Darakwon はどのように出版スピードの向上、コスト削減、管理の強化を実現したか

背景情報

Darakwon は世界中の学生向けに言語学習教材を出版しています。韓国に拠点を置き、27 か国にわたる 86 のパートナーと協業しています。初期の草案から最終的な印刷ファイルに至るまで、コンテンツは国境、チーム、タイムゾーンを越えて絶えず移動しています。

課題：時間のかかるファイル送信と莫大な IT コスト

長年、Darakwon は昔ながらの方法でファイルを共有してきました。USB やハード ドライブ、さらにはブルーレイ ディスクに書き込んで海外へ発送するというやり方です。ファイルを 1 回転送するのに約 1 か月、時には 2 か月かかる場合もありました。しかも、それは必ずしもうまくいくわけではありませんでした。デバイスが破損したり、ダウンロードに失敗したり、ファイルが行方不明になったりしたのです。

Darakwon はオンプレミス サーバーにファイルを保存していましたが、システムの管理には以下のような課題がありました。

• ハードウェアの継続的なアップグレードが必要。
• 故障とそれに伴う業務遅延が頻発。
• メンテナンス コストが継続的に増加。
• バックアップ作業が複雑で、常に安全とは言えない状況。

一部のチームは独自のクラウド ツールの使用を試みましたが、データの分散、セキュリティ リスク、そしてそれらすべてを管理する明確な方法がないという新たな問題を生み出すだけでした。Darakwon には、すべてを統合できる 1 つのプラットフォームが必要でした。

解決策：ファイルの保存、送信、管理を 1 か所で行う

Darakwon は、シンプルさ、信頼性、サポート体制の充実を理由に Dropbox を選択しました。当時、特に注目したのは、国内の韓国語サポート、強力なグローバル パフォーマンス、そして他のプラットフォームよりも優れた総合的な価値でした。

現在、Darakwon のコンテンツはすべて 1 か所にまとまっています。チーム全員がファイルに簡単にアクセスできますが、権限の詳細設定により、各メンバーは必要な情報のみを閲覧できます。チームは Dropbox Transfer を使用して、書籍のレイアウト、音声ファイル、デザイン作業などの大容量のアセットを韓国国内および世界中のパートナーに送信しています。

e ラーニング プロジェクトでは、Dropbox Replay を時折使用し、動画ファイルや音声ファイルのフレームごとにコメントを残すことで、リモートで確認が必要な場合でも編集が容易になっています。

また、Dropbox Sign を使用して、Dropbox から他のアプリに切り替えることなく、契約書をデジタル処理しています。

成果：納品スピードの向上、コスト削減、信頼性の向上

今や Darakwon は数秒でファイルを共有しています。失敗も遅延もありません。

共有が高速化され、ボトルネックが低減したことで、ファイルの草案から納品までプロジェクトの進行が加速しました。「従来のシステムから切り替えて以来、全体的な作業効率が 5～10 % 向上しました」と Darakwon のゼネラル マネージャー、シン・キョンチョル氏は付け加えています。

Dropbox はまた、以下のようにあらゆる面でコスト削減に貢献しています。

• 配送コストが 2021 年の約 3 万 US ドルから 2024 年には約 1 万 5 千 US ドルに減少。現在ではほとんどのファイルをデジタルで送信。
• 資料の印刷、梱包、郵送に費やす時間が短縮。
• オンプレミス システムからの移行により、ハードウェア コストと年間約 7,500 US ドルの IT 要員コストが削減。

Dropbox の導入により、安心感がもたらされています。「Dropbox のバージョン管理機能はまさに救世主です」とシン氏は語ります。「ファイルが紛失したり破損したりした際、何度も私たちを救ってくれました。」Darakwon は知的財産に対するセキュリティと管理の強化も実現しています。

さらに、管理コンソールを活用すればチーム メンバーのオンボーディングとオフボーディングが迅速にできることも利点です。また、詳細なアクティビティ ログにより、ファイルへのアクセス、編集、削除を行ったユーザーを正確に把握できます。大容量ファイル転送の通知などのシステム アラートにより、IT チームは異常なアクティビティを検知し、迅速に対応することができます。

遅延が減り、ワークフローが簡素化されたことで、Darakwon は信頼性を高めながら、より容易にグローバルな出版活動を拡大しています。