배경

성장하는 에이전시에서 가장 큰 성장 둔화 요인은 항상 업무 자체에 있는 것은 아닙니다. 문제는 바로 그 사이사이에 발생하는 순간들입니다. 잘못된 채팅방에 링크가 올라가거나, 아무도 자료를 찾지 못하거나, 이번 주에 이미 다섯 번이나 답변된 질문이 나오는 경우처럼 말이죠. 모든 것이 빠르게 진행될 때, 아주 작은 지연들이 쌓여 조용히 속도를 늦춥니다.

Pathfinders Advertising의 인사 및 문화 담당 리더인 Kaitlyn Miner와 프로세스 개선 분석가인 Kim Siercks가 매일 마주하는 업무 환경입니다. 이 50인 규모의 에이전시는 지역 및 전국 클라이언트를 대상으로 브랜드 전략, 크리에이티브, 미디어, 디지털 실행 서비스를 전문적으로 제공합니다.

마이너는 회사의 인사 및 문화 부문을 이끌고 있으며, 회사의 규모가 커짐에 따라 명확성과 일관성이 직원 경험에 직접적인 영향을 미칩니다. 시어크스는 운영 측면에서 업무를 수행하며, 병목 현상을 파악하고 프로젝트가 중단될 때 작업을 다시 진행할 수 있도록 지원합니다.

그들은 서로 협력하여 해당 기관이 어떤 분야에서 활동하고 어떤 분야에서 활동하지 않는지 명확하게 파악하고 있었습니다.

문제점: 급속한 성장으로 인해 중요한 것을 놓치고 있음

신입 사원 온보딩부터 고객에게 결과물을 제공하는 과정까지, 문제는 동일했습니다. 팀들은 정보를 찾는 데 너무 많은 시간을 허비했습니다.

마이너는 이러한 피드백을 직접 들었습니다. "끊임없이 질문을 받았어요." 그리고 그 질문들은 여러 직원들이 똑같이 던지는 질문일 겁니다."

패스파인더는 파일을 정리하고 쉽게 접근할 수 있도록 수년간 드롭박스를 사용해 왔습니다. 크리에이티브 자료부터 환영 패키지까지, 모든 것이 제자리를 찾았습니다. 하지만 회사가 성장하면서 Dropbox는 업무가 이루어지는 유일한 장소가 아니게 되었습니다. 대화는 팀즈에서 진행되었습니다. 피드백은 이메일을 통해 이루어졌습니다. 메모가 카드 덱에 첨부되어 있었습니다. 그리고 아무도 필요할 때 필요한 것을 찾을 수 없었습니다.

정보가 누락된 것은 아니었습니다. 그것은 파편화되어 있었다.

해결책: 한 곳에서 빠르고 쉽게 검색하고 이해할 수 있도록 지원

경영진은 업무 방식을 바꾸지 않고도 회사 전체에서 정보를 더 쉽게 찾을 수 있는 방법을 모색하기 시작했습니다. 그들은 Dropbox Dash에 대해 알게 되었을 때 해결책을 발견했습니다. Dash는 팀에서 이미 사용하고 있는 도구와 연동하여 콘텐츠, 대화 및 맥락을 검색 가능한 한 곳에 모아 제공합니다.

“저희는 이미 Dropbox를 사용하여 모든 작업 내용을 저장하고 있습니다.” 시어크스는 "대시(Dash)는 우리가 필요한 모든 출력값을 찾는 데 도움을 줍니다."라고 말합니다.

Dropbox, Microsoft Teams 및 기타 업무용 앱과 같은 도구를 연결함으로써 Dash는 Pathfinders 생태계 전반에 걸쳐 중앙 집중식 AI 기반 검색 기능을 제공합니다. 직원들은 파일이 어디에 있는지 기억하는 대신 한 번만 검색하면 모든 파일, 스레드 및 문서에서 결과를 얻을 수 있습니다. 모든 요청은 권한을 인식하므로 사용자는 접근 권한이 있는 정보만 볼 수 있습니다.

마이너 입장에서는 이는 반복적인 요청 횟수가 줄어든다는 것을 의미합니다. 그녀는 “[이제 저는] ‘그걸 벌써 부숴버렸나요?’라고 묻습니다.”라고 말합니다. "이는 직원들이 스스로 해답을 찾도록 지원하는 동시에, 직원들이 여전히 지원받고 있다고 느끼도록 해줍니다."

Dash는 문서를 요약하고 핵심 정보를 신속하게 파악하여 팀이 여러 파일을 열고 훑어보지 않고도 필요한 정보를 얻을 수 있도록 도와줍니다. 게시글이나 폴더를 뒤지는 대신, 몇 초 만에 원하는 콘텐츠를 찾을 수 있습니다.

결과: 750시간의 시간 절약 효과 - 그리고 모든 사람이 필요한 것을 찾을 수 있게 되었습니다.

시어크스는 신규 고객 대상 "몰입형" 세션 동안 Dash의 가치를 확인했습니다. "보통 그날 작업한 자료를 팀에서 활용할 수 있는 형태로 바꾸는 데 약 일주일 정도 걸립니다."라고 그녀는 말합니다. Dash를 활용하여 팀은 핵심적인 통찰력을 한 시간 분량의 브리핑으로 요약하고 다음 날 바로 실행에 옮겼습니다.

마이너는 성능 관리 측면에서도 비슷한 성과를 거두었습니다. 그녀는 직원들에게 성과 관리 평가(PMR) 작성법을 가르치면서, 직원들이 자신만의 표현으로 평가를 작성할 수 있도록 Dash의 채팅 기능을 활용했습니다. 마이너는 "팀은 6개월 주기로 채팅 내용을 저장하고 성과가 발생할 때마다 추가할 수 있습니다."라고 말합니다. "결과적으로, 여러분은 모든 것이 완벽하게 통합되어 실행 준비가 완료된 PMR을 갖게 될 것입니다."

두 경우 모두 Dash 덕분에 컨텍스트를 처리하는 데 걸리는 시간이 줄어들고 이를 적용하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있었습니다.

마이너는 회사 전체에 미치는 영향을 계산했습니다. 크리에이터들은 이를 통해 주당 5~6시간을 절약할 수 있다고 말합니다. 운영 책임자들은 문제를 더 빠르게 해결할 수 있는 시간을 확보하게 됩니다. 인사팀은 지원을 줄이면서도 반복적인 질문을 덜 받게 됩니다. "대시 덕분에 실제로 일주일에 2~3시간 정도 절약했어요."라고 그녀는 말합니다. "계산해 보면, 한 사람당 연간 750시간이 됩니다."

팀이 링크를 쫓거나 답을 찾는 데 시간을 낭비하지 않게 되면, 패스파인더가 "투자 활동"이라고 부르는 학습, 프로세스 개선, 조직 문화 강화에 시간을 다시 투자할 수 있습니다.

시어크스는 "대시 덕분에 서로 더 많은 시간을 보낼 수 있고, 사업과 우리 자신에게 재투자할 수 있게 되었습니다."라고 말합니다.