Sono finiti i tempi in cui dovevi fotografare i documenti cartacei con una fotocamera digitale, caricare le immagini sul computer tramite una scheda di memoria e perdere tempo prezioso per modificare i file con programmi come Paint.
Digitalizzare i documenti per ridurre gli sprechi di carta e semplificare il processo creativo è ora molto più facile. È sufficiente scattare una foto del documento con il cellulare e salvare il file sullo spazio di archiviazione cloud per potervi accedere da qualsiasi dispositivo.
Cosa succede, però, se il documento scansionato è composto da più pagine, ad esempio un articolo o uno storyboard? Le singole scansioni non occuperanno molto spazio di archiviazione cloud? E se il documento fosse un modulo che deve comunque essere compilabile o facilmente modificabile?
È proprio qui che entrano in gioco i PDF. Convertire i documenti cartacei, quali contratti o fatture, in formato PDF li rende molto più affidabili, oltre a semplificare la condivisione e la modifica.
Di seguito ti mostreremo come convertire rapidamente un documento scansionato in un file PDF modificabile. Ma prima, vediamo alcune best practice per la scansione dei documenti.
Consigli per convertire i documenti scansionati in PDF
Puoi adottare alcune semplici misure per assicurarti che il documento di cui vuoi eseguire la scansione possa essere facilmente convertito in un PDF. Tutto dipende dal tuo approccio alla scansione del documento.
Quando prepari un documento per la scansione, ricordati di:
- Stenderlo su una superficie piana e verificare che non sia stropicciato.
- Individuare il giusto orientamento e il tipo di luce, in modo da evitare riflessi nelle immagini causati dalla luce riflessa dalla superficie del documento.
- Tenere la fotocamera o il cellulare direttamente sopra al documento e non in obliquo.
- Inquadrare solo l’area di cui desideri eseguire la scansione nell’immagine, assicurandoti che la superficie sia libera da altri oggetti.
Come convertire un documento scansionato in un PDF
Eseguire la scansione di un documento e convertirlo in un PDF modificabile è molto più semplice di quanto non lo fosse in passato. Ora ti bastano un cellulare e una piattaforma come Dropbox per iniziare a eseguire la scansione di appunti, storyboard e altri documenti cartacei che puoi convertire in PDF da condividere con colleghi o clienti.
Vediamo alcuni semplici modi per eseguire la scansione dei documenti con Dropbox.
Scansione dei documenti nell’account Dropbox
L’app Dropbox per dispositivi mobili è dotata di una funzionalità di scansione dei documenti che consente di convertire facilmente i documenti scansionati in PDF direttamente nel tuo account Dropbox.
Per utilizzare questa funzionalità:
- Apri l’app Dropbox sul dispositivo mobile.
- Tocca l’icona + (più).
- Seleziona Scansiona documento.
- Scatta una foto del documento di cui desideri eseguire la scansione.
- Apporta eventuali modifiche o aggiungi ulteriori pagine al documento, se necessario.
- Fai clic su Avanti.
- Apporta modifiche alle impostazioni di salvataggio.
a. Assegna un nome al file.
b. Verifica che il formato del file sia impostato su PDF e non su PNG.
c. Imposta la qualità dell’immagine.
d. Scegli la cartella in cui salvare la scansione. - Fai clic su Salva per salvare la scansione nell’account Dropbox.
Devi trovare qualcosa di specifico nel documento scansionato? Esegui ricerche nel testo dei file scansionati con la funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Conversione di un’immagine nel tuo account Dropbox in una scansione PDF
Con l’app Dropbox per dispositivi mobili, puoi anche convertire in PDF le immagini già salvate nel tuo account Dropbox. Per farlo, l’immagine deve essere in formato JPG, JPEG o PNG.
Per convertire un’immagine in una scansione PDF:
- Apri l’app Dropbox sul dispositivo mobile.
- Tocca l’icona ... (tre puntini) accanto al nome del file di immagine che desideri convertire.
- Fai clic su Salva come scansione.
- Apporta eventuali modifiche o aggiungi ulteriori pagine al documento, se necessario.
- Fai clic su Avanti.
- Assicurati che il file sia impostato sul formato PDF nelle impostazioni di salvataggio.
- Tocca Salva per salvare la scansione nel tuo account Dropbox.
Modifica, riorganizzazione o aggiunta di ulteriori pagine alla scansione
Dopo aver eseguito la scansione nell’app Dropbox per dispositivi mobili, puoi apportare modifiche al file nella vista Modifica.
tra cui:
- Modifica della scansione o aggiunta di un filtro
- Tocca l’icona dei tre cursori nella parte inferiore della schermata.
- Riorganizzazione delle pagine
- Tocca Organizza (accanto a Modifica) e tieni premuto su una pagina, quindi trascinala in una nuova posizione.
- Aggiunta di altre pagine
- Tocca l’icona delle due pagine con il segno più e segui la procedura guidata.
Come trasformare un documento scansionato in un PDF modificabile
Quando esegui la scansione di un documento con l’app Dropbox per dispositivi mobili, puoi iniziare subito ad apportare modifiche con un semplice tocco.
Se preferisci lavorare su uno schermo più grande, come quello di un computer o un laptop, puoi modificare i PDF nel tuo account Dropbox su dropbox.com. Dropbox offre anche integrazioni con strumenti come pdfFiller e Adobe Acrobat per apportare modifiche più dettagliate ai PDF.
Modifica dei PDF con Dropbox
Una volta creato il PDF, con Dropbox puoi ruotare le pagine, riordinarle, inserirne di nuove e altro ancora.
Dopo aver effettuato l’accesso a dropbox.com, apri il PDF desiderato e fai clic su Modifica sopra l’anteprima del file. Per modificare il file:
- Tocca Inserisci pagina e segui la procedura guidata per aggiungere ulteriori pagine PDF al file.
a. Tutte le pagine vengono visualizzate in un elenco come miniature nella barra laterale sinistra della finestra. - Seleziona la miniatura di una pagina nella barra laterale sinistra e trascinala per modificarne la posizione nell’ordine delle pagine.
- Fai clic sulla miniatura di una pagina, quindi su Elimina pagina per eliminare la pagina dal file PDF.
- Fai clic sulla miniatura di una pagina, quindi seleziona Ruota a destra o Ruota a sinistra per ruotare la pagina.
Modifica dei PDF con l’integrazione Dropbox + pdfFiller
Con l’integrazione di Dropbox e pdfFiller, puoi convertire in un istante i PDF salvati nel tuo account Dropbox in un formato modificabile.
Collega il tuo account Dropbox a pdfFiller, importa un PDF nello strumento e inizia subito a modificarlo. Strumenti e funzionalità includono:
- Testo per digitare e inserire nuovi testi in una pagina
- Immagine per inserire immagini
- Firma per firmare elettronicamente i PDF
- Aggiungi campi compilabili per trasformare il PDF in un documento o modulo modificabile; inserisci campi compilabili per testo, firme, immagini e altro ancora.
Al termine, puoi esportare il PDF modificato sul tuo account Dropbox, salvarlo sul dispositivo o condividerlo via email.
Modifica dei PDF con l’integrazione Dropbox + Adobe Acrobat
L’integrazione di Dropbox e Adobe Acrobat consente di modificare i PDF da telefono, tablet e computer.
L’app gratuita Acrobat Reader consente di evidenziare il testo nei PDF e aggiungere note. Con Acrobat Pro DC, puoi creare, convertire, proteggere, firmare e modificare i file PDF.
Quando colleghi Adobe Acrobat a Dropbox, tutte le modifiche apportate ai PDF vengono salvate nell’account Dropbox.
Modifica dei PDF e molto altro con Dropbox
Con Dropbox, puoi fare molto di più che eseguire scansioni e modificare PDF:
- Modifica le pagine: aggiungi, rimuovi, inserisci o unisci pagine PDF senza ulteriori strumenti.
- Modifica il testo: aggiungi nuovo testo o apporta modifiche al testo in linea che utilizzano automaticamente la famiglia, le dimensioni e lo stile del carattere del documento originale.
- Aggiungi campi compilabili e firme: trascina i campi del modulo nel documento, assegna i firmatari secondo necessità e invia la richiesta di firma senza uscire da Dropbox.
- Firma: firma i documenti che ricevi all’interno del tuo account Dropbox.
- Invia e monitora: invia documenti e ricevi una notifica quando vengono aperti con metriche di interazione avanzate.
Scopri di più sulle funzionalità di modifica e condivisione dei PDF.
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