適切なパートナーがいれば、業務規模の拡大に対応するのも簡単です。BlackMatter Creative は Dropbox Dash でキャパシティを拡張しています。

背景情報

良好なパートナーシップの価値を誰よりも理解しているのが、BlackMatter Creative です。「私たちはただチェックリストの項目をこなすのではなく、お客様と協力して最終的な目標を見つけ、何が必要かを一緒に理解していきます」とアカウント マネージャーのジェシカ・ライトル氏は語ります。

こうした本格的なアプローチで BlackMatter は高い評判を確立し、世界中の数十におよぶ業界からクライアントを引き付けることができました。しかし、同社は中小企業であり、社内のリソースを最大限に活用しなければなりません。ツールキットを利用して時間を節約し、成果を改善し、チーム メンバーとクライアントの間のコミュニケーションを促進しています。

「私たちは小さな会社です。クライアントに加えて、ライター、コピーライター、写真家、動画撮影者といった外部のクリエイターとコラボレーションします。ですから、プロジェクトを効率的に開始するために必要なツールが全員に行き渡っていることがとても重要です」と語るのは、BlackMatter Creative の社長兼クリエイティブ ディレクター、ポール・ウッダード氏です。

課題：変動する要素が多い、小規模な代理店

こうしたツールを導入する前は、新しいプロジェクトを開始するために多くの課題を乗り越える必要がありました。

「私たちにとって最大の問題の 1 つは、参加するチーム メンバーを含め、プロジェクトにひつようなすべての要素を整理することでした」

ライトル氏のようなアカウント マネージャーにとって、次なる最大の課題はプロジェクトの流れでした。

同氏はこう言います。「仕事の流れについていくだけでも大変な場合があります。数多くのプロジェクトが進行していますが、私たちはクライアントの優先事項と期限をすべて確実に満たしたいと考えています。つまり、できるだけ効率的に仕事をしなければなりません」

そのうえ、BlackMatter には、どこにいてもクライアントと関わり、サポートし、管理できる確かな方法が必要でした。特にシニア デザイナーのベン・ジュヌテイ氏のようなチーム メンバーにとって、国内外で業務を遂行できる能力は重要でした。

「私はフランスで働いており、同僚はオクラホマにいるので、常にすべてを共有する必要があります。以前はストレージ用のクラウド ソフトウェアを導入していない広告代理店で働いていましたが、これだと業務全般がやりにくく、余計に手間がかかります。」

解決策：検索にかける時間を減らし、クリエイティブな作業にかける時間を増やす

Dropbox の利用を始めた BlackMatter チームがまず実感したのは、クライアントから提供された大規模なアセットを保存、整理する際のクラウドベース プラットフォームの利便性でした。

「私たちは広告代理店として、さまざまなクライアントのアートワーク、フォント、プロジェクトを収めた膨大なデータベースを持っているので、Dropbox のおかげで多くの時間を節約できています」とウッダード氏は言います。

チームは Dropbox でクライアントごとにファイルを整理しています。そのため、プロジェクト ファイルを詳しく調べれば、特定のプロジェクトで必要になりそうなものはすべて見つかります。「Dropbox を使うと、プロジェクトからプロジェクトへ、クライアントからクライアントへ移動するのが本当に簡単です」とライトル氏は言います。

BlackMatter が成長するにつれ、Dropbox との関係も発展してきました。同社はデザイン パートナー プログラムのメンバーとなり、Dropbox Dash も採用したため、チーム メンバーは複数の作業プラットフォームでファイル、画像、動画などを検索できるようになりました。こうした追加機能により、BlackMatter チームは資料のアクセス性を高め、プロジェクトの体系的な管理を効率化し、より効果的にコミュニケーションできます。こうしたすべてが、よりスマートな業務規模の拡張や、タイトなタイムラインでの作業遂行を支えています。

さらに一歩進んで、BlackMatter チームは AI を活用した分析、要約、作成ツールによって資料作成をスピードアップしています。ジュヌテイ氏は最近、Dash を使用してソーシャル メディア スライドの作成を始め、スライドの数と各スライドのトピックに関するパラメータをソフトウェアに入力しました。こうして、彼は創造的な思考プロセスをすばやく開始し、それを洗練させる作業に取り掛かることができました。

また、Dash AI のパーソナライズされたチャット機能を使用して、重要な情報を逃さないようにしています。ある会議中、数人のクライアントが、ウッダード氏に具体的なプロジェクトの詳細について質問しました。ウッダード氏はそれが電子メールのどれかにあることは知っていましたが、検索だけで見つけるには時間がかかりすぎます。「そこで Dash にアクセスし、検索バーにキーワードを入力したところ、すぐに正確な答えが返ってきました。ビジネス会議中も Dash を使えば、必要な詳細情報を含めた的確な回答をクライアントに提供できるのが気に入っています。」

こうした瞬間は、クライアントの信頼を勝ち得るだけでなく、急速に変化するタイムラインを常に把握しておくためにも重要です。

ライトル氏はこう言います。「私たちのビジネスではあらゆることに明確な期限があるので、1 日のうちで絞り出せる時間は 1 秒でも多い方が助かります。すべてのクリエイティブ ファイルを検索でき、必要なものを取り出せる一元的な場所があると非常に効率的ですし、これを拡張するのがとても楽しみです。」

結果：より少ない労力でより大きな業務量をこなす

BlackMatter の業務量は増大し続けます。仕事が増えればストレスも増えるかもしれませんが、チームは心配していません。

「Dash が効率化に必要なツールを提供してくれるので、これまで以上に負荷の高い仕事が来たとしても対処できます」とウッダード氏は言います。

ジュヌテイ氏のようなデザイナーにとって、このソフトウェアのない 1 日は想像できません。「率直に言って、Dropbox は私の人生を変えました。「Dropbox がなかったら、私がアメリカの代理店で働くことはなかったでしょう」

チームが期待したとおり、最も大きな影響を与えた面の 1 つは、拡張能力でした。Dropbox を導入する前、チームは日常的な業務運営に忙殺されていました。今では、コンテンツの整理、保存、共有について心配する必要はありません。クライアントと会って会話し、クリエイティブな作業を活性化させる時間ができたからです。

また、ウェブサイトの更新や製品メッセージの調整といったタスクを行う余裕も増えました。チームはより多くのクライアント、クリエイティブな取り組み、パートナーシップを推進し続ける中で、いつでも Dropbox のサポートを得られることを知っています。

「Dash を使ったこのプロセスの中で Dropbox スタッフと協力し、私たちは顧客として本当に大事にされていると感じました。素晴らしいパートナーシップを築けています」とウッダード氏は語ります。