Dove iniziare a usare le firme elettroniche nella tua organizzazione

Una piattaforma di firma elettronica sicura può aiutarti a effettuare l’onboarding di nuovi dipendenti, chiudere più trattative e risparmiare tempo nelle pratiche legali. Il tutto prima che tu possa pensare: “Detesto le scartoffie!”

Pensiamo sia arrivato il momento di eliminare quella parola “necessario” che le persone usano quando parlano del “male necessario” che è la burocrazia. Nel 2025, rappresenta una male evidente. Fortunatamente, sta diventando sempre più facile eliminare la burocrazia dall’ambiente di lavoro.

Ecco alcuni ambiti in cui le organizzazioni dovrebbero iniziare a utilizzare il software di firma elettronica. Questi strumenti permettono di integrare efficacemente nuovi talenti e di chiudere rapidamente nuovi accordi, il tutto mantenendo legalità e sicurezza.

Onboarding più rapido e scalabile con le firme elettroniche

Redigere, stampare, inviare fax, scansionare, archiviare e correggere errori: per molti reparti aziendali sono sempre stati mali necessari. E nessuno comprende questo incubo meglio delle risorse umane, che si occupano di assunzioni e onboarding dei nuovi dipendenti.

Ma nell’era della trasformazione digitale, in cui è possibile consultare il proprio medico in modalità digitale, non è giunto il momento di eliminare l’onere burocratico delle risorse umane?

Noi pensiamo di sì.

I vantaggi delle firme elettroniche nell’onboarding dei dipendenti

Sono molteplici i vantaggi per i team delle risorse umane che integrano una piattaforma di firma elettronica nel loro processo di onboarding dei dipendenti.

Onboarding ottimizzato per tutti

La Dropbox Sign API consente alle risorse umane di utilizzare i dati forniti durante il processo di candidatura per:

• Compilare automaticamente tutta la documentazione necessaria.
• Creare una serie di PDF personalizzati e di facile lettura.
• Trasmettere i documenti finali per la firma elettronica, apponibile direttamente dal proprio computer o dispositivo mobile.

Questo non elimina soltanto le attività ripetitive per il team HR, ma riduce anche parte delle difficoltà che possono portare i candidati ad abbandonare il processo, un aspetto fondamentale se la tua azienda deve scalare le assunzioni rapidamente.

Affidarsi a fornitori esterni per affrontare le complessità tecniche

La trasformazione digitale è difficilmente raggiungibile se bisogna assumere un intero nuovo staff amministrativo solo per configurare e gestire tutti gli strumenti. Questo è uno dei principali motivi per cui i reparti delle risorse umane prediligono il modello Dropbox Sign. La piattaforma di firme elettroniche Dropbox Sign offre un supporto tecnico guidato da sviluppatori, in grado di completare l’implementazione in meno di una settimana e gestire ogni aspetto tecnologico.

Come Instacart è cresciuta rapidamente grazie al software di firma elettronica

L’integrazione di Dropbox Sign e Dropbox Forms ha consentito al servizio di consegna on demand Instacart di incrementare del 270% il completamento delle domande dei collaboratori e di ridurre di oltre 50 ore settimanali le attività di onboarding.

In qualsiasi momento, Instacart collabora con oltre diecimila “Shopper” che selezionano, confezionano e consegnano la spesa ai clienti.

Con quei volumi, il loro processo cartaceo stava creando notevoli difficoltà. Il personale in sede doveva gestire fisicamente tutta la documentazione e l’onboarding di ogni singolo Shopper. Nel tentativo di espandersi fino a raggiungere l’80% delle famiglie statunitensi, questo processo dispendioso in termini di tempo stava ormai diventando obsoleto per il team amministrativo e il personale qualificato, che la società faticava a inserire e a trattenere.

Con l’aiuto del nostro team di supporto API guidato da sviluppatori, Instacart ha integrato firme elettroniche legalmente vincolanti per gli Shopper e la creazione e gestione dei documenti HR direttamente nella propria app. Esatto, l’azienda non si è limitata alla digitalizzazione, ma è passata a un’esperienza completamente mobile per raggiungere i membri del personale ovunque si trovino. 

Gli Shopper possono ora accedere alla documentazione fondamentale per l’assunzione e l’onboarding e firmarla in modo legale direttamente dal proprio dispositivo mobile.

Inoltre, grazie ai modelli di Dropbox Sign, il team delle risorse umane di Instacart è in grado di creare, formattare e archiviare importanti modelli per l’onboarding, senza dover ripetere ogni volta lo stesso lavoro.

Le firme elettroniche semplificano il processo di vendita

Non sorprende che il tradizionale processo di invio di documenti via email, con richiesta di stampa, firma e restituzione, non risulti più efficace nell’attuale contesto digitale.

Un flusso di lavoro digitalizzato per l’invio e la firma dei documenti non si limita a semplificare le vendite: consente di generare ricavi più rapidamente e ridurre i costi di gestione.

I vantaggi di utilizzare le firme elettroniche per le vendite

Se il tuo reparto vendite punta davvero a far guadagnare l’azienda invece di sprecare tutto in processi manuali e dispendiosi in termini di tempo, crediamo che apprezzerai molto i seguenti vantaggi offerti dalle firme elettroniche.

Genera ricavi più rapidamente

Grazie a funzionalità intelligenti di prim’ordine come l’invio in copia per conoscenza, i modelli e le notifiche di stato, i team di vendita non restano più bloccati ad aspettare che qualcuno si accorga della pila di documenti sulla scrivania o nella casella di posta, in attesa di essere firmati e restituiti per poter avviare la collaborazione.

Due modi per risparmiare

Oltre ai notevoli risparmi sui costi operativi che derivano da una piattaforma di firma elettronica, Dropbox Sign offre anche risparmi economici sotto forma di convenienti pacchetti annuali e mensili. Grazie a una prova gratuita, prezzi trasparenti e nessuna commissione nascosta, i team di vendita di startup e aziende hanno la possibilità di trovare il piano più adatto al loro budget.

Per i team interessati alle funzionalità avanzate e alla personalizzazione offerte dalla nostra API Dropbox Sign, la struttura dei prezzi è estremamente chiara e l’avvio non richiede complesse interazioni con il supporto clienti (pur riconoscendo la loro grande professionalità).

Come Vendini utilizza le firme elettroniche per chiudere le vendite in tempi record

Vendini aveva bisogno di velocizzare il processo di vendita per garantire un’esperienza più fluida sia al proprio team sia ai clienti più dinamici.

In tutta onestà, la soluzione ai ritardi nelle vendite di Vendini si è rivelata piuttosto immediata e riteniamo possa esserlo anche per il tuo reparto vendite.

Indovina un po’? Stiamo parlando delle firme elettroniche!

Più precisamente, si tratta di una piattaforma avanzata di firme elettroniche che ottimizza i flussi di lavoro, senza comportare ingenti costi di configurazione né un notevole dispendio di tempo nella gestione.

Vendini ha utilizzato l’integrazione con Google Drive di Dropbox Sign per creare e formattare i contratti prima di inviarli ai clienti, che quindi hanno potuto firmare e restituire i documenti in pochi clic. Tutti i documenti e le firme sono stati protetti e archiviati in Drive e nell’account Dropbox Sign di Vendini, in modo che fossero facilmente reperibili.

Con un’unica integrazione, il team di vendite di Vendini ha iniziato a inviare contratti in tempo record, chiudendo trattative già durante la chiamata con un potenziale cliente.

Inoltre, i rappresentanti di vendita hanno utilizzato la funzionalità di Dropbox Sign per mettere in copia i destinatari per assicurarsi che il direttore finanziario, i manager e chiunque altro fosse coinvolto nel processo ricevessero via email gli avvisi sullo stato dei documenti di vendita importanti. Vendini ha persino iniziato a utilizzare l’integrazione di Dropbox Sign per Slack. l rappresentanti erano in grado di monitorare in tempo reale la firma dei documenti, così da dare subito il via ai festeggiamenti.

Le firme elettroniche semplificano il lavoro all’ufficio legale

Pur non dovendo necessariamente affrontare spesso controversie, il dipartimento legale con ogni probabilità condivide le criticità amministrative tipiche delle organizzazioni legali: preoccupazioni legate a sicurezza e legalità, flussi di lavoro complessi e costi di gestione significativi.

In che modo gli uffici legali possono trarre vantaggio dalle firme elettroniche

Ecco alcuni dei modi in cui gli uffici legali possono trarre vantaggio dall’adozione di un servizio di firme elettroniche semplice ed efficiente, senza rinunciare alle garanzie fondamentali.

Documentazione accurata e sicura

Quando si tratta di documenti sensibili e clienti importanti o dirigenti di alto livello, gli uffici legali hanno bisogno di una soluzione di firma elettronica che non sia solo efficiente, ma anche estremamente sicura.

Ecco perché Dropbox Sign offre più livelli di sicurezza, come la crittografia SSL durante il transito dei file e un’infrastruttura server sicura ospitata in un data center all’avanguardia di livello III, certificato SSAE-16 e ISO 27001.

Integrazione e automazione delle tecnologie semplificate

Grazie a un’API costantemente aggiornata e supportata dal nostro team di ingegneri interno, Dropbox Sign si integra facilmente nella maggior parte dei flussi di lavoro esistenti.

Sia che utilizzi Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o praticamente tutte le migliori applicazioni aziendali moderne, puoi avere la certezza che Dropbox Sign si integrerà senza problemi.

Maggiore efficienza e migliori servizi

Il peso della documentazione cartacea ha a lungo influenzato negativamente tempi e costi delle attività legali. Anziché ridurre le spese a scapito della qualità del servizio, i dipartimenti legali possono ricorrere a tecnologie moderne come le firme elettroniche per diminuire sensibilmente i costi operativi.

Con le funzionalità pensate per le aziende, Dropbox Sign digitalizza i documenti legali più importanti e rende la firma e la condivisione veloci e sicure, indipendentemente dal numero di parti coinvolte.

Gestione semplice degli audit trail

Appena richiedi una firma, Dropbox Sign crea un audit trail allegato al documento. L’audit trail non modificabile garantisce che tutte le azioni sui documenti siano tracciate e marcate temporalmente, fornendo prova di accesso, revisione e firma.

Dropbox Sign: la soluzione di firma elettronica numero uno

G2 Crowd ha classificato HelloSign (ora Dropbox Sign) come la soluzione di firma elettronica numero uno per le piccole imprese. E non solo: siamo stati premiati come terzo miglior software complessivo per le PMI. Un bel risultato!

Che tu sia titolare di una piccola impresa che non si può permettere di assumere persone dedicate alla gestione della documentazione amministrativa, o di una grande azienda che non ha tempo per farlo, una piattaforma di firma elettronica intelligente come Dropbox Sign può farti risparmiare parecchio tempo nella gestione delle pratiche legali, concludere più transazioni di vendita e inserire i neoassunti nel team più velocemente, il tutto prima che tu possa pensare: “Detesto le scartoffie!” Usi documenti digitali o cartacei? Non importa, Dropbox Sign è la soluzione giusta per te.

Inizia la prova gratuita oggi stesso. Ma fai attenzione: una volta passato al digitale, non vorrai più tornare alla carta.