Come scrivere una fattura per servizi di progettazione

Sia per i freelance che per le piccole aziende, le fatture professionali rappresentano uno strumento fondamentale per raggiungere uno scopo molto importante: ottenere il compenso per i propri servizi. Tuttavia, sono documenti finanziari essenziali anche per i clienti, in quanto verbalizzano il lavoro svolto, i termini concordati e le informazioni di pagamento.

In qualità di progettista freelance, le tue fatture metteranno in mostra la tua affidabilità come professionista e metteranno in risalto il tuo impegno per la trasparenza e la comunicazione efficace. Le fatture avranno un ruolo fondamentale nell’evitare conflitti, delineando i dettagli del progetto, promuovendo relazioni positive con i clienti e supportando il successo della tua attività freelance.

Questa guida illustra informazioni importanti da tenere a mente durante la creazione, la spedizione e la gestione delle fatture per il lavoro di progettazione, garantendo un processo fluido e senza problemi.

Cosa includere in una fattura per servizi di progettazione

Una fattura commerciale ben strutturata per i servizi di progettazione dovrebbe includere i seguenti dati essenziali:

I dettagli del cliente e del freelance

Sia nel caso in cui si crei una fattura nuova per ogni progetto o nel caso si utilizzi un modello precompilato, in cima al documento compaiono informazioni di contatto accurate tue e del cliente.

Occorre riportare il proprio nome (o la denominazione della propria azienda), l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo email. Queste informazioni sono fondamentali per consentire al cliente di contattarti in caso di domande, dubbi o aggiornamenti riguardanti i progetti sui quali state collaborando. Fornire dati di contatto aggiornati garantisce una comunicazione efficace tra te e i tuoi clienti.

Analogamente, occorre riportare anche la denominazione sociale, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo email del cliente. In questo modo, hai la possibilità di contattare facilmente il cliente per ottenere feedback, approvazioni o per altre questioni inerenti al progetto. Inoltre, questo semplifica la tenuta dei registri, in quanto fornisce informazioni sul destinatario della fattura, sulla data di creazione e sul progetto a cui si riferisce.

Avere informazioni di contatto chiare e accessibili contribuisce a ottimizzare il processo di progettazione e garantisce che eventuali problemi o modifiche vengano affrontati tempestivamente.

Data della fattura e data di scadenza

Quando si inserisce la data di emissione della fattura, è importante indicare il giorno, il mese e l'anno, in modo che sia chiaro quando è stata generata la richiesta di pagamento. Queste informazioni aiutano te e il tuo cliente a tenere traccia del momento in cui è avvenuta la transazione e della data di pagamento prevista.

La fattura dovrebbe riportare anche la data di scadenza del pagamento, che dovrebbe essere ragionevole e in linea con gli standard di settore, in modo da evitare equivoci o ritardi e garantire al cliente un tempo sufficiente per elaborare il pagamento.

Inoltre, puoi utilizzare queste informazioni per generare un numero di fattura univoco, consentendo così a te, al cliente e a un eventuale revisore fiscale di gestire fatture specifiche. Per esempio, se lavori regolarmente con un determinato cliente, potresti creare numeri di fattura combinando il codice cliente univoco con la data di fattura, ad esempio DBX-01-01-2024.

Descrizione dei servizi di progettazione

La descrizione dei servizi forniti può comprendere una tariffa oraria per i progetti che richiedono un impegno variabile in termini di tempo, costi a progetto per lavori complessivi o per servizi di progettazione specifici, come la creazione di un logo, un branding oppure la progettazione di un sito web.

Probabilmente, prima del progetto hai fornito una dichiarazione di lavoro (Statement of Work - SOW) che delinea l’ambito di lavoro e i relativi costi. La fattura dovrebbe includere tutte le voci della SOW, compresi i costi supplementari per ulteriori revisioni.

Altre righe della fattura possono riferirsi al pagamento per l’accesso a immagini o a font d’archivio e a dettagli relativi alle tappe intermedie o alle fasi di progettazione con un piano di pagamento strutturato.

Non dimenticare di inserire eventuali costi di licenza, canoni d'uso, il formato della progettazione finale e ulteriori addebiti per le approvazioni del cliente che non rientrano in quanto concordato inizialmente.

Distinta dei costi per voce

Se il progetto implica più compiti e la fornitura di diversi prodotti o servizi, è opportuno indicare ogni voce e i relativi costi. Questo livello di dettaglio aumenta la chiarezza e la trasparenza nel processo di fatturazione, rendendo più semplice per il cliente capire cosa stia pagando. Scomponendo i costi in una distinta, contribuisce anche a evitare controversie o incomprensioni che possono sorgere se il cliente non è sicuro di quali servizi gli siano stati addebitati.

Ad esempio, la distinta dei costi potrebbe comprendere righe quali l'ideazione, le revisioni della progettazione, la gestione del progetto e qualsiasi altro servizio richiesto dal cliente. Ognuno di questi servizi dovrebbe essere elencato insieme ai corrispondenti costi, in modo che il cliente sia in grado di capire esattamente come è stato calcolato l'importo totale.

Termini di pagamento

Indica chiaramente i termini di pagamento, compresi i metodi di pagamento accettati, come carta di credito, carta di debito, bonifico sul tuo conto bancario o in contanti.

Altri dati di pagamento essenziali sono la valuta in cui è accettato il pagamento ed eventuali penali per il ritardo di pagamento in cui il cliente potrebbe incorrere se non salda la fattura entro la data di scadenza prevista. Tali penali potrebbero corrispondere a una percentuale o a una tariffa forfettaria per ogni giorno di mora.

Firma professionale

Nel concludere la fattura, fai in modo che al cliente rimanga un'impressione positiva. Una firma professionale può contribuire a rafforzare la buona esperienza che ha avuto lavorando con te.

Prendi in considerazione il fatto di terminare la fattura con un tocco personale, come, ad esempio, ”Grazie per aver scelto [il nome del tuo studio di progettazione] per le Vostre esigenze di progettazione.” 

Questo semplice gesto mostra apprezzamento per la loro attività e lascia aperte le porte per collaborazioni future. Prendendoti il tempo di concludere la fattura con una firma gentile, non solo porti a compimento il lavoro svolto, ma rafforzi anche la relazione con il cliente.

Come gestire le fatture di progettazione con Dropbox

Se invii le fatture manualmente allegandole alle email, Dropbox offre una soluzione conveniente per archiviare, organizzare e inviare i tuoi documenti fiscali. Ti basta caricare le fatture sul tuo account Dropbox e immediatamente verranno sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi. Puoi condividere i documenti in tutta semplicità direttamente dal tuo spazio di archiviazione cloud in pochi clic.

Fatturare da freelance i lavori di progettazione con la massima semplicità

Nell'ambito del regime autonomo, le fatture svolgono un ruolo fondamentale per il successo delle attività di progettazione, in quanto costituiscono l'attestazione legale dei rapporti avvenuti, tutelando così sia il progettista che il cliente. Dropbox semplifica il processo di fatturazione ai freelance che operano nell'ambito della progettazione, rendendo facile compilare e inviare le fatture ai clienti.

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