HR 프로세스가 꼭 번거로울 필요는 없습니다. HR팀 관리자는 템플릿을 만들고, 확인 목록을 작성하며, 온보딩/오프보딩 과정을 간소화해 따라가기 쉽고 효율적인 업무 흐름을 만들 수 있습니다. 그러면 모두가 더욱 창의적이고 수익과 직결되는 일에 집중할 수 있죠. 핵심은 자질구레한 사무 업무는 줄이고 우수 사례의 적용은 늘리는 것입니다.
그렇다면 어떻게 해야 이러한 목표를 달성할 수 있을까요?' 이러한 프로세스를 개발하는 간단한 방법은 무엇일까요? 그래서 HR팀이 고려해야 할 점 6가지와 HR 업무 중에서 간소화할 수 있는 부분을 정리했습니다. 아래 팁을 참조해 모두의 직장 생활을 편하게 만들어보세요.
인사고과를 위한 확인 목록 만들기
인사고과는 성공적인 조직을 구축하는 데 매우 중요한 요소이지만, 그만큼 쉽지 않은 부분이기도 합니다. 업무를 효율적이고 공정하게 평가하는 것은 필수이지만, 정해진 기준이 없다면 쉽지 않은 일입니다. 미래를 내다보는 HR팀이라면 직원 유형별로 확인 목록을 만들어 평가자가 개개인의 역량을 평가하는 데 도움이 되는 맥락을 제공해야 합니다. 인사고과 면담 확인 목록을 만들어 평가자가 직원의 모든 측면을 빠짐없이 평가하고 모두에게 동일한 기준을 적용할 수 있도록 하는 것도 좋은 방법입니다.
온보딩, 채용 서류 템플릿 만들기
HR 프로세스를 간소화하는 좋은 방법 중 하나는 바로 자주 사용하는 문서를 템플릿으로 만드는 것입니다. 예를 들어, Dropbox가 제공하는 템플릿 중에는 신규 직원 온보딩 템플릿이 있는데요. 이 문서에는 신규 직원이 회사에 입사한 후 초반에 해야 할 일을 정리한 확인 목록과 주요 자료 링크, 업무 시작에 도움이 되는 정보가 모두 모여 있죠. (확인 목록은 여기서 확인하세요!) 그동안 HR팀은 채용 템플릿을 사용해 지원자 데이터를 정리하고, 면접 일정을 관리하며, 면접 질문을 팀과 함께 수정할 수 있습니다. 또는 근로 계약서를 업로드하고 반복적으로 사용되는 필드를 배치해 계약서를 템플릿으로 저장할 수도 있죠. 그러면 이름, 연봉, 복리후생 등의 주요 정보만 변경해 간단하게 계약서를 만들 수 있습니다. 템플릿의 가치는 HR팀의 상상력에 따라 무한하게 확장됩니다. HR 업무에 필요한 문서를 템플릿으로 저장해 신규 직원들의 원활한 회사 생활을 지원하세요.
채용, 온보딩, 오프보딩 서류 전송, 서명, 저장하기
직원이 회사에 재직하는 동안 가장 많은 서류를 작성하는 시기는 입사할 때와 퇴사할 때입니다. 온보딩과 오프보딩에는 많은 서류 작업이 필요하고, 서명해야 할 문서도 많죠. 이때 Dropbox Sign이라는 이름의 Dropbox 전자 서명 제품과 같은 도구를 사용하면 법적 구속력이 있는 전자 서명을 간편하게 수집하며 회사에 새롭게 입사하는 직원과 회사를 떠나는 직원의 서류 작업을 자동화할 수 있습니다. HelloSign은 기존에 사용하던 앱과 워크플로에 원활하게 통합되기 때문에 서류를 전송하고 저장하는 시스템을 간편하게 구축할 수 있고, 추후 문서에 손쉽게 액세스할 수 있습니다. (또는 간단하게 Dropbox DocSend를 사용해도 됩니다.)
온보딩 자료 제작
새로운 직원은 조직에 들어와서 혼란스러운 입사 절차를 겪고 싶어하지 않습니다. 그들은 간편하게 입사하고, 서류에 서명하고, 업무를 시작할 수 있는 방법을 원합니다. 이를 염두에 두고, HR은 모든 직원이 동일한 초기 경험을 가질 수 있도록 표준적인 온보딩 자료를 마련해야 합니다. 즉, 문서도 포함되지만 비디오도 포함됩니다. HR팀은 다양한 부서와 임원과 협력하여 일반적인 온보딩 주제에 대한 화면 녹화본과 비디오 메시지를 만들 수 있습니다. 이를 통해 새로운 사람을 채용할 때마다 같은 내용을 반복해서 말할 필요가 없습니다. 대신, 신입 직원은 여유롭게 자신의 속도에 맞춰 영상을 다시 볼 수 있습니다.
간단한 양식 작성
양식에 정보를 작성하는 과정이 번거롭지 않을 수 있다면 어떨까요? HelloWorks를 사용하면 양식 작성이 간편해집니다. 코딩이 필요 없는 워크플로 도구를 사용해 입사 지원서, 복리후생 등록 서류 등의 복잡한 양식을 모바일 친화적 양식으로 변환해보세요. 그러면 지원자와 직원들이 어디서나 간편하게 양식을 작성해 제출할 수 있습니다. 게다가 양식에 작성된 정보가 기존 시스템에 매핑되기 때문에 번거로운 데이터 이전 작업이 필요하지 않고, 덕분에 HR팀의 시간도 절약됩니다. 입사 지원서와 양식을 만드는 사람도, 작성하는 사람도, 모두가 그 어느 때보다 간편하게 할 일을 처리할 수 있죠.
모든 부서가 간편하게 HR 서류에 액세스할 수 있는 중심 공간 구축
아무리 좋은 HR 문서, 비디오, 프로세스라도 그것이 어디에 있는지 아는 사람이 없다면 아무 소용이 없습니다. 이러한 문제는 HR에 필요한 모든 것을 포함하는 중앙 데이터베이스를 만들면 해결할 수 있습니다. 채용, 온보딩, 평가, 설문 조사, 오프보딩 템플릿과 문서를 모두 한 곳에 모아 조직의 리더에게 가장 합리적인 방식으로 정리했습니다. Dropbox를 사용하여 이 시스템을 구축하면 HR 부서는 누가 어떤 파일에 접근할 수 있는지 제어할 수 있을 뿐만 아니라 누가 파일을 보고 다운로드하는지 파악하여 올바른 직원만 파일을 사용하도록 할 수 있습니다.
태그 지정 체계를 수립해 필요한 파일을 빠르게 검색
시스템을 구축하고, 템플릿을 만들고, 다른 모든 작업을 완료했다면 이제 마지막으로 모든 자료를 간편하게 검색할 수 있는 태그 지정 체계를 수립할 차례입니다. 태그는 #2022, #템플릿, #온보딩, #계약서 등 그 어떤 것도 가능합니다. 파일이나 폴더에 여러 개의 태그를 지정할 수 있고, 폴더에 태그를 지정할 경우 폴더 안에 있는 모든 파일에 똑같은 태그가 추가되기 때문에 HR팀은 원하는 대로 유연하고 강력한 태그 지정 체계를 갖출 수 있습니다. 그러면 이제 우수한 인재를 발굴해 회사로 영입할 일만 남았죠.
