Dropbox를 사용해 계약을 관리하는 Cully Automation

문제

Cully Automation은 설계와 설치부터 대규모 프로세스 자동화까지 모든 것을 제공하는 아일랜드 소재 엔지니어링 회사입니다. Cully Automation 팀은 아일랜드 필수 상수도 시설의 계획과 건설, 자동화, 유지 보수를 전문으로 합니다.

Cully Automation은 Dropbox를 사용해 수년간 현장팀과 사무실팀 간의 협업을 관리해왔습니다. 하지만 코로나19가 발생하면서 이러한 실시간 협업에 더해 계약서 서명 기능까지 제공하는 솔루션이 필요해졌습니다. 직원들은 원격으로 근무하고 있었지만 서명이 필요한 계약서와 문서를 전송할 때는 여전히 이메일과 우편을 사용하고 있었습니다. 이러한 방식은 비용이 드는 것은 물론 직원들의 소중한 시간을 낭비했고 서명 프로세스의 보안을 유지하기도 어려웠습니다.

또한 솔루션은 대역폭이 낮은 지역의 현장에서 근무하는 팀이 오프라인으로 문서를 업데이트하고 인터넷이 다시 연결된 후 업데이트된 내용을 동기화할 수 있는 것이어야 했습니다.

솔루션

모든 방문자와 직원이 업무 복귀 설문조사를 완료하고 현장에 들어가기 전에 공식적으로 코로나19 증상이 없음을 신고해야 하는 상황에서, 종이 양식을 인쇄해 서명하고 다시 수집하는 오래된 방식은 금세 많은 시간과 비용을 잡아먹었습니다. 보건과 안전에 관련된 중요한 문서, 위험 평가, 부상 보고서에 정기적으로 서명하고 이를 업데이트해야 하는 것에 더해 코로나19 서류까지 더해지며 회사는 방대한 양의 서류를 추적 관리해야 했고, 자연스럽게 그에 따른 불필요한 행정적 지연이 발생하게 되었습니다.

직원, 방문자, 계약자가 원격으로 문서와 신고서에 서명할 수 있는 환경을 구축하고 싶었던 Cully Automation은 Dropbox와 Sign을 선택했습니다. 그 결과, 회사는 다양한 현장과 사무실에서 실시간으로 입력되는 내용을 바탕으로 법적 구속력이 있는 문서를 작성해 서명한 후 문서를 안전하게 저장할 수 있었습니다. 게다가 설치도 빠르고 간단해 팀은 며칠 지나지 않아 새로운 기술이 제공하는 이점을 체감할 수 있었습니다.

결과

채택률이 높고 코로나19 신고 프로세스의 속도와 정확성도 개선되었다는 것을 확인한 후 Cully Automation의 재무팀과 HR팀, 계약팀도 유사한 워크플로를 채택하기로 결정했습니다. 그리고 현재는 송장 발행부터 채용, 계약까지 모든 것이 Dropbox와 Sign을 통해 관리되고 있습니다.

Dropbox와 Sign이 결합되어 Cully Automation의 모든 부서가 효과적으로 문서를 관리할 수 있는 하나의 통합된 공간이 만들어졌습니다. 프로젝트 시작에서 구현에 이르기까지, Dropbox와 Sign은 모든 문서를 간편하게 액세스할 수 있는 안전한 공간에 보관해 협업과 실시간 업데이트의 효율성을 개선해줍니다.