Passa ai contenuti principali

Come stabilire la priorità delle attività lavorative e rafforzare la produttività

4 min di lettura

12 marzo 2025

Perché è importante stabilire la priorità delle attività lavorative?

Nel frenetico mondo di oggi, a volte si ha la tentazione di gestire più cose nello stesso momento. D'altro canto, in questo modo, è possibile che ci si senta sopraffatti, senza nemmeno sapere da dove iniziare.

Se non si assegna una priorità alle attività, svolgere prima quelle banali e non urgenti potrebbe sembrare la soluzione più semplice. In realtà, completare prima le cose facili può darti un falso senso di progresso e quando arriva il momento di affrontare le attività più importanti o urgenti, non hai più energie.

Riuscire a gestire il carico di lavoro diventa difficile quando si lavora sulle cose sbagliate nel momento sbagliato. Quando si depennano molte attività banali dell’elenco di cose da fare, si ha l’impressione di essere produttivi, ma in realtà, questo modo di lavorare può avere effetti negativi sull’efficienza. È possibile che a causa di una non corretta gestione delle priorità delle attività, tu abbia bisogno di più tempo per completare un progetto.

Un professionista scrive qualcosa mentre guarda lo schermo di un laptop.

5 consigli su come assegnare priorità alle attività lavorative

A nessuno piace non rispettare le scadenze. Per questo motivo, assegnare una priorità alle attività lavorative è fondamentale: aiuta a non perdere di vista l’obiettivo, a gestire il tempo in modo efficiente e, in ultima analisi, a svolgere al meglio il lavoro.

Vediamo cinque pratici metodi per definire le priorità.

1. Stabilire quali sono le attività importanti e quelle urgenti

Le attività importanti sono quelle che devono comparire nell'elenco delle cose da fare perché sono propedeutiche agli obiettivi a lunga scadenza o alla strategia del tuo progetto, ma che non sono urgenti. Potrebbe trattarsi di compiti quotidiani o che hanno una scadenza più lunga nella tempistica del progetto.

Le attività urgenti, invece, sono quelle che richiedono un intervento immediato. Non puoi permetterti di saltarle, perché non svolgerle subito potrebbe avere immediatamente conseguenze negative per il progetto o per il team.

Distinguere tra attività importanti e urgenti è il primo passo per stabilire la priorità delle mansioni lavorative. Una volta deciso su cosa lavorare prima, puoi iniziare a mettere in atto gli strumenti e i metodi giusti per non perdere di vista l'obiettivo.

2. Non svolgere più compiti nello stesso momento

Stilare un programma fitto di priorità e attività complesse contrastanti porta inevitabilmente al burnout. Concentrati su un compito alla volta in modo da potertici dedicare completamente. Più avanti, ringrazierai quando controllando il lavoro noterai che hai meno cambiamenti da apportare!

Questo è un metodo semplice ed efficace per migliorare l’efficienza. Quando al lavoro si gestiscono diverse priorità contrastanti, molti sentono il bisogno di tenere centinaia di schede aperte nel browser in modo da essere sicuri di avere a disposizione tutto ciò che potrebbe eventualmente servire.

Prendi, invece, in considerazione la possibilità di riunire i file di progetto, i collegamenti, le email e altri contenuti in gruppi consultabili al bisogno.

Questi gruppi, che in Dropbox Dash vengono chiamati ”raccolte”, si basano sull’intelligenza artificiale, consentendoti di gestire tutti i contenuti, dalle app al browser, in unico posto. Grazie all’intelligenza artificiale delle raccolte, migliori anche l’organizzazione del lavoro e dei contenuti, così puoi concentrarti di più sul ”cosa” e sul ”come” svolgere il tuo lavoro importante e meno sul ”dove”.

3. Stila un programma e rispettalo

Avere un programma chiaro può aiutare a pianificare, gestire e ripartire il proprio tempo. È utile come tabella di marcia, riportando le attività da svolgere entro la fine della giornata, della settimana o del mese. 

Grazie a uno strumento unico basato sull’intelligenza artificiale come Dropbox Dash, puoi gestire la tua giornata lavorativa da un’unica pagina centrale attraverso una scheda distinta nella quale trovi tutto: dalle riunioni a cui partecipare, i file necessari e i progetti ai quali dare priorità.

Sfruttando la potenza dell’intelligenza artificiale, puoi evitare la noiosa consultazione manuale di una serie di calendari, elenchi di attività e promemoria per stilare il tuo programma. Tutto è integrato alla perfezione in un’unica piattaforma che fornisce consigli personalizzati adatti al tuo flusso di lavoro.

4. Stabilisci un sistema di attribuzione delle priorità valido per tutto il team

Il lavoro non si svolge a compartimenti stagni. Se per il tuo team la collaborazione è importante, adottare un sistema di assegnazione delle priorità chiaro può contribuire a evitare problemi dovuti alla cattiva comunicazione su scadenze, ambiti di lavoro e attività assegnate.

Decidendo a livello di team la priorità dei compiti legati a un progetto, puoi assegnare le varie attività ai diversi membri del team in base alla disponibilità di tempo, al contesto e all’esperienza. In questo modo, tu hai la possibilità di concentrarti su attività urgenti e importanti che richiedono un intervento immediato.

Sfrutta la collaborazione sui contenuti in tempo reale

Dropbox consente ai membri del team di lavorare insieme sui documenti, centralizzare il feedback e rimanere responsabili, il tutto in un unico posto.

Non limitarti a risparmiare tempo: usalo bene

Dropbox interagisce con gli strumenti che usi ogni giorno per far sì che tu possa dedicarti meno al lavoro inutile e di più alle grandi idee.

Riduci al minimo il tempo dedicato a noiosi compiti amministrativi e ad attività banali e concentra le tue energie e la tua creatività su ciò che conta, così da lavorare in modo più intelligente, non di più.

Esplora risorse correlate

Un imprenditore prende appunti su un blocco note accanto al suo laptop mentre tiene un documento nell’altra mano.

Sei delle migliori app di produttività per migliorare la gestione delle attività e del tempo

La lentezza e l’inefficienza stanno diventando un minimo comune denominatore delle tue giornate lavorative? Esplora il nostro elenco appositamente selezionato di app per dispositivi mobili e desktop collaudate per aumentare l’efficienza e la produttività.

Quattro persone, due sedute e due in piedi, collaborano a un progetto utilizzando laptop e tablet.

La modifica in tempo reale può davvero migliorare la produttività e la collaborazione?

La modifica in tempo reale aggiunge una dimensione completamente nuova ai progetti del tuo team. Dal miglioramento della collaborazione all’incremento della produttività, scopri come può liberare il potenziale del tuo team.

Un videografo e un membro della troupe consultano un laptop durante le riprese nella location designata.

Consigli per la gestione dei progetti nella produzione video

Gli errori nei progetti video possono comportare il mancato rispetto del budget, perdite di tempo e la frustrazione del team; pertanto, è fondamentale assicurarsi che tutto vada liscio. Scopri come gestire un progetto video come un professionista con questi consigli sul flusso di lavoro.