背景情報

成長中の代理店で、業務を最も遅らせる要因は、必ずしも作業そのものとは限りません。問題になるのは、その合間に起こるちょっとした停滞です。リンクが間違ったチャットに送られる。誰も見つけられない資料がある。今週すでに 5 回も答えた質問がまた繰り返される。すべてが速いペースで進む環境では、こうした小さな遅れが積み重なり、気づかないうちに業務のスピードを落としていきます。

Pathfinders Advertising で人事・組織文化担当リーダーを務めるケイトリン・マイナー氏と、プロセス改善アナリストを務めるキム・シエルクス氏が日々向き合っているのは、まさにこうした状況です。従業員 50 人の同代理店は、地域および全国規模のクライアント向けに、ブランド戦略、クリエイティブ、メディア、デジタル施策の実行を専門としています。

マイナー氏は、同社の人事・組織文化部門を総括しています。会社が規模を拡大する中で、明確さと一貫性は従業員体験に直接影響する重要な要素です。シエルクス氏は業務運営に携わっています。プロジェクトが停滞した際にはボトルネックを特定し、業務が再び円滑に進むよう支援しています。

2 人はそれぞれ、同代理店の業務がどこでうまく進み、どこで滞っているのかを明確に把握していました。

課題：急成長に伴い、重要な情報を見失う

新入社員のオンボーディングからクライアントへの納品に至るまで、課題は共通していました。チームは、情報を探し出すことにあまりにも多くの時間を費やしていたのです。

マイナー氏はこうした声を直接耳にしていました。「絶えず質問を受けていました。しかも、複数の従業員から同じ質問が寄せられていたのです」

Pathfinders は長年 Dropbox を活用しており、ファイルは整理されていつでもアクセスできるようになっていました。クリエイティブアセットから入社時の案内資料まで、すべてが適切な場所に保管されていました。しかし、代理店が成長するにつれ、業務が行われる場所は Dropbox だけではなくなりました。会話は Teams で行われ、フィードバックはメールに、メモは資料に添付されるようになりました。その結果、必要なときに必要な情報を見つけられなくなっていました。

情報が失われていたわけではありません。分散していたのです。

解決策：1 か所ですばやく検索し、情報を把握

経営陣は、業務の進め方を変えることなく、社内の情報をより見つけやすくする方法を模索し始めました。そこで Dropbox Dash について知り、これが解決策だと確信しました。Dash なら、チームがすでに使用しているツールと連携し、コンテンツ、会話、コンテキストを 1 か所からまとめて検索できます。

「私たちはすでに、制作したものをすべて Dropbox に保存しています。Dash を使えば、必要な成果物をすべて見つけられます」とシエルクス氏は語ります。

Dash は、Dropbox、Microsoft Teams、その他の業務アプリなどのツールと連携することで、Pathfinders の業務環境全体にわたる、一元化された AI 搭載の検索機能を実現します。従業員は、情報がどこに保存されているかを覚えておく必要はありません。一度検索するだけで、すべてのファイル、スレッド、ドキュメントから結果を取得できます。また、すべてのリクエストは権限に基づいて処理されるため、従業員にはアクセスが許可されている情報だけが表示されます。

マイナー氏の場合、これによって同じ質問が繰り返されることが減りました。「今では、『もう Dash で調べてみましたか？』と聞くようにしています。従業員がサポートされていると感じられるようにしながら、自分で答えを探せるよう後押しできます」とマイナー氏は語ります。

Dash は、ドキュメントを要約し、重要な情報をすばやく表示することもできます。そのため、チームは複数のファイルを開いて確認しなくても、内容を把握しやすくなります。スレッドやフォルダを探し回る代わりに、必要なコンテンツを数秒で見つけられます。

成果：750 時間を取り戻し、誰もが必要な情報を見つけられるように

シエルクス氏は、新規クライアント理解のための「集中」セッションで Dash の価値を実感しました。「通常は、その日の内容をチームで活用できる共有資料にまとめるまでに、約 1 週間かかっていました」と Siercks 氏は語ります。Dash を使うことで、チームは重要なインサイトを 1 時間のブリーフィングにまとめ、翌日には実行に移すことができました。

マイナー氏は、パフォーマンス管理においても同様の効果を実感しています。従業員にパフォーマンス管理レビューの進め方を説明する際、マイナー氏は Dash のチャット機能を使って、従業員が自分らしい言葉でレビューを書けるよう支援しました。「6 か月のサイクルを通じて、チームはチャットを保存し、成果が出るたびに追加していくことができます。最終的には、提出できる形にまとまったパフォーマンス管理レビューが出来上がります」とマイナー氏は語ります。

どちらのケースでも、Dash によって背景情報を整理する時間が減り、その情報を実際の業務に活用する時間が増えました。

マイナー氏は、全社的な効果を試算しました。クリエイティブチームからは、週に 5 ～ 6 時間を節約できているという声が上がっています。業務部門のリーダーは、取り戻した時間を使って問題をより迅速に解決できるようになりました。人事部門では、従業員へのサポートを維持しながら、同じ質問を繰り返し受けることが減りました。「Dash によって、実際に週 2 ～ 3 時間は節約できていると思います。計算すると、1 人あたり年間 750 時間になります」とマイナー氏は語ります。

チームがリンクや答えを探し回ることがなくなると、その時間を Pathfinders が「投資のための業務」と呼ぶもの、つまり学習、プロセス改善、組織文化の強化に充てられるようになります。

「Dash によって、互いに向き合う時間が増え、ビジネスや自分自身のために再投資できるようになりました」とシエルクス氏は語ります。