Gmail で大容量ファイルを手間なく送信する方法

Gmail で、高解像度の動画、レイヤーのある Photoshop ファイル、大型のプレゼンテーションなど、大容量のファイルを送信しようとしたことがあるなら、25 MB のサイズ制限にぶつかった経験があるでしょう。複数の顧客の納期に追われている場合や、緊急の最終アセットを納品しようとしている場合、ただ不便なだけでなく、ワークフローが行き詰まります。

では、どうすればよいでしょうか。仕方なく、ファイルを圧縮して品質を犠牲にしたり、アセットを複数のメールに分割したり、壊れたリンクや届かなかったメールと格闘したりするでしょう。ただし、どれも「プロフェッショナル」らしさに欠け、時間の節約にもなりません。

幸い、この煩わしい Gmail のファイル サイズ制限をスムーズに回避する方法があります。Dropbox には、次の 2 つのオプションがあります。

• 同じファイルで共同作業している場合、クラウド ストレージから直接共有する
• Dropbox Transfer を使用して、圧縮されていないファイルのコピーをそのまま送信する

このガイドでは、圧縮が気にならない場合に、Gmail の自動化された Google ドライブ プロンプトを使用して大容量ファイルを送信する方法についても説明します。

いずれにせよ、サイズ制限を回避し、ストレスを感じず意のままに作業できます。大容量ファイルを最適な方法で Gmail から送信する方法について、それがどれほど簡単かをご確認ください。

Gmail でファイルが添付できない理由

Gmail でファイルを添付できなかった経験は、誰にでもあるでしょう。もっと悪いことに、［送信］をクリックしたあと、配信不能メッセージを受け取ることもあります。では、Gmail で大容量ファイルを添付できなかったり、送信できなかったりした場合、何が起きているのでしょうか？

一般的には次のような原因が考えられます。

• 大きすぎる：Gmail の添付ファイルの上限は、わずか 25 MB です。2005 年であれば十分のサイズでしたが、動画、画像、デザイン ファイル、その他の一般的な大規模アセットを扱うようになった今、これでは不十分です。制限に達したら、お手上げです。
• インターネット接続が弱い：接続が不安定だと、特にファイル サイズが大きい場合、アップロードが完了しないことがあります。WiFi の接続状態が悪かったり、ルーターから遠かったりすると、アップロードは失敗しやすくなります。
• ファイルの種類が制限されている：Gmail は、特定の種類のファイル（.exe、.bat、.zip ファイルなど）を、たとえ完全に無害だとしても、セキュリティ上の理由からブロックします。この種のファイルを扱っている場合、非常に苛立たしいことですが、どうにもできません。
• メール ボックスが満杯：Google アカウントがストレージの上限に近づいている場合、添付ファイルが送受信されない場合があります。これは、Gmail の基本バージョンを利用するフリーランサーや個人事業主にとって特に問題です。
• 旧バージョンの Gmail を使っている：ブラウザの拡張機能や Gmail の旧バージョンにより、機能に問題が発生することがあります。メールをたまにしか使用しないモバイル デバイスやタブレットで、この問題が発生することが良くあります。

メールにファイルを添付するのに苦労したことがあるのは、あなただけではありません。大容量ファイルを問題なく送信する、もっと簡単な方法があります。シンプルなオプションをいくつか見てみましょう。

Gmail で大容量ファイルを送る 3 つの方法

定期的に大容量ファイルを扱っている場合、Gmail の標準の添付ファイルは、ワークフローを妨げるボトルネックのように感じられるかもしれません。しかし、ファイルを送信するスマートな方法がいくつかあります。ここでは 3 つのシンプルなオプションをご紹介します。

1. Gmail で Google ドライブを使用する

ファイルが 25 MB を超える場合、Gmail から Google ドライブ リンクを使用するように促されます。これは頼りになる代替手段ですが、完璧ではありません。ファイルを送信する前に、このオプションを再検討すべき理由を以下に示します。

• ドライブはファイルを圧縮または変換する場合があり、それによって形式が崩れる問題が発生する可能性があります
• クライアントがうっかりファイルを編集したり、名前を変更したりする可能性があり、バージョン管理が難しくなります

問題が潜んでいる状況ですが、Dropbox ならシンプルです。つまり、ファイルをアップロードしたとおりの状態に保ち、圧縮も、変換も、修羅場もありません。

2. Dropbox を使用して追跡可能なリンクを共有する

ワークフローを妨げることなく、制御と信頼性を高めたい場合、最もシンプルな解決策は、Dropbox リンクを介してファイルを共有することです。次のように、クラウド ストレージから直接これを実行できます。

• ファイルをアップロードし、クラウド ストレージを右クリックして、［リンクをコピー］を選択します
• そのリンクを Gmail メッセージに貼り付けます。圧縮、ZIP、分割は一切必要ありません

この方法を使うと、意図したとおりに、取引先は手際よくファイルに直接アクセスできます。また、ライブ ファイルを共有するため、誰が編集、閲覧、ダウンロードできるかを制御できます。

その他の利点として、パスワード保護、ファイルの有効期限、閲覧数の追跡などの機能があります。これらを活用することで、プロジェクトの進捗状況を管理および監視するのに役立つ、完全な制御と透明性が得られます。

共有リンクは、共同作業を行っている場合に最適です。ただし、納品のために最終版をロックしたい場合は、Transfer を試すことをお勧めします。

3. 大容量ファイルを Dropbox Transfer で送信する

完成品を送信する準備ができたら、Transfer を使用すると、編集不可の大容量ファイルを簡単かつ便利に納品できます。当然ながら、最高レベルのセキュリティが確保されます。次のように、数回クリックするだけで実行できます。

• dropbox.com/transfer にアクセスします
• ファイルをアップロードし、受信者に送信します

この方法は、最大 100 GB の動画、画像、デザイン ファイルを送信するのに最適です。ファイル サイズのストレスもなく、受信者は編集できません。クリーンで信頼性の高い納品方法です。また、アップロードとダウンロードも高速で実行できます。

Transfer を使用すると、カスタム ブランドの追加、パスワードの設定、クライアントがファイルをいつ開いたり、ダウンロードしたりしたかの追跡が簡単になります。追加容量が必要な場合は、Dropbox Replay アドオンを使えば、最大 250 GB のファイルを送信できます。

これは、フォトグラファー、編集者、デザイナーなど、洗練された作品をクライアントに送信する人にとって頼りになる方法です。期限に間に合うように作業している場合でも、単にワークフローを中断したくない場合でも、Transfer を使えば、大容量ファイルの送信が簡単になります。

Gmail で大容量ファイルを送信する際のヒント

秀逸なツールを使っているとしても、ちょっとした習慣を身につけると、非常に役立つことがあります。取引先に大容量ファイルを送信する場合でも、共同作業を行う場合でも、ファイルの共有をスムーズに、よりプロフェッショナルに行うためのヒントを紹介します。

• ファイル名にバージョン番号または日付を追加する：ファイルに明確なラベル付けをすることで、送信者も受信者も混乱を避けることができます。
• ファイルではなく、フォルダを共有する：Dropbox では、関連ファイル（サポート ドキュメントなど）をフォルダでグループ化できるため、すべてを適切に整理し、全体像を簡単に把握できます。
• 通知または閲覧の追跡を有効化する：Dropbox のようなツールを使用すると、閲覧とダウンロードを追跡できるため、自分の作品が誰かの受信トレイで見つからなくなっても、途方に暮れることはありません。

これらのちょっとしたコツは時間を節約し、やり取りを減らし、ファイルを探し回ったり、Gmail の制限にイライラしたりすることがないため、非常に整理整頓された印象を与えます。

Gmail での大容量ファイルの共有に Dropbox を活用して、仕事の効率を改善

圧縮、壊れた添付ファイル、深夜のファイル サイズとの格闘は無縁になります。Dropbox を使用すると、Gmail を介して大容量ファイルをシンプル、高速、安全に送信できるようになり、不要なストレスがなくなります。

クラウド ストレージと共有機能が組み込まれているため、最高の作品を本来あるべき姿で送信できます。さらにパスワード保護、ファイル追跡、Gmail インテグレーションを追加すれば、大容量ファイルを送信するための最もプロフェッショナルな方法が完成します。

動画、デザイン ファイル、写真、その他何を送信する場合でも、Dropbox を使用することで自信を持って納品できます。無料の Dropbox アカウントを取得するか、プランを選択して、今すぐ Gmail を介して大容量ファイルの送信を始めましょう。