Bagaimana Darakwon mempercepatkan penerbitan, mengurangkan kos, dan mendapat kawalan

Latar belakang

Darakwon menerbitkan bahan pembelajaran bahasa untuk pelajar di seluruh dunia. Berpangkalan di Korea Selatan, mereka bekerjasama dengan 86 rakan kongsi di 27 negara. Daripada draf awal hingga fail cetakan akhir, kandungan sentiasa bergerak—merentasi sempadan, pasukan dan zon waktu.

Cabaran: penghantaran fail perlahan dan overhed IT yang besar

Selama bertahun-tahun, Darakwon berkongsi fail dengan cara lama—membakarnya ke USB, cakera keras dan juga Blu-ray, dan kemudian menghantarnya ke luar negara. Setiap pemindahan boleh mengambil masa kira-kira sebulan, kadangkala dua. Dan ia tidak selalu berfungsi: peranti rosak, muat turun gagal dan fail hilang.

Darakwon menyimpan fail pada pelayan di premis, tetapi sistem itu sukar diurus:

• Perkakasan memerlukan peningkatan berterusan.
• Kerosakan adalah perkara biasa dan sering melambatkan kerja.
• Kos penyelenggaraan terus meningkat.
• Sandaran adalah rumit dan tidak sentiasa berasa selamat.

Sesetengah pasukan cuba menggunakan alatan awan mereka sendiri, tetapi itu hanya menimbulkan masalah baharu—data yang bertaburan, risiko keselamatan dan tiada cara yang jelas untuk mengurus semuanya. Darakwon memerlukan satu platform yang boleh menyatukan semuanya.

Penyelesaian: satu tempat untuk menyimpan, menghantar dan mengurus fail

Darakwon memilih Dropbox kerana kesederhanaan, kebolehpercayaan dan sokongannya. Pada masa itu, yang menonjol ialah sokongan bahasa Korea tempatan, prestasi global yang kukuh dan nilai keseluruhan yang lebih baik daripada platform lain.

Kini, semua kandungan Darakwon tinggal di satu tempat. Seluruh pasukan mempunyai akses mudah kepada fail, tetapi kawalan kebenaran berbutir memastikan setiap orang hanya melihat perkara yang mereka perlukan. Pasukan menggunakan Dropbox Transfer untuk menghantar aset besar—seperti reka letak buku, fail audio dan kerja reka bentuk—kepada rakan kongsi di seluruh Korea Selatan dan seluruh dunia.

Untuk projek e-pembelajaran, mereka kadangkala menggunakan Dropbox Replay untuk meninggalkan ulasan khusus bingkai pada fail video dan audio—membuat pengeditan lebih mudah apabila semakan jauh diperlukan.

Mereka juga menggunakan Dropbox Sign untuk mengendalikan kontrak secara digital—tanpa meninggalkan Dropbox.

Keputusan: penghantaran lebih cepat, kos lebih rendah, lebih yakin

Kini, Darakwon berkongsi fail dalam beberapa saat—tiada kegagalan, tiada kelewatan.

Dengan perkongsian yang lebih pantas dan lebih sedikit kesesakan, projek kini bergerak lebih pantas dari draf ke penghantaran. “Sejak beralih daripada sistem kami yang terdahulu, kecekapan kerja keseluruhan telah meningkat sebanyak 5–10%,” tambah Shin Kyung-chul, Pengurus Besar di Darakwon.

Dropbox juga telah membantu mengurangkan kos secara menyeluruh:

• Kos penghantaran menurun daripada kira-kira $30,000 pada 2021 kepada sekitar $15,000 pada 2024, dengan kebanyakan fail kini dihantar secara digital.
• Pasukan ini menghabiskan lebih sedikit masa untuk mencetak, membungkus dan mengepos bahan.
• Beralih dari sistem di premis menjimatkan kos perkakasan dan sekitar $7,500 setahun dalam kakitangan IT.

Persediaan baharu telah membawa ketenangan fikiran. "Kawalan versi Dropbox telah menjadi penyelamat," kata Shin. "Ia menyelamatkan kami lebih daripada sekali apabila fail hilang atau rosak." Syarikat itu juga mempunyai lebih keselamatan dan kawalan ke atas harta intelek.

Akhir sekali, konsol pentadbir membantu pasukan atasan dan kakitangan luar kapal dengan cepat, manakala log aktiviti terperinci menunjukkan dengan tepat siapa yang mengakses, mengedit atau memadamkan fail. Makluman sistem—seperti pemberitahuan untuk pemindahan fail besar—membantu pasukan IT mengesan aktiviti luar biasa dan bertindak balas dengan cepat.

Dengan lebih sedikit kelewatan dan aliran kerja yang lebih mudah, Darakwon telah mengembangkan usaha penerbitan globalnya dengan lebih yakin dan mudah.