Se gli impiegati sprecano fino al 30% del loro tempo a cercare i file di cui hanno bisogno e le aziende spendono centinaia di dollari in materiali di cancelleria, è evidente che un sistema di gestione dei documenti inefficiente comporta un aumento dei costi. Per fortuna, le perdite causate dai processi basati sui documenti cartacei sono completamente evitabili con un sistema di gestione elettronica dei documenti.
Scopri come far risparmiare tempo ai dipendenti e denaro all'azienda, garantire la conformità e tutelarti dalla perdita di dati passando all'archiviazione digitale e centralizzata dei documenti.
Cos'è un sistema di gestione elettronica dei documenti?
Un sistema di gestione elettronica dei documenti è un software che consente di creare, gestire, archiviare e monitorare documenti e file elettronici. In genere, questo tipo di sistema include funzionalità come la denominazione elettronica dei file, l'archiviazione, la scansione dei documenti, il controllo delle versioni per tenere traccia delle modifiche apportate e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Perché disporre di un sistema di gestione elettronica dei documenti è importante?
Quanto tempo potresti risparmiare se per cercare e individuare un documento di cui hai bisogno ci volessero solo pochi secondi? E quanto sarebbe facile gestire i file se potessi archiviare i documenti e accedervi ovunque ti trovi?
Un sistema di gestione elettronica dei documenti ti consente di tracciare, monitorare e gestire i file da un'unica posizione centralizzata per permetterti di condurre affari in modo efficiente con i clienti di tutto il mondo. Inoltre, ti consente di organizzare e proteggere i documenti, facendo risparmiare tempo sia a te che ai tuoi dipendenti e, al contempo, contribuendo alla sicurezza dei dati.
Quali sono i vantaggi dell'archiviazione centralizzata con un sistema di gestione elettronica dei documenti?
Offre maggiore sicurezza
Un sistema di gestione elettronica dei documenti ti offre una maggiore protezione dei file, rispetto all'archiviazione in un solo computer o in uno schedario dell'ufficio.
Inoltre, potrai impostare autorizzazioni e permettere solo a determinate persone di visualizzare o modificare determinati file, assicurandoti che i documenti più sensibili siano accessibili solo da chi di competenza. Disporre di un sistema di gestione dei file sicuro è importante anche per soddisfare gli standard di conformità alle normative.
Grazie a Dropbox, gli amministratori degli account possono specificare l’accesso ai file e i documenti pubblici possono essere visualizzati solo dalle persone che dispongono dei link ai file. Se attivi la verifica in due passaggi, riceverai i codici di sicurezza via SMS o da un’applicazione di autenticazione.
Inoltre, qualsiasi documento firmato con Dropbox Sign, incluso in tutti i piani Dropbox, è a prova di manomissione e corredato da audit trail, in modo da offrire una cronologia completa con marcature temporali di tutte le azioni e le modifiche effettuate.
Flussi di lavoro più efficienti
Se tutti i documenti sono archiviati in un'unica posizione digitale centralizzata, per i membri del team è molto più semplice trovare i file di cui hanno bisogno. Mantenere tutti sincronizzati è particolarmente utile quando diverse persone lavorano allo stesso progetto, perché si riducono le possibilità che spuntino duplicati o versioni diverse dello stesso file.
Ad esempio, VivaReal, il più grande mercato immobiliare online del Brasile, aveva bisogno di un modo più semplice per archiviare i dati e semplificare la collaborazione tra i dipendenti. Dopo aver scelto Dropbox per aziende, VivaReal ora può sincronizzare automaticamente i nuovi file, mantenendo tutto in un unico posto e rendendo molto più semplice la condivisione dei documenti tra dispositivi diversi.
Per di più, con Dropbox Sign, ogni documento inviato per la firma può essere archiviato automaticamente nella cartella Dropbox che desideri.
Meno perdite di dati
Un sistema di gestione elettronica dei documenti riduce anche il numero di contenuti e di dati persi a causa di errori umani o della scarsa comunicazione tra team.
Con tutti i documenti salvati in un’unica posizione e sottoposti a backup e al controllo delle versioni, ritrovare un documento smarrito sarà molto più semplice. Inoltre, se dovessi perdere dei contenuti, potrai ripristinarli in men che non si dica.
Quando si tratta di documenti business-critical, come contratti di servizio, contratti dei dipendenti o accordi di riservatezza, conservare e monitorare i file è fondamentale per lavorare in maniera efficiente. Un sistema di gestione dei documenti come Dropbox offre uno spazio di archiviazione cloud sicuro e protetto per i documenti firmati elettronicamente, così non correrai il rischio di smarrirli e potrai lavorare con la massima serenità.
Conveniente in termini di costi
Senza un sistema di archiviazione elettronica centralizzata, i ricavi saranno compromessi dal tempo perso a rintracciare e gestire file, a ristampare continuamente i documenti smarriti e a ricreare i dati persi.
Per avere un quadro più chiaro, in media costa 20 dollari archiviare un singolo documento, 120 trovare ogni documento smarrito e 220 dollari ricreare ogni documento, ma un abbonamento a un sistema di gestione dei documenti come Dropbox Business parte da soli 15 USD al mese.
Invece di sprecare migliaia di fogli di carta stampando documenti che dovrebbero rimanere digitali, puoi risparmiare inviando rapidamente un link ai tuoi documenti tramite email, in modo che i destinatari possano accedere ai file dai loro computer o telefoni. Quando vorrai apportare delle modifiche o accedere di nuovo ai documenti, non solo potrai farlo digitalmente, senza doverli stampare o scansionare, ma potrai anche visualizzare ogni versione del documento archiviata nel sistema in modo semplice e sicuro.
Semplifica la gestione dei documenti con Dropbox
Un buon software di gestione dei file può fare miracoli per mantenere l'azienda organizzata, protetta ed efficiente. A ciò, aggiungi anche un sistema di gestione dei documenti firmati elettronicamente come Dropbox Sign, pensato per una firma dei contratti più rapida, e aumenterai il tasso di completamento del processo di firma dei contratti del 26%.
Se vuoi migliorare ulteriormente il tuo sistema di gestione dei documenti, puoi integrare a Dropbox anche l'API di Dropbox Sign per inviare richieste di firma direttamente dal tuo CRM e Dropbox Fax per inviare e ricevere fax online.
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