Dropbox と DocSend でセキュリティ強化以上の成果を達成した Aquamarine Capital

課題：保存と共有に使用しているシステムが時代遅れ

Aquamarine は、1950 年代のバフェット パートナーシップに影響を受けた投資パートナーシップであり、元々のバフェット パートナーシップを忠実に再現したルールに従ってガイ・スピア氏が運営しています。数百万ドル相当の資産を管理するこの投資ファンドは、堅実な成長を続けており、DocSend を活用して見込み客や外部関係者とのコミュニケーションを安全に管理しています。

Aquamarine の財務マネージャーであるデイビッド・ジャッド氏によると、Dropbox と DocSend を導入するまで、同社は古いシステムを利用してファイルを保存し、グローバル チーム間でファイルを社内共有していました。そのため、この状況を改善するとともに、投資家や見込み客、その他の外部関係者とホワイトペーパーを共有して追跡できる、より安全な方法を探していました。

急成長を続けるグローバルなチームの一員として投資ファンドを運営するジャッド氏は、常にチーム メンバーと共同で作業し、投資家や見込み客、その他の外部関係者とコミュニケーションを取っています。当初、Aquamarine はレガシー ソフトウェアを使用してファイルの保存とバックアップを行っていました。「古いファイル ストレージ システムには多くの問題がありました。社外の人とファイルを共有したり、ブラウザで開いたドキュメントを閲覧したりすることはできませんでした。」ジャッド氏はこのように当時を振り返ります。安全なドキュメント共有プラットフォームがない状態では、「組織外の人物とコミュニケーションを取ることは困難でした」とジャッド氏は付け加えます。Aquamarine のチームが必要としていたのは、どこにいてもファイルを同期、保存できるクラウドベースのシステムだったのです。

解決策：Dropbox を使用して、シームレスにファイルを同期して共有

ジャッド氏は、Dropbox のファイル同期機能と DocSend の安全なドキュメント共有プラットフォームを採用することで、組織のコンテンツ ストレージを統合し、見込み客やその他の外部関係者に情報を安全に提供できる体制を構築することに成功しました。

数年前に Dropbox に乗り換えるとすぐ、重要なドキュメントや投資リサーチの結果をすべて自動的にバックアップする専用システムのメリットを実感できたといいます。「たとえば米国チームのメンバーは、投資リサーチを進めながら、スイス チームのメンバーにリサーチへのコメントを依頼することができます」とジャッド氏は語ります。Dropbox は、どこからでも簡単に共同作業ができるチームの頼れるファイル ストレージ プラットフォームとなりました。「Dropbox には本当に満足しています」とジャッド氏は付け加えています。

ジャッド氏は DocSend にドキュメントをアップロードして、保護されたリンクを作成し、社外の人物が業界のホワイトペーパー、報告書、ファクト シートにアクセスできるようにしています。DocSend に保存したファイルを保護するため、メール アドレスのホワイトリスト登録や有効期限とパスワードの設定によって、許可された人物しかファイルにアクセスできないようにしています。社内での共同作業のために Dropbox に保存したドキュメントを外部と共有する場合も、DocSend を使用します。共有相手は、ドキュメントを開く前にワンクリックで DocSend の NDA に署名します。Aquamarine の NDA は DocSend のドキュメント閲覧プロセスに組み込まれているので、いくつものドキュメントやリンクを管理する必要はありません。このような保護機能はどれも、Aquamarine に安心感をもたらすだけでなく、スムーズなユーザー エクスペリエンスを実現するのにも貢献しています。

新型コロナウイルスによるパンデミックの間に、Aquamarine の経営パートナーであるガイ・スピア氏は「Education of a Value Investor」というポッドキャストを立ち上げました。スピア氏による同名の著書にヒントを得たこのポッドキャストは、影響力のあるソート リーダーとの対談の場として、投資戦略、マインドフルネス、機械学習など、あらゆる話題を取り上げています。このポッドキャストは同社が認知度を高め、ネットワークを広げる重要な礎となりました。スピア氏と彼のチームは価値あるコンテンツを制作していましたが、サードパーティ システム上のコンテンツにアクセスするリスナー一人ひとりのユーザー エンゲージメントを把握することは困難でした。

ジャッド氏は、この問題を画期的な方法で解決します。ポッドキャストの文字起こしを DocSend に保存し、文字起こしへのリンクを各エピソードの説明欄に記載することにしたのです。「DocSend はとても便利です。ポッドキャストの文字起こしを専用の DocSend リンクにアップロードしているのですが、このようにすると、文字起こしを読むリスナーは最初にメール アドレスを入力することになります。」ジャッド氏はこのように説明します。文字起こしを読んだ新規リスナーの多くは、Aquamarine のネットワークのアクティブ メンバーになってくれるそうです。DocSend により、潜在的なユーザーとそのアクティビティを長期的に追跡できるようになっただけでなく、ポッドキャストの内容を別の形式で提供することで、リスナーの体験全体を充実させることができています。「特定のエピソードが評判になると通知が届きますし、誰が当社のコンテンツを利用しているかもわかります」とジャッド氏は語ります。DocSend ならコンテンツに制限をかけるのも簡単であるため、専門的なマーケティングの経歴の有無を問わず、会社の誰もが制限付きコンテンツを制作し、長期にわたるリスナーのエンゲージメントを追跡できるようになりました。

DocSend と Salesforce や仮想データ ルームとの直感的な連携により、投資家向けカンファレンスを充実させることが可能

またジャッド氏は、DocSend と Salesforce を連携させ、コンテンツへのユーザー エンゲージメントを簡単に追跡できるようにしています。自身も Salesforce での作業時間が長いため、DocSend に保存されている投資リサーチに対するすべての閲覧者の反応が、Salesforce のアカウント レベルの情報にも反映されることを便利に感じています。「2 つのソフトウェアを何度も切り替える必要がないため、大幅な時間の短縮につながります。私たちが発信したドキュメントに対して人々がどう反応しているかを、Salesforce から確認できるのです。」ジャッド氏にとって、Salesforce は信頼できる唯一の情報源です。DocSend は Salesforce から得られる基本的なインサイトを充実させ、「人々が当社のコンテンツをどう利用しているかについて、よりきめ細かいデータを提供してくれます」とジャッド氏は付け加えています。

ガイ・スピア氏は、同社の投資リサーチに関する最新情報を報告する年次カンファレンスを同業者と一緒に開催しています。出席者は各自の調査結果を発表しますが、その発表内容は機密情報であるため、安全な仮想環境に保管する必要があります。

ジャッド氏は DocSend の仮想データ ルームを活用して、出席者と共有するカンファレンス資料やプレゼンテーションを保管しています。「出席者一人ひとりに大量のリンクを送信するのではなく、DocSend のデータ ルームにすべてのカンファレンス用プレゼンテーションを保管すればいいので、作業が圧倒的に楽になりました」とジャッド氏は語ります。承認されたリスト内の人物だけが、アクセスの簡単なデータ ルームでカンファレンス前にプレゼンテーションを確認できます。

Dropbox と DocSend を組み合わせて活用することで、Aquamarine におけるコンテンツの更新と管理、社内外の関係者との共有がスムーズに進むようになりました。