Dropbox と Asana をプロジェクト ワークフローの効率化に役立てる 5 つの方法

ライターやデザイナー、マーケター、プロジェクト マネージャーなど、広告制作会社や社内のマーケティング チームで働いている方は、さまざまなプラットフォームや、チーム、タイム ゾーンにわたって複数のプロジェクトを管理し、納期や成果物を扱うことがどんなに大変かご存じでしょう。

Asana の Anatomy of Work 2021 レポートによると、多すぎるツールがチームの連携を妨げています。各種ツールがデファクト スタンダードとしての地位を競い合う中、チーム メンバーは 10 種類のアプリを 1 日に 25 回切り替えているため、そのたびにコミュニケーションが分断され、効率が低下します。

しかし Dropbox と Asana を連携すれば、アプリを切り替えなくてもファイルを簡単に添付して共有できるようになり、作業時間を短縮し、関連情報を確認しながら、好きなクリエイティブ作業に集中できます。

Dropbox と Asana を連携して使用する

実際のイメージを明らかにするため、この連携の中で広告キャンペーンがどのように機能するかを見てみましょう。

1. 企画：Asana を使ってキャンペーンを計画し、チームのリソースをまとめます。Asana から Dropbox ファイルのライブラリ全体にすぐにアクセスできるので、クリエイティブの制作を進めるために必要となる重要なドキュメントや情報をすべて簡単に取り込むことができます。
2. クリエイティブ制作：持ち寄ったアイデアやコメントを 1 か所にまとめることで、インスピレーションをかき立てます。Dropbox にあるビジュアルを使って Asana でムード ボードを作成したり、広告制作ワークフローのコンセプト草案に Dropbox ファイルを添付したりすることで、チーム全員のクリエイティブなエッセンスを取り入れ、ブレインストーミングで新鮮なアイデアをひねり出すために必要なものを手に入れることができます。
3. 進捗管理：Dropbox ファイルが含まれるタスクをメンバーに割り当てて、コメントしたり優先順位を付けたりできるので、キャンペーン全体のタイムラインを簡単に確認でき、すぐに対応が必要なリスクのある要素を見極めることができます。Asana と Dropbox を組み合わせることで、チームの作業の進み具合を追跡して最新状況をすばやく正確に確認できるため、成果物の現在のステータスを常に把握し、必要に応じて方向転換をすることができます。
4. レビューと承認：さまざまなツールを切り替えなくても、Dropbox のクリエイティブ アセットを簡単に共有して、関係者からフィードバックを得ることができます。Dropbox ファイルを Asana のタスクに添付し、社内やクライアント側の関係者に送信してレビューや承認を受けられるので、フィードバックや変更依頼はファイルに残り、チームは Asana のワークフローを離れることなく作業を進めることが可能です。
5. バックアップと保存：プロジェクト全体で Dropbox に共有ファイルをバックアップし、クリエイティブ キャンペーンのアセットを保存しておけば、常に最新バージョンが利用でき、ファイルがいつでも復元可能になります。使いやすいユーザー インターフェースを操作して、共有ユーザーごとに読み取り専用や編集可能、ダウンロード可能などのアクセス許可を設定し、キャンペーンの素材を適切なチーム メンバーだけが更新できるようにすることで、さらに保護を強化できます。

今回は、Dropbox と Asana を使ってクリエイティブなプロフェッショナルがプロジェクトでより効率的な共同作業をする方法を 5 つだけご紹介しました。

この連携からメリットを引き出す方法をさらに詳しく知るには、https://www.dropbox.com/apps/asana をご覧ください。