La comunicazione delle risorse umane riguarda lo scambio di informazioni tra i team delle risorse umane e chiunque altro: nuovi assunti, candidati e altre parti interessate. È il modo in cui i dettagli importanti scorrono senza intoppi mantenendo le persone allineate.
Comprende una grande quantità di informazioni provenienti da diverse fonti. Per questo, a volte può diventare un po’ caotica, se non addirittura confusionaria, soprattutto nel caso di norme e aggiornamenti aziendali.
Ecco perché hai bisogno di un piano di comunicazione per le risorse umane che sia chiaro, efficace e attuabile. In questo modo potrai garantire che i messaggi chiave vengano trasmessi dal reparto delle risorse umane ai dipendenti in modo tempestivo ed efficiente.
Scopriamo perché il tuo team delle risorse umane ha bisogno di una strategia di comunicazione e come dare avvio a questo flusso di lavoro.
I vantaggi di una strategia di comunicazione per le risorse umane
Una strategia di comunicazione efficace per le risorse umane può contribuire a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e a creare fiducia. Offre numerosi vantaggi alle organizzazioni, tra cui i seguenti.
Connessione
Una comunicazione efficace tra le risorse umane e gli altri reparti o dipendenti può essere cruciale per mantenere una cultura aziendale positiva. Aiuta tutti a sentirsi coinvolti e a essere informati su ciò che accade in termini di norme, iniziative e obiettivi aziendali.
Quando le risorse umane comunicano bene con gli altri reparti, tutti sono allineati e lavorano per raggiungere gli stessi traguardi.
Fiducia
Una comunicazione chiara dimostra autenticità e aiuta a creare un legame genuino tra le risorse umane e i dipendenti. I tuoi colleghi si sentiranno valorizzati come membri dell’organizzazione se li aggiornerai su ciò che accade e dimostrerai empatia nelle comunicazioni interne.
Dare vita a un processo di comunicazione trasparente e bidirezionale in cui i dipendenti possano fidarsi del proprio team delle risorse umane può favorire un più profondo senso di appartenenza, aumentando di conseguenza la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.
Coerenza
Una strategia consente di creare e mantenere un tono di voce e un brand coerenti che i dipendenti possano riconoscere e di cui possano fidarsi. Dal processo di onboarding per i nuovi dipendenti a quello di offboarding per chi lascia l’azienda, la coerenza è fondamentale.
Un programma di comunicazioni tempestive e appropriate sugli annunci interni e sulle novità relative all’azienda evita potenziali malintesi e frustrazioni.
Miglioramento
Una strategia di comunicazione efficace che aiuta i dipendenti a comprendere i cambiamenti e i progressi aziendali può ridurre il rischio di conflitti interni tra membri del team o reparti.
Puoi anche sfruttare questa opportunità per raccogliere feedback dai tuoi colleghi su come migliorare e su come ottimizzare l’esperienza dei dipendenti.
Come creare una strategia di comunicazione per le risorse umane
Per creare una strategia di comunicazione efficace per le risorse umane, prendi in considerazione i seguenti passaggi.
Aspetti da valutare
Prima di sviluppare una strategia di comunicazione, i professionisti delle risorse umane dovrebbero prendere in considerazione una serie di fattori, tra cui i seguenti.
- I tipi di comunicazione utilizzati nella tua organizzazione
- Comunicazione verso l’alto: le informazioni provenienti dai dipendenti arrivano alla direzione e alle risorse umane.
- Comunicazione verso il basso: le informazioni provenienti dalle risorse umane e dalla direzione arrivano ai dipendenti.
- Comunicazioni interfunzionali: le informazioni circolano liberamente tra i diversi reparti, abbattendo i compartimenti stagni tra i team.
- I diversi canali che la tua organizzazione utilizza per le comunicazioni
- Intranet aziendale
- Strumenti di comunicazione con i dipendenti come Slack o Zoom
- App o piattaforme utilizzate per gestire e inviare materiali ai dipendenti, come Dropbox Sign o DocSend
- Riunioni più o meno frequenti e strutturate che coinvolgono l’intera azienda
1. Definisci i tuoi obiettivi
Valuta lo scopo delle tue comunicazioni e cosa vuoi ottenere con esse. Stai cercando di:
- migliorare le prestazioni?
- rendere le cose più semplici o comode per i dipendenti?
- generare consapevolezza in merito a un tema?
- richiedere un’azione o invitare a intraprenderla?
- consultare i dipendenti o perfezionare delle idee?
- offrire ispirazione e coinvolgere?
Se sei a corto di idee, raccogli il feedback dei dipendenti per capire cosa apprezzano e cosa no dell’attuale strategia di comunicazione interna. In alternativa, puoi utilizzare funzionalità di analisi come Invia e monitora di Dropbox per ottenere informazioni sulle comunicazioni e sui materiali con cui i dipendenti interagiscono di più.
2. Perfeziona il flusso di lavoro
Nessuna strategia di comunicazione può funzionare senza un piano d’azione. In questo contesto considera:
- chi sarà responsabile della relativa creazione e distribuzione
- il pubblico di riferimento e le piattaforme o i canali utilizzati per raggiungerlo
- quando le comunicazioni verranno consegnate, per massimizzarne l’impatto
- eventuali azioni di follow-up, per consentire lo sviluppo della strategia e fare in modo che i feedback o le risposte dei dipendenti possano essere trattati rapidamente
Dropbox fornisce uno spazio semplice e centralizzato per gestire il flusso di lavoro delle risorse umane. Dai piani dei progetti alla condivisione di materiali di onboarding, Dropbox offre una serie completa di strumenti e funzionalità per semplificare le comunicazioni delle risorse umane.
3. Prepara i contenuti e sviluppa un programma
Puoi creare modelli per contenuti ripetibili, come lettere di offerta di lavoro, piani di onboarding o aggiornamenti delle norme, per rendere più rapido e semplice l’invio di comunicazioni con un aspetto e una cadenza coerenti. Ogni contenuto deve avere un pubblico definito e delle tempistiche o un programma di consegna.
Puoi anche utilizzare le analisi del coinvolgimento di Invia e monitora per entrare in contatto con i dipendenti al momento giusto. Invece di inviare le comunicazioni nei momenti meno opportuni, puoi inviarle nel momento esatto in cui sono più attivi sulla piattaforma o sul canale che hai scelto.
4. Valuta e migliora
Monitora le prestazioni della tua strategia per misurarne l’efficacia e modificarla di conseguenza.
Per farlo, potresti condurre un audit e analizzare parametri quali i tassi di apertura dei documenti, i clic e il feedback dei dipendenti. Per avere un quadro completo di come la tua strategia viene accolta dal pubblico, dovrai analizzare diverse metriche.
Rimani in contatto, collabora e comunica con gli altri: tutto in un unico posto
Una scarsa comunicazione tra risorse umane e dipendenti è un modo infallibile per compromettere il successo dell’organizzazione. Sviluppare e mantenere un piano di comunicazione per le risorse umane è essenziale per creare fiducia nei dipendenti e dare vita a un ambiente di lavoro positivo in cui tutti si sentano ascoltati.
Dropbox offre tutti gli strumenti di cui i professionisti delle risorse umane hanno bisogno per sviluppare e implementare una strategia di comunicazione efficace, dalla collaborazione a nuove idee con i colleghi a un luogo centralizzato per tutti i contenuti.
