안전한 전자 서명 플랫폼을 사용하면 뛰어난 신입 직원을 채용하고, 더 많은 판매를 성사시키고, 법률 업무에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. "서류작업이 최악이야!"라고 말하기보다 훨씬 빠르죠.
우리는 사람들이 서류 작업이라는 "필요악"을 설명할 때 사용하는 "필요한"이라는 단어를 이제 버릴 때가 되었다고 생각합니다. 2025년에는 그저 사악할 뿐이에요. 다행히도 직장에서 서류 작업을 없애는 것이 점점 더 쉬워지고 있습니다.
조직에서 전자 서명 소프트웨어를 사용해야 하는 몇 가지 분야는 다음과 같습니다. 이를 통해 뛰어난 인재를 효과적으로 채용하고 새로운 거래를 신속하게 성사시킬 수 있으며, 이 모든 것이 합법적이고 안전하게 유지됩니다.
확장성 있는 직원 온보딩
대부분의 사업부에서는 초안 작성, 인쇄, 팩스, 스캔, 서류 정리 또는 오류 수정이 필요악으로 여겨져 왔습니다. 그리고 이런 공포를 가장 잘 이해하는 사람은 신입사원 채용과 배치를 담당하는 인사부서 사람들입니다.
하지만 오늘날은 온라인으로도 의사의 진료를 받는 디지털 트랜스포메이션의 시대입니다. 이제 이러한 서류 작업을 없앨 때도 되지 않았을까요?
Dropbox Sign은 그렇다고 생각합니다.
직원 온보딩에 전자 서명을 사용할 때의 이점
인사부가 직원 온보딩 프로세스에 서류 없는 전자 서명 플랫폼을 통합하면 많은 이점이 있습니다.
모든 사람을 위한 최적화된 온보딩
Dropbox Sign API를 사용하면 HR에서 지원자의 가입 프로세스 중에 제공된 세부 정보를 수집하여 다음 작업에 사용할 수 있습니다.
- 필요한 모든 서류를 자동으로 채웁니다
- 개인화된(읽기 쉬운) PDF 세트 생성
- 완성된 문서를 데스크톱이나 모바일 기기에서 직접 전자 서명할 수 있도록 보냅니다.
이는 HR팀의 중복을 없앨 뿐만 아니라 지원자 이탈로 인해 발생할 수 있는 마찰을 줄이는데, 이는 기업이 신속하게 채용 규모를 확장해야 하는 경우 매우 중요합니다.
기술적 문제 해결 지원
도구의 설정과 관리를 담당할 직원을 새롭게 채용해야만 하는 상황이라면 디지털 트랜스포메이션을 추진하기가 쉽지 않을 겁니다. HR 부서가 Dropbox Sign을 선호하는 이유도 바로 이러한 점 때문입니다. Dropbox Sign 전자 서명 플랫폼을 사용하면 개발자가 이끄는 지원팀이 일주일 이내로 설정을 완료하도록 지원하는 것은 물론 시간적 여유도 없고 하고 싶지도 않은 모든 기술적 측면을 대신 관리해 주죠.
전자 서명 플랫폼 도입 후 급속한 성장을 이룬 Instacart
주문형 식료품 배달 서비스 Instacart는 Dropbox Sign과 Dropbox Forms를 사용해 쇼퍼 계약 완료율을 270% 향상하고 온보딩 작업에 소요되던 시간을 주당 50시간 이상 절약했습니다.
Instacart는 고객이 주문한 식료품을 쇼핑해 포장하고 배달하는 '쇼퍼'와 계약을 맺습니다. 그리고 Instacart와 계약을 맺는 쇼퍼의 수는 항상 만 명이 넘죠.
그 정도 분량으로는 펜과 종이를 이용한 작업 방식이 상당한 마찰을 일으켰습니다. 사무실 직원들은 모든 쇼핑객의 서류 작업과 온보딩을 직접 관리해야 했습니다. 미국 가정의 80%로 사업을 확장하려고 했지만, 시간이 많이 걸리는 이런 과정은 내부 직원은 물론이고, 온보딩과 유지에 어려움을 겪고 있는 자격을 갖춘 사람들에게도 적합하지 않았습니다.
개발자 중심의 API 지원팀의 도움으로 Instacart는 쇼핑객과 HR 문서 작성 및 관리를 위한 법적 구속력이 있는 전자 서명 기능을 앱에 내장했습니다. 그렇습니다. 그들은 디지털화에 그치지 않고 이동 중인 직원들이 사는 곳에서 업무를 처리하기 위해 완전히 모바일화했습니다.
이제 쇼핑객은 모든 중요한 채용 및 입사 지원 서류를 휴대폰에서 바로 받아 법적으로 서명할 수 있습니다.
또한, Instacart의 HR팀은 Dropbox Sign의 템플릿 기능으로 중요한 온보딩 템플릿을 만들고, 저장하고, 재사용하며 반복적인 서류 작업에 허비되는 시간을 줄였습니다.
간편한 영업
중요한 문서를 이메일로 전송한 후 클라이언트에게 문서를 인쇄해 서명한 후 회신해달라고 요청하는 전통적인 방법은 오늘날과 같은 현대사회에서는 더 이상 충분치 않습니다. 그 이유는 굳이 설명하지 않아도 쉽게 알 수 있죠.
디지털화된 전송/서명 워크플로를 사용하면 영업이 수월해질 뿐만 아니라 간접비가 절감되어 수익을 더 빠르게 창출할 수 있습니다.
영업에 전자 서명을 사용할 때의 이점
영업 부서가 모든 비용을 수동적이고 시간 소모적인 프로세스에 투자하는 대신 실제로 회사 수익을 늘리려고 노력한다면, 전자 서명이 제공하는 다음과 같은 이점이 정말 마음에 들 것입니다.
빠른 수익 창출
참조인 추가, 템플릿, 상태 알림 등의 세심한 비즈니스급 기능을 사용하면 누군가가 책상 또는 받은 편지함에 수북하게 쌓인 서류 더미 속에서 문서를 찾아 서명해 회신할 때까지 기다릴 필요가 없습니다.
직접비, 간접비 모두 절약
전자 서명 플랫폼을 사용하면 운영비가 대폭 절감될 뿐 아니라 Dropbox Sign에서 제공하는 저렴한 연간, 월간 패키지 덕분에 실제 비용도 절약됩니다. 무료 평가판이 제공되고, 요금제가 투명하며, 숨겨진 요금이 없어 스타트업이든 대기업이든 예산에 맞는 요금제를 찾을 수 있죠.
Dropbox Sign API가 제공하는 강력한 맞춤 설정 기능을 원하는 팀은 다른 요금제와 마찬가지로 간편한 API 요금제를 사용할 수 있습니다. Dropbox Sign 지원팀이 제공하는 서비스의 품질은 이미 정평이 나 있지만, 여러 가지 지원을 요청하느라 시간을 허비할 필요 없이 빠르게 API 구축을 시작할 수 있다면 금상첨화겠죠.
전자 서명을 사용해 거래 신기록을 달성한 Vendini
Vendini는 팀과 빠르게 변화하는 고객 모두에게 보다 원활한 경험을 제공하기 위해 판매 프로세스를 신속하게 진행해야 했습니다.
"우리는 거래 성사가 판매 주기에서 가장 어려운 부분이 아니라는 걸 깨달았습니다. 실제로 일을 지연시키는 것은 행정 절차였습니다. 사람들이 그날 서명할 준비가 되어 있고 긴 서류 작업에 휘말리게 되면 정말 골치 아픈 일이었습니다."
캐서린 헌트Vendini의 제품 마케팅 부서 구성원가감 없이 말해서 Vendini의 영업 프로세스가 지체되는 것을 해결하는 방법은 무척이나 간단했습니다. 그리고 이 해결책이 여러분의 영업팀에도 도움이 될 것이라고 믿습니다.
그 해결책은 바로 전자 서명입니다!
더 구체적으로 말하면, 이것은 엄청난 비용의 설정이나 관리에 많은 시간이 걸리지 않고도 업무 흐름을 개선하는 스마트한 전자 서명 플랫폼입니다.
Vendini는 Dropbox Sign과 Google Drive를 통합해 MSA를 템플릿으로 만들어 고객에게 전송했습니다. 그러면 고객은 클릭 몇 번만으로 간편하게 문서에 서명을 완료해 회신했죠. 문서와 서명은 프로세스의 모든 단계에서 안전하게 보관되고, Vendini의 Dropbox Sign 계정과 Google Drive에 모두 저장되어 나중에 간편하게 찾아볼 수 있었습니다.
그 단일 통합 덕분에 Vendini의 영업팀은 갑자기 번개같이 빠른 속도로 계약서를 보낼 수 있게 되었고, 때로는 영업 담당자가 잠재 고객과 전화 통화를 하는 사이에도 거래를 성사시키기도 했습니다!
또한 영업사원들은 Dropbox Sign의 '참조인 추가' 기능을 사용해 CFO, 관리자 및 그 외 모든 관계자가 이메일로 중요한 영업 문서의 진행 상황에 대한 알림을 받도록 했습니다. Dropbox Sign for Slack 통합도 유용했습니다. 문서에 서명이 완료되면 영업사원들이 이를 실시간으로 확인하며 함께 성과를 축하했죠.
법무팀의 업무 간소화
당분간은 회사 법무팀에서 소송을 제기할 일이 없다고 해도 모든 법무팀은 다른 모든 법률 회사와 마찬가지로 여러 가지 고충을 겪습니다. 보안과 합법성에 관한 우려, 부담스러운 워크플로, 높은 간접비가 바로 이러한 고충이죠.
법무팀에서 전자 서명을 사용할 때의 이점
법무팀이 간단하고 효율적인 전자 서명 서비스를 도입함으로써 얻을 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다. 그러면서도 매우 중요한 보안 장치는 그대로 유지할 수 있습니다.
정확하고 안전한 문서를 받으세요
법무팀에서 민감한 문서와 고위급 클라이언트, 중책을 맡은 경영진과 관련된 문제를 다룰 때는 정확성을 보장하고 고도의 보안을 유지하는 전자 서명 솔루션이 필요합니다.
그래서 Dropbox Sign에는 파일 전송 중 SSL 암호화, ISO 27001 인증을 획득한 최첨단 Tier III, SSAE-16 인증 데이터 센터에 호스팅된 안전한 서버 인프라 등 다계층 보안이 탑재되어 있습니다.
기술 통합 및 자동화 간소화
Dropbox Sign 엔지니어링팀이 지속적으로 업데이트하고 지원하는 API를 사용해 Dropbox Sign을 기존 워크플로에 원활하게 통합할 수 있습니다.
Dropbox Sign은 Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive 등과 같은 최고의 업무용 애플리케이션 대부분과 통합됩니다.
효율성과 서비스 향상
서류 작업상의 문제는 오랫동안 법률 관련 문제를 처리하는 속도와 비용을 좌지우지했습니다. 서비스를 희생하며 비용을 절감하지 말고 전자 서명과 같은 현대적인 기술을 사용해 법무팀의 간접비를 줄여보세요.
비즈니스에 중점을 둔 Dropbox Sign 기능은 중요한 법률 문서를 디지털화해 안전하고 빠른 공유·서명 워크플로를 구축할 수 있도록 도와줍니다. 관계자가 2명이든 20명이든 말이죠.
감사 추적을 쉽게 유지 관리하세요
Dropbox Sign에서는 서명을 요청한 순간부터 문서에 감사 내역 페이지가 첨부됩니다. 문서에서 발생한 활동과 각 활동이 발생한 시간이 기록되어 있는 편집 불가능한 감사 내역은 문서 액세스, 검토, 서명의 증거로 사용할 수 있습니다.
Dropbox Sign—최고의 전자 서명 솔루션
HelloSign(현 Dropbox Sign)은 G2 Crowd에서 소규모 비즈니스를 위한 최고의 전자 서명 솔루션으로 선정되었습니다. 또한, 소규모 비즈니스를 위한 소프트웨어 제품 부문에서도 3위를 차지했죠. 이 정도면 썩 나쁘지 않은 성적이죠?
서류 작업을 관리할 사람을 채용할 여력이 없는 소규모 사업체이든, 서류 작업에 허비할 시간이 없는 대기업이든, Dropbox Sign과 같은 스마트한 전자 서명 플랫폼은 법무팀이 시간을 절약하고, 영업팀이 거래를 빠르게 마무리하고, "서류 작업, 정말 지긋지긋하다!"라고 불평하는 시간보다 빠르게 신규 직원 온보딩을 완료할 수 있도록 도와줍니다. 디지털 문서든 종이 문서든, 문서 작업은 이제 Dropbox Sign에 맡기세요.
Dropbox Sign 무료 평가판은 지금 바로 체험할 수 있습니다. 하지만 조심하세요. 전자 서명의 편리함을 한 번 경험하면 다시는 실제 종이를 사용한 서류 작업으로 돌아가지 못할 테니까요.
