Latar belakang

Di agensi yang semakin berkembang, kelembapan terbesar bukanlah selalunya kerja itu sendiri. Ia adalah saat-saat di antaranya: pautan itu jatuh dalam sembang yang salah, dek yang tidak dapat ditemui oleh sesiapa, dan soalan yang telah dijawab lima kali minggu ini. Apabila semuanya bergerak pantas, kelewatan kecil itu akan bertimbun dan secara senyap-senyap memperlahankan anda.

Itulah dunia yang dinavigasi oleh Kaitlyn Miner, Pemimpin Masyarakat & Budaya, dan Kim Siercks, Penganalisis Penambahbaikan Proses, di Pathfinders Advertising. Agensi yang menempatkan 50 orang ini pakar dalam strategi jenama, kreatif, media dan pelaksanaan digital untuk klien serantau dan negara.

Miner menerajui fungsi sumber manusia dan budaya agensi, yang mana kejelasan dan konsistensi secara langsung membentuk pengalaman pekerja seiring dengan perkembangan syarikat. Siercks bekerja di bahagian operasi, campur tangan untuk mengenal pasti kesesakan dan membantu menjalankan semula kerja apabila projek terhenti.

Antara mereka, mereka mempunyai pandangan yang jelas tentang di mana agensi itu beroperasi (dan di mana ia tidak).

Cabaran: berkembang pesat, hilang jejak apa yang penting

Daripada penerimaan pekerja baharu hinggalah penyampaian pelanggan, isunya adalah sama. Pasukan menghabiskan terlalu banyak masa menjejaki maklumat.

Miner mendengar maklum balas ini secara langsung. "Saya akan sentiasa mendapat soalan." Dan ia akan menjadi soalan yang sama daripada pelbagai pekerja.”

Pathfinders telah menggunakan Dropbox selama bertahun-tahun untuk memastikan fail mereka teratur dan mudah diakses. Daripada aset kreatif hinggalah kepada bungkusan alu-aluan, semuanya ada tempatnya. Namun, apabila agensi itu berkembang, Dropbox bukanlah satu-satunya tempat kerja tinggal. Perbualan berlaku di Teams. Maklum balas disampaikan melalui emel. Nota-nota telah dilekatkan pada dek. Dan tiada siapa yang dapat menemui apa yang mereka perlukan, ketika mereka memerlukannya.

Maklumat tidak hilang. Ia berpecah-belah.

Penyelesaian: satu tempat untuk mencari dan memahami, dengan cepat

Kepimpinan mula mencari cara untuk memudahkan pencarian maklumat di seluruh syarikat tanpa mengubah cara sesuatu berfungsi. Apabila mereka mengetahui tentang Dropbox Dash, mereka melihat penyelesaiannya. Dash akan bekerjasama dengan alatan yang telah digunakan oleh pasukan, menyatukan kandungan, perbualan dan konteks di satu tempat yang boleh dicari.

“Kami [sudah] menggunakan Dropbox untuk menyimpan semua yang kami lakukan. Dash [membantu kami] mencari semua output yang kami perlukan,” kata Siercks.

Dengan menghubungkan alatan seperti Dropbox, Microsoft Teams dan aplikasi kerja lain, Dash mencipta fungsi carian berpusat berkuasa AI merentasi ekosistem Pathfinders. Daripada mengingati di mana sesuatu berada, pekerja boleh mencari sekali dan mendapatkan hasil daripada semua fail, thread dan dokumen mereka. Dan setiap permintaan adalah berdasarkan kebenaran, jadi mereka hanya melihat apa yang dibenarkan untuk mereka akses.

Bagi Miner, ini bermakna permintaan berulang yang lebih sedikit. “[Sekarang saya] tanya, 'Adakah awak sudah berjaya melakukannya?'” katanya. "Ia membantu memperkasakan orang ramai untuk mencari [jawapan] sendiri, sambil memastikan pekerja berasa disokong."

Dash juga meringkaskan dokumen dan memaparkan butiran penting dengan cepat, membantu pasukan mengorientasikan tanpa membuka dan mengimbas berbilang fail. Daripada menyelongkar thread dan folder, mereka mendapat kandungan yang betul dalam beberapa saat.

Keputusan: 750 jam telah digunakan semula—dan semua orang boleh menemui apa yang mereka perlukan

Siercks melihat nilai Dash semasa sesi "pengalaman" pelanggan baharu. "Biasanya kami mengambil masa kira-kira seminggu untuk menjadikan hari itu sebagai muat turun pasukan yang boleh digunakan," katanya. Dengan Dash, pasukan itu menyulingkan pandangan penting ke dalam taklimat selama satu jam dan mula melaksanakannya pada keesokan harinya.

Miner telah menyaksikan peningkatan yang serupa dalam pengurusan prestasi. Semasa mengajar pekerja cara melakukan Semakan Pengurusan Prestasi (PMR), beliau menggunakan ciri sembang dalam Dash untuk membantu mereka menulis ulasan dalam suara mereka sendiri. "Sepanjang kitaran enam bulan, [pasukan] boleh menyimpan sembang dan menambah kemenangan apabila ia berlaku," kata Miner. "Pada akhirnya, anda mempunyai PMR yang telah digabungkan sepenuhnya dan sedia untuk dilaksanakan."

Dalam kedua-dua kes, Dash bermakna kurang masa memproses konteks dan lebih banyak masa mengaplikasikannya.

Miner mengira impaknya di seluruh syarikat. Golongan kreatif mengatakan mereka menjimatkan masa lima hingga enam jam seminggu. Ketua operasi mendapat masa untuk menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. HR menerima lebih sedikit soalan berulang tanpa melepaskan sokongan. "Dash sebenarnya telah menjimatkan mungkin dua hingga tiga jam seminggu," katanya. "Jika anda mengira, ia mencecah 750 jam setahun bagi setiap orang."

Dan sebaik sahaja pasukan berhenti mengejar pautan dan jawapan, mereka boleh meluangkan masa itu kembali kepada apa yang Pathfinders panggil sebagai "kerja pelaburan": pembelajaran, penambahbaikan proses dan pengukuhan budaya.

“Dash memberi kami lebih banyak masa untuk meluangkan masa bersama,” kata Siercks, “dan untuk melabur semula dalam perniagaan dan diri kami sendiri.”