課題：重要な業務に使える時間をより多く確保する

めまぐるしいスピードで動き続ける現代のマーケティング市場において、プロセスを効率化する方法を見つけ出し、本当に大切なクリエイティブ作業のために時間とリソースを確保することは各社の急務です。人材の獲得やオンボーディング、そしてクライアントとの SOW や契約に関しては、その重要性がさらに高まります。

リモート ワークが今後定着していくことを考えると、広告代理店が雇用できる人材の幅は広がります。同時に、企業同士の人材獲得競争も激化していくことになります。つまり、優秀な人材をすぐに見つけ出し、効果的な方法で採用して現場に投入できることが非常に重要なのです。

また、新規クライアントとの契約や新規プロジェクトのスタートにも同じことが言えます。広告代理店にはもはや、管理業務や書類作業に時間を取られている暇はありません。

多くの成長株の広告代理店と同様、Collier.Simon でも、署名を依頼して完了後に保管するドキュメントがますます多様になっています。また、そのプロセスに関与する人の人数も増え続けています。こうした状況の中にあって同社では、関係者が増えてプロセスがさらに複雑になっても、クライアントの期待に添ってスピーディーな対応ができるようなソリューションを求めていました。使いやすい電子署名ツールでありながら、増え続ける多くのドキュメントをきれいに整理整頓できるシンプルなソリューションを見つけることが、同社にとって最重要課題の 1 つでした。

解決方法：署名プロセスをデジタル化してスピードと効率をアップ

Collier.Simon のチームは長年にわたって Dropbox を使用していました。そのため、Dropbox を使ってファイルやドキュメントの共有や共同作業をする既存のワークフローを維持したまま電子署名を組み込めるソリューションに惹かれたのは、自然な成り行きでした。

他社のソリューションも検討してみましたが、Dropbox Sign が最も使いやすいという結論に達し、導入を決めました。同社で Dropbox Sign がすっかり定着している理由は、この使いやすさです。また、重要なドキュメントの整理を短時間で確実に行うためにも、Dropbox Sign と Dropbox のシームレスな連携が大きな役割を果たしています。社長のマット・シーゲル氏は次のように話しています。「Dropbox と Dropbox Sign であらゆる作業ができるようになったので、管理業務に費やしていた時間が大幅に減り、クライアントのために成果を上げる本来の業務に時間をかけられるようになりました。」

成果：

採用業務がスピードアップし、社員のオンボーディングが効率的に

Dropbox Sign と Dropbox を活用することで、Collier.Simon は採用通知やオンボーディングの署名作業にかかる時間を大幅に短縮することができました。採用のフローやプロセスが改善されたことで効率が高まり、検討する候補者の数を増やすこともできました。

‍共同作業がスムーズになり、クライアントのための成果をより短時間で実現可能に

あらゆるファイルの管理や送信に Dropbox と Dropbox Sign を活用することで、Collier.Simon は広告制作を開始して成果物を仕上げるまでの時間が 20 % も短縮されました。つまり、市場投入までの時間が早くなり、クライアントの望む結果がより短時間で達成できるようになったということです。

‍SOW への署名を短時間で獲得し、プロジェクトをすぐに始動

現代のビジネスはめまぐるしいスピードで動いています。たとえ事務手続きに遅れが出たとしても、締め切りを延ばすことができません。Collier.Simon では、クライアントが SOW や MSA といった契約書にスムーズに署名できるような環境を整えているため、プロジェクトも遅れることなく始動できます。事務処理が進まずにプロセスが止まってしまうような事態は、もう過去のものとなりました。

何も妥協する必要のない共同作業

プロセスを効率化できたことで、Collier.Simon はチームを増強し、ドキュメント ワークフローの規模を拡大することができました。しかも、仕事の質を落とさず、しっかりと整理された環境を維持したまま、スピードを上げることに成功したのです。同社では現在、Dropbox Paper をより協力的なドキュメント作成に活用し、Dropbox Replay を導入して動画の共同制作を行っています。Dropbox の各製品を使うことで、ワークフロー全体で高い効率性を実現できています。