背景情報

100 年以上にわたり、Motion Picture & Television Fund（MPTF）はエンターテイメント業界従事者に対し、経済的支援、医療、住居を提供してきました。次の出演作が決まっていない俳優のサポート、舞台裏スタッフの経費補助、毎年恒例のテレソン運営など、いかなる事業に関しても、MPTF の使命は明確です。ニーズを把握し、それを満たすことです。

課題：無秩序で信頼性の低いファイル共有

しかし、その使命を継続するには、迅速に作業を行う必要があります。小規模ながらも強力な MPTF マーケティング チームは、資金調達キャンペーンや著名な支援者からの動画収集など、あらゆる業務を同時にこなしています。イベント映像からソーシャル メディア用グラフィックまで、MPTF は絶えずファイルを共有しています。その共有先は内部関係者、ベンダー、著名な支援者など、さまざまです。しかし、従来のシステムはチームの業務形態に合わせて構築されていませんでした。

• ファイル リンクのエラーが頻発し、共有先がコンテンツにアクセスしづらい状況が生じていました。
• アセットの提供者がさまざまな方法でファイルを送信するため、収集に混乱をきたしていました。
• 承認手続きに時間がかかり、キャンペーンやライブ イベント制作の進行に遅れが生じました。

最大の資金調達イベントである毎年恒例のテレソンの時期になると、これらの問題はさらに切迫したものになりました。MPTF が必要としていたのは、編集者から著名人まで、さまざまな共同編集者からアセットを迅速に収集、共有、レビューする方法でした。

解決策：ファイルの収集、送信、レビューをシームレスに

ファイル共有を簡素化し、より効率的に作業するため、MPTF は Dropbox の使用に移行しました。「Dropbox スタッフは驚くほど協力的で、私たちのニーズに応えようと熱心でした。」とクライマー氏は語ります。「さまざまなソリューションを紹介してくれて、一部の機能を早期に利用できるようにし、必要なものすべてを確実に揃えてくれました。しっかりサポートされていると感じました。」

従業員の中には、過去にその使いやすさを体験していたため、Dropbox への移行に大喜びしている者もいました。ラローサ氏は次のように付け加えます。「Dropbox での作業がいかにスムーズかはわかっていました。すべてがオンライン上にあると、たとえ 2 年以上開いていないファイルでも、いつでもすばやくアクセスできますから。」

MPTF は、アセット収集のための新しいワークフローを迅速に設定しました。従業員が公開リンクを共有するだけで、共同編集者はDropbox アカウントを所有していなくても、ファイルを適切なフォルダに直接アップロードできるようになりました。

ラローサ氏は現在、MPTF ニュースレターなどのプロジェクトでより簡単に共同作業を行っています。以前は、ニュースレターのフィードバックをドキュメントやメールで管理していたため、編集箇所を見逃しがちでした。現在、同氏は Dropbox Paper 内で直接編集やコメントを追跡し、編集者にタグ付けして意見を求め、関連するアセットにリンク設定しています。これらすべてが Dropbox に保存され、整理されています。

MPTF チームは、映像のレビューにも Dropbox Replay を使用しています。

以前、クライマー氏はオンラインで動画をストリーミング再生し、メモやタイムコードをドキュメントに書き留めて、編集者にメールで送信していました。正確なマーカーがないため、編集者は多くの推測作業を行う必要がありました。今では Replay のおかげで、リンクをクリックするだけで動画を視聴し、フレームごとにコメントを残すことができます。「リモートで作業しているときでも、編集室に戻ってみんなで一緒に作業しているような気分になります」とクライマー氏は付け加えます。

結果：よりシンプルで迅速な共同作業

Dropbox に移行したことで、MPTF はワークフローを効率化できただけでなく、本来の使命により多くの時間を充てられるようになりました。

• コンテンツの承認にかかる時間が 20 % 短縮
• アップロードが簡単になったおかげで、著名な支援者からのアセットが増加
• イベント制作の効率化と、重要なファイルへの即時アクセスが実現

前回のテレソンでは、ある著名人から放送直前に急遽動画が送られてきました。チームは、Dropbox を使って、その動画を即座にダウンロード。シームレスに番組に組み込むことができました。

さらに MPTF のインスタント フィルム フェスティバルでは、Dropbox を活用してスムーズに共同作業を展開。制作と同じスピード感でアセットを整理し、プロジェクトを進めることができました。

クライマー氏にとって真の勝利は、Dropbox が、MPTF のチームから、チームをサポートする著名人やパートナーに至るまで、あらゆる人々の生活をいかに楽にするかにかかっています。「著名人は常に頼み事をされる立場なので、彼らに『はい』と言ってもらえるよう、できるだけ簡単に作業が済むようにする必要があります。Dropbox を使えば、『これをスマホで撮ったら、このリンクをクリックしてアップロードして』と伝えるだけで済みます。それだけです」とクライマー氏は付け加えます。

クライマー氏にとって最大の利点は、リンクを使用してアセットを送受信することが、自社と共同編集者にとっていかに容易であるかということです。「わざわざ複数の手順を踏まなくても簡単にファイルを開けるようにしたいという人々の気持ちには、深く共感します。みんなこう言うでしょう。『わけがわからない。ただファイルの中身を見たいだけなのに、なぜこんなに面倒なの？』と。Dropbox なら、それが簡単になるのです」とクライマー氏は語ります。