다락원이 글로벌 협업을 더 빠르고 안전하게 이루어 낸 비결

배경

다락원은 전 세계 학생들을 위한 언어 학습 자료를 출판하는 한국의 출판사입니다. 전 세계 27개국, 86개 파트너와 협업하며 초기 원고부터 최종 인쇄 파일까지 콘텐츠가 국경과 팀, 시간대를 넘나들며 끊임없이 이동합니다.

당면 과제: 느린 파일 전달과 과도한 IT 부담

수년간 다락원은 USB, 외장하드, 심지어 블루레이에 파일을 담아 해외로 배송하는 전통적인 방식으로 파일을 공유해 왔습니다. 한 번의 전송에 한 달, 길게는 두 달이 걸리기도 했습니다. 그마저도 항상 성공적인 건 아니었습니다. 장치가 손상되거나, 다운로드에 실패하거나, 파일이 사라지는 일도 빈번했습니다.

파일은 온프레미스 서버에 보관했지만, 시스템 관리가 쉽지 않았습니다:

• 하드웨어는 지속적인 업그레이드가 필요했고,
• 고장은 잦아 업무를 자주 지연시켰으며,
• 유지보수 비용도 계속 늘어났습니다.
• 백업은 복잡했고, 보안에 대한 불안감도 컸습니다.

일부 팀은 자체적으로 클라우드 도구를 사용하려 했지만, 그로 인해 데이터가 여기저기 흩어지고, 보안 문제가 발생했으며, 전사적으로 체계적인 관리가 불가능했습니다. 다락원에는 모든 것을 하나로 통합해 줄 플랫폼이 절실했습니다.

솔루션: 파일 보관, 전송, 관리를 하나의 공간에서

다락원은 단순함, 안정성, 그리고 지원 체계에서 강점을 가진 Dropbox를 선택했습니다. 당시 특히 눈에 띄었던 점은 한국어로 제공되는 현지 지원, 글로벌 환경에서도 우수한 성능, 그리고 타 플랫폼 대비 뛰어난 가성비였습니다.

이제 다락원의 모든 콘텐츠는 하나의 공간에 모여 있습니다. 팀원 전원이 손쉽게 파일에 접근할 수 있지만, 세분화된 권한 설정 덕분에 각자 필요한 자료만 볼 수 있도록 관리됩니다. 책 레이아웃, 오디오 파일, 디자인 작업물 등 대용량 자료는 Dropbox Transfer 를 통해 국내외 파트너들에게 빠르고 안정적으로 전송됩니다.

또한 e러닝 프로젝트에서는 Dropbox Replay를 활용해 영상 및 오디오 파일에 프레임 단위로 댓글을 달며 원격 편집을 더욱 수월하게 진행하고 있습니다.

계약서 작업 역시 Dropbox Sign을 사용해 Dropbox 안에서 바로 전자서명으로 처리합니다.

성과: 더 빠른 전송, 더 낮은 비용, 더 강한 신뢰

이제 다락원은 파일을 몇 초 만에 공유합니다. 실패도, 지연도 없습니다.

공유 속도가 빨라지고 병목 현상이 줄어들면서, 초안부터 최종 전달까지의 전반적인 작업 속도도 향상되었습니다. 다락원의 신경철 총괄 매니저는 “기존 시스템에서 Dropbox로 바꾸고 나서 업무 효율이 전체적으로 5~10% 향상됐습니다.”라고 덧붙였습니다.

Dropbox는 비용 절감에도 큰 역할을 했습니다.

• 출판 자료 배송 비용이 2021년 약 3만 달러에서 2024년에는 1만 5천 달러 수준으로 절반 가까이 줄었습니다. 대부분의 파일을 디지털로 전송하게 되면서 가능한 일이었습니다.
• 인쇄, 포장, 발송에 드는 시간도 대폭 줄었습니다.
• 온프레미스 시스템을 없애면서 하드웨어 관련 비용과 연간 약 7,500달러의 IT 인건비도 절감했습니다.

새 시스템은 마음의 안정을 가져다줬습니다. “Dropbox의 버전 관리 기능은 말 그대로 생명의 은인입니다. 파일이 손상되거나 사라졌을 때 저희를 여러 번 구해줬죠.” 또한 지적 재산에 대한 보안과 통제도 한층 강화되었습니다.

마지막으로, 관리자 콘솔 덕분에 팀은 직원의 입·퇴사 시 신속하게 계정을 관리할 수 있으며, 세부 활동 로그를 통해 누가 어떤 파일을 열고, 수정하고, 삭제했는지를 정확히 파악할 수 있습니다. 대용량 파일 전송 같은 시스템 알림은 IT 팀이 이상 징후를 빠르게 감지하고 대응하는 데 도움이 됩니다.

지연은 줄고, 업무 흐름은 단순해지면서 다락원은 글로벌 출판 활동을 더욱 자신감 있고 유연하게 확장해 나가고 있습니다.