Come firmare un PDF e ottenere firme elettroniche online

Hai un PDF che devi firmare, ma il lettore PDF sul tuo dispositivo non ti dà la possibilità di aggiungere la tua firma. Cosa fare quindi?

Niente paura: firmare un PDF online è semplice e puoi farlo in pochi clic grazie agli strumenti di firma elettronica disponibili in Dropbox. Continua a leggere per scoprire come firmare un PDF online e come ottenere un controllo avanzato sulle tue firme elettroniche con Dropbox Sign.

Cosa posso usare per firmare un PDF?

Per firmare un PDF, ti servirà un’app che abbia strumenti di firma elettronica integrati. Fortunatamente, esiste una vasta gamma di app per la firma elettronica tra cui scegliere e, cosa ancora migliore, funzionano in sinergia con Dropbox.

Diverse integrazioni di app con Dropbox consentono di applicare le firme elettroniche. Tra queste troviamo Microsoft Word, Adobe Acrobat e il software di firma elettronica leader di settore Dropbox Sign. Se il dispositivo supporta uno di questi strumenti, puoi firmare comodamente i documenti online. Ciò significa che sarà possibile apporre firme sui contratti e finalizzare tutti i documenti su PC e dispositivi mobili come Android o iPhone.

Firma dei PDF online con Dropbox

Se stai cercando strumenti di firma elettronica semplici per le esigenze quotidiane di firma elettronica, puoi ottenere strumenti di firma elettronica di base con un piano Dropbox standard.  Invece, per funzionalità avanzate e il massimo controllo sul flusso di lavoro della tua firma elettronica, Dropbox Sign è la soluzione che fa per te.

Dropbox Sign semplifica la configurazione di modelli di firma elettronica avanzati e flussi di lavoro di documenti. Crea contratti dalla prima bozza fino alle fasi finali e poi inviali per la firma, tutto all’interno di Dropbox. Ciò significa che non sarà necessario scaricare eventuali documenti sensibili sul PC, con il rischio di eliminarli per errore o di lasciarli in una cartella poco sicura. Il firmatario può inoltre applicare la firma direttamente in Dropbox: basterà selezionare il documento PDF o Word che desideri firmare e selezionare Dropbox Sign.

I file vengono archiviati in modo sicuro, sono accessibili da remoto e usano una protezione a più livelli e una rigida crittografia. Dalla collaborazione sulle proposte iniziali all’invio delle bozze del contratto, fino all’archiviazione del documento PDF firmato, Dropbox costituisce una posizione centralizzata per qualsiasi esigenza di firma elettronica.

Come firmare elettronicamente un PDF online senza un’immagine della firma

Non preoccuparti se non hai un’immagine digitale della tua firma esatta, perché non ti servirà. Una firma elettronica consente di aggiungere del testo come mezzo di firma o di generare una firma “autografa” del proprio nome. Sebbene gli strumenti con penna USB per iPad e i trackpad per computer consentano di apporre la propria firma autografa, non sono strettamente necessari per creare una firma online.

DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: le informazioni presenti su questo sito vengono fornite esclusivamente a scopo informativo e non sono da intendersi come una consulenza legale. Per qualsiasi domanda di natura legale, consulta il tuo avvocato.

Ora che sai come aggiungere firme elettroniche ai PDF, vale la pena prendersi del tempo per saperne di più sulle firme elettroniche e sulla loro legalità.

Cos’è una firma elettronica?

Una firma elettronica, come si evince dal nome, non è altro che una versione digitale della firma autografa. Quando un documento elettronico richiede una firma, solitamente viene visualizzato un campo firma evidenziato come “Compila e firma” che è possibile modificare.

Quando è necessaria una firma elettronica?

In molti paesi del mondo è possibile utilizzare una firma elettronica per firmare PDF e altri documenti digitali come contratti, accordi e fatture, ma esistono delle eccezioni. Dovresti assicurarti di verificare le leggi vigenti nella tua giurisdizione per stabilire se le firme elettroniche sono adatte al tuo caso d’uso specifico. 

Come vantaggio aggiuntivo, verrà ottimizzata anche la raccolta dei documenti, poiché non sarà più necessario firmare ogni singola fattura manualmente o preoccuparsi di dove archiviarla.

Firme elettroniche e firme digitali a confronto

Spesso i termini “firma digitale” e “firma elettronica” vengono usati in modo intercambiabile, ma non sono esattamente la stessa cosa.

Rappresentano due modi unici per firmare digitalmente un PDF:

Firme elettroniche

Ai sensi dell’E-Sign Act, la firma elettronica costituisce l’equivalente vincolante della firma autografa. Questo, a sua volta, costituisce il tuo consenso ai termini stabiliti nel documento che stai firmando. Noto anche come firma elettronica, è essenzialmente un’immagine della tua firma apposta su un documento digitale. Inoltre, non può essere dichiarata invalida semplicemente perché non si tratta di una firma fisica.     

Firme digitali

Una firma digitale è crittografata e progettata per contrastare qualsiasi rischio di manomissione. Quando un documento viene firmato con una firma digitale, un algoritmo lavora per generare un “hash”. Se il documento firmato viene alterato o manomesso dopo l’apposizione della firma, il programma te lo segnalerà. E se così fosse, l’integrità del documento sarebbe dubbia.

Le firme elettroniche e digitali sono vincolanti?

Sì, le firme elettroniche e digitali sono vincolanti, anche se questo può variare a seconda degli stati e dei paesi. Entrambe le tipologie di firma sono elementi legalmente vincolanti per qualsiasi documento venga firmato.

Mi serve una firma elettronica o digitale?

Dipende dal documento. Le firme digitali forniscono un livello di sicurezza avanzato perché, non essendo possibile assistere di persona alla firma da parte del firmatario, sono progettate per fornire una sicurezza di livello notarile. Detto questo, la maggior parte delle circostanze in cui ci si può imbattere a livello di team non richiederà un notaio, pertanto una firma elettronica sarà più che sufficiente.

Utilizza le firme elettroniche in Dropbox Sign per semplificare il lavoro

Vuoi sfruttare al meglio i tuoi strumenti di firma elettronica? Dropbox Sign è la soluzione che fa per te.

L’approvazione di una fattura, l’onboarding di un nuovo dipendente, la stampa, la firma, la conferma e l’archiviazione dei documenti possono richiedere molto tempo prezioso. Ma non deve per forza essere così. Con Dropbox Sign come soluzione di firma elettronica, il tuo flusso di lavoro migliorerà in molti modi:

• tempi di consegna fino all’80% più rapidi
• spazio di archiviazione sicuro
• documentazione ecologica
• risparmio di tempo amministrativo
• risparmio economico su fax e spese postali (soprattutto per i liberi professionisti)
• corretto funzionamento nell’area di lavoro Dropbox

Il mondo si sta adattando a poco a poco alla firma elettronica e tra non molto i tempi delle firme apposte con un’elegante stilografica in calce ai documenti saranno un lontano ricordo. Registrati per una prova gratuita di 30 giorni e scopri la potenza delle firme elettroniche con Dropbox Sign.