tempo pieno e fino a 1.200 collaboratori esterni assunti ogni anno, l’azienda si occupa di tutto, dai documentari locali alle produzioni globali per piattaforme come Netflix.
Sfida: gestire strumenti e abbonamenti
Il flusso di lavoro di Sagafilm copre tutto: dalla pianificazione alla ripresa, dal montaggio alla consegna finale. Durante la produzione, i filmati vengono rivisti quotidianamente e condivisi per ricevere feedback. La post-produzione comprende il montaggio, l’inserimento dei sottotitoli, la correzione del colore e la preparazione dei prodotti finali, come file video e cue sheet.
Ma con cinque diverse piattaforme in gioco per il trasferimento dei file, il monitoraggio delle versioni e la condivisione delle modifiche tenere tutto sotto controllo non era facile. Bisognava ricordarsi dove era stato caricato ogni file, qual era la versione più recente e come condividerlo. Questo spesso comportava un ulteriore scambio di messaggi e rallentava la collaborazione.
Gestire più piattaforme significava anche dover gestire modelli di prezzi differenti, tariffe nascoste e servizi che necessitavano di manutenzione costante. Alcune erano gratuite, ma aggiornarle o mantenerle richiedeva più tempo e competenze tecniche di quanto il team potesse dedicarvi. Altre avevano costi difficili da monitorare finché non arrivava la fattura. “In questo settore il lavoro è molto fluttuante, con periodi di punta seguiti da mesi più rilassati. Meno servizi dobbiamo gestire per lo scaling dei nostri strumenti, meglio è“, afferma Örn Sveinson, manager della post-produzione presso Sagafilm.
“Ora ho solo un segnalibro Dropbox nel mio browser e da lì posso fare tutto. Condividere un file adesso significa semplicemente inviare un link, senza doverlo prima caricare altrove. Questo fa un’enorme differenza”.
Soluzione: una piattaforma che fa tutto
Sagafilm è passata a Dropbox, sostituendo cinque piattaforme con una sola che mantiene tutto sincronizzato, al sicuro e di facile accesso. Adesso, tutti i tipi di file, dai video ai cue sheet fino ai contratti, sono facili da trovare e gestire grazie a una chiara struttura delle cartelle. Il team utilizza anche Dropbox Transfer per monitorare l’attività dei file e condividere le cartelle, anziché inviare più email per file specifici alle diverse persone. I produttori e i clienti all’estero ricevono i montaggi preliminari tramite link protetti da password, che consentono loro di rivedere le riprese senza dover scaricare file di grandi dimensioni.
E con Dropbox Replay il feedback è rapido e non presenta alcuna difficoltà. I montatori ricevono note con indicazione della data e dell’ora direttamente sul video. I tecnici del suono possono importare i commenti direttamente nei loro strumenti di editing. Anche la sottotitolazione è più semplice, dato che i revisori suggeriscono le modifiche direttamente nella cronologia.
Risultati: meno stress, più storytelling
Nel complesso, avere tutto in Dropbox semplifica le cose:
- Le risorse si trovano tutte in un unico posto all’interno di una struttura chiara delle cartelle.
- Gli abbonamenti agli strumenti sono più facili da gestire.
- La collaborazione con registi e montatori è perfetta.
- I link protetti da password e i diritti di accesso accurati aiutano a garantire la conformità.
- I team non hanno bisogno di scorrere le email o di tenere traccia delle versioni su diverse piattaforme.
“Avere un solo servizio anziché cinque semplifica notevolmente lo scaling delle licenze, a seconda delle necessità”, afferma Sveinsson che non deve più preoccuparsi di costi nascosti come le quote di abbonamento trascurate o gli upgrade dell’hardware, cosa che ha ridotto i costi complessivi.
Il team spreca molte energie e molto tempo in meno nella gestione dei file sparsi in diverse posizioni o nella gestione degli abbonamenti e può concentrarsi maggiormente sulla creatività, dando vita a storie e show che raggiungono il cuore di più telespettatori.
“I miei colleghi rimangono spesso colpiti quando racconto loro tutto quello che facciamo con solo questa piattaforma. Con Dropbox, grazie alla centralizzazione dei file, possiamo fare molto, anzi ancora di più rispetto a quando utilizzavamo cinque servizi separati”. Sagafilm prevede di abbandonare presto un altro strumento adottando Dropbox Sign per gli accordi digitali.
