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많은 사람이 프리랜서의 삶을 꿈꿉니다. 하지만 탁 터놓고 이야기하면 청구서를 관리하는 일은 악몽처럼 느껴질 수 있습니다. 테트리스 블록처럼 끊임없이 다가오는 모든 금액과 기한을 끼워 맞춰야 하기 때문이죠. 기한이 지난 후에도 대금을 지급하지 않는 클라이언트를 재촉해야 하는 번거로움도 빼놓을 수 없습니다.
하지만 적절한 도구와 전략을 사용하면 프로세스를 간소화하고 더 빨리 대금을 받을 수 있습니다. 이 글에서는 송장 관리 팁 5가지를 공유해 송장 업무를 체계적으로 정리하고, 고객에게 좋은 인상을 남기고 사업을 성장시키는 데 도움이 되는 팁을 알려드리겠습니다.
청구서 관리가 중요한 이유
효과적인 청구서 관리 프로세스는 청구서를 처리하고 대금을 받는 과정에서 본인과 클라이언트가 금전적 피해를 입을 수 있는 실수를 방지하도록 도와줍니다. 그러면 데이터를 입력하는 과정에서 사람이 저지르는 실수로 인해 제품이나 서비스에 대한 대금을 받는 일이 지연되는 것을 막을 수 있죠. 그 결과, 원활하고 스트레스 없는 경험 덕분에 클라이언트와 긍정적 관계를 구축할 수 있습니다.
적절한 도구를 갖추면 송장 관리를 통해 현금 흐름과 재고를 관리하고 재무와 성장을 예측하는 데도 도움이 될 수 있습니다.
청구서를 효과적으로 관리하는 방법
그럼, 아래에서 청구서를 효과적으로 관리하는 팁 5가지를 살펴보도록 하겠습니다.
1. 자신에게 가장 적합한 소프트웨어를 선택하세요
효과적인 청구서 관리의 첫 번째 단계는 적절한 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 일부 클라이언트는 사내 청구서 관리 시스템에 바로 업로드해 처리할 수 있도록 청구서를 Word나 Google Doc, PDF 형식으로 전송하는 것을 선호할 수 있습니다.
하지만 모든 사람이 더 간편하게 송장을 작성하고, 관리하고, 한 곳에서 송장을 보낼 수 있는 소프트웨어를 찾아보세요.
Dropbox는 모든 송장을 저장할 수 있는 중앙 저장소를 제공하여 어떤 기기에서나 어디서나 송장에 쉽게 접근하고 관리하고 공유할 수 있도록 해줍니다. 이를 통해 분실이나 손상이 발생하기 쉬운 종이 파일이나 로컬 컴퓨터 저장소와 같은 물리적 저장소가 필요 없게 됩니다.
파일을 송장이나 프로젝트 관리 소프트웨어에 연결할 방법을 찾고 있다면 Dropbox는 ActiveCollab, Xero Tax 등 다양한 도구와 통합됩니다.
2. 고객이 당신에게 쉽게 돈을 지불할 수 있도록 하세요
클라이언트가 청구서를 받고 놀라는 일이 있어서는 안 됩니다. 가능한 한 빨리, 이상적으로는 일을 시작하기 전에, 클라이언트와 지급 조건을 논의하도록 하세요. 그러면 여러분이 선호하는 대금 지급 방식을 명확하게 전달해 대금을 받을 때가 되었을 때 클라이언트가 최대한 수월하게 대금을 지급할 수 있습니다.
간단한 결제 프로세스는 모든 사람에게 유익합니다. 고객은 송장 처리와 관련된 시간이 많이 소요되는 작업 중 일부를 덜어낼 수 있고, 기업은 더 빨리 결제를 받아 현금 흐름을 개선할 수 있습니다.
Stripe, PayPal 등의 전자 결제 방식은 현금으로 대금을 받는 전통적인 방식보다 더 안전합니다. 또한, 온라인 뱅킹을 통해 대금을 이체하는 것보다 속도도 훨씬 빠릅니다.
3. 프로세스 자동화
디지털 청구서 관리 도구를 사용하면 종이로 된 청구서를 사용할 때 흔히 발생하는 오류의 대부분을 방지할 수 있습니다. 또한, 청구서가 청구서 도구에서 클라이언트에게 바로 전송되어 우편함에서 분실될 일이 없습니다.
송장에 서명을 받아야 하는 경우 Dropbox Sign과 같은 도구를 사용하면 대부분의 프로세스를 자동화하여 작업 속도를 높일 수 있습니다. 사용자 정의가 가능한 재사용 가능한 템플릿과 미리 작성된 양식을 만들어 클라이언트에게 보내 전자 서명을 받을 수 있습니다. 고객이 귀하의 송장을 보거나, 열거나, 서명하면 이메일 알림을 받게 됩니다.
4. 사용자 정의 템플릿으로 시간 절약
정기적으로 발생하는 대금이나 정기적으로 진행하는 프로젝트 작업에 대한 청구서를 전송해야 할 경우, 템플릿을 사용하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
이렇게 하면 수동으로 반복해서 입력했던 동일한 정보가 미리 채워집니다. 브랜드 로고를 추가하고 템플릿 스타일을 사용자 지정하면 고객이 송장을 더 쉽게 알아볼 수 있습니다.
송장에 서명이 필요하지 않다면 Dropbox를 사용하면 PDF 문서를 쉽게 편집할 수 있으므로 몇 번의 클릭만으로 템플릿에서 새로운 송장을 만들 수 있습니다. 버전 관리를 통해 송장의 변경 사항을 추적할 수 있으며, 이는 감사에 유용할 수 있습니다. 그런 다음 간단한 링크로 이러한 파일을 공유할 수 있으며, 고객, 공급업체 또는 기타 이해 관계자는 Dropbox 계정이 없더라도 이러한 파일에 액세스할 수 있습니다.
5. 미납 송장에 대한 계획을 세우세요
프리랜서라면 대부분 대금 연체나 미지급이 흔히 발생한다는 데 동의할 겁니다. 청구서가 적절한 사람이나 부서에 전달되지 않는 경우부터 클라이언트가 너무 바빠 청구서를 처리하지 못하는 경우까지, 이러한 문제를 야기하는 요소는 다양합니다.
대금 미지급 시 취할 수 있는 조치를 마련해 두는 것이 그래서 중요합니다. 회의 요약에는 예를 들어 다음이 포함됩니다.
- 계약서에 연체 수수료나 이자 명시
- 지급 기한을 청구서 수령 시로 요청(청구서를 받자마자 클라이언트가 대금을 지급해야 함)
- 클라이언트가 서두르지 않아도 되도록 합리적인 지급 기한 설정
- 고객의 이메일에서 송장이 실수로 분실된 경우를 대비해 이메일을 통해 고객에게 보낼 일정 알림을 설정합니다.
- 예를 들어, 납부기한 7일 전, 납부기한 당일, 납부기한 7일 후
간편한 청구서 관리
Dropbox를 사용하면 청구서를 작성하고, 편집하고, 전송하는 속도를 높일 수 있습니다.
Dropbox는 송장을 저장, 편집, 공유하는 중앙 허브 역할을 하므로 체계적으로 정리하고 재정을 관리할 수 있습니다.
