Petua untuk menghantar e-mel susulan selepas perjumpaan untuk mencapai keputusan maksimum

Dalam dunia perniagaan hari ini, komunikasi yang berkesan adalah penting untuk berjaya. Tindakan susulan selepas mesyuarat adalah aspek penting dalam mengekalkan hubungan yang kukuh dengan pelanggan dan memastikan perbincangan penting dan langkah seterusnya tidak tersesat dalam shuffle. 

Dalam artikel ini, kami akan meneroka sebab tindakan susulan selepas mesyuarat adalah sangat penting, masa untuk menghantar e-mel susulan dan cara menulis e-mel susulan yang menarik. Kami juga akan membentangkan beberapa petua untuk memastikan e-mel anda mendapat perhatian, dibuka dan diambil tindakan.

Mengapakah tindakan membuat susulan selepas mesyuarat itu penting?

E-mel susulan membantu untuk mengingatkan peserta anda tentang perkara utama yang dibincangkan dan memastikan maklumat penting tidak tergelincir. E-mel susulan yang direka dengan baik boleh mengeratkan hubungan, membina kepercayaan dan meninggalkan kesan positif yang berkekalan.

Membuat susulan dengan pelanggan selepas mesyuarat menunjukkan bahawa anda menghargai masa dan usaha yang mereka luangkan untuk mesyuarat tersebut. Lagipun, mereka telah menyesuaikan anda dengan jadual sibuk mereka untuk bercakap dengan anda!

Bilakah saya harus membuat susulan selepas mesyuarat?

Bukan semua mesyuarat perlu diikuti oleh susulan, namun terdapat beberapa situasi yang tindakan menghantar e-mel susulan itu amat penting. Ini termasuk:

• Selepas mesyuarat kemas kini projek atau semakan klien—berfungsi sebagai ringkasan tajuk perbincangan utama, item tindakan yang ditugaskan dan langkah seterusnya untuk diambil

• Selepas mesyuarat jualan atau prospek—untuk mengucapkan terima kasih kepada bakal klien atas masa mereka, menekankan manfaat produk atau perkhidmatan anda, serta menangani mana-mana soalan atau kebimbangan mereka

• Selepas acara perangkaian atau persidangan—mengukuhkan hubungan baharu anda dan membuka jalan untuk kerjasama atau perkongsian baharu

• Selepas temu duga pekerjaan—untuk mengucapkan terima kasih atas masa yang diluangkan oleh calon temu duga dan memberikan ikhtisar tentang langkah seterusnya atau garis masa kemajuan

• Apabila dokumen perlu dikongsikan atau dilengkapkan—memajukan hubungan, dengan pautan Dropbox kepada dokumen yang berguna, ringkasan mesyuarat AI dan sumber lain

• Untuk meminta maklum balas tentang serahan—untuk mengenal pasti kawasan peningkatan daripada pelbagai perspektif

• Untuk menjadualkan mesyuarat lanjut—untuk mengesahkan ketersediaan, menyetujui agenda dan memastikan semua orang yang perlu hadir diberikan masa untuk bersiap sedia

Cara menulis e-mel susulan

E-mel susulan yang berkesan hendaklah jelas, ringkas dan boleh diambil tindakan. Berikut adalah beberapa elemen penting untuk disertakan:

1. Ucapkan terima kasih kepada hadirin atas masa mereka

Tunjukkan penghargaan anda dengan menyatakan rasa terima kasih atas masa mereka. Ini membantu untuk menetapkan nada positif untuk seluruh e-mel dan menunjukkan bahawa anda telah mengakui bahawa mesyuarat anda mungkin telah menjauhkan mereka daripada yang lain (mungkin lebih penting!) tugasan.

2. Ringkaskan perkara yang berlaku dalam mesyuarat

Kadangkala, mesyuarat itu berpanjangan—dan membosankan. Kita biasanya membuat andaian bahawa setiap hadirin memberikan perhatian penuh, namun ini tidak semestinya benar.

Dengan menyertakan ikhtisar mesyuarat dalam e-mel susulan anda, anda memastikan semua orang tahu tentang perkembangan terkini serta selaras dari segi pengetahuan tentang isi utama. Ini mungkin termasuk:

• Tajuk perbincangan atau nota mesyuarat

• Keputusan utama

• Tugas dan tindakan serta orang yang bertanggungjawab

• Sumber atau serahan yang digunakan sebagai titik rujukan untuk perbincangan

• Soalan dan jawapan atau penjelasan

• Apa-apa permintaan tambahan

• Dropbox memaut ke dokumen yang berkaitan, rakaman mesyuarat atau aset lain

3. Kenal pasti seruan tindakan atau langkah seterusnya

Langkah seterusnya memastikan hadirin mesyuarat anda—dan diri anda—bertanggungjawab atas tindakan yang dipersetujui bersama berikutan mesyuarat anda.

Tindakan meletakkan maklumat ini dalam bentuk bertulis bermaksud maklumat ini mudah diakses oleh semua orang apabila perlu. Ini juga membolehkan orang yang tidak dapat menghadiri mesyuarat untuk memantau perkara yang akan berlaku seterusnya berkenaan projek atau akaun tersebut.

Langkah seterusnya ini hendaklah jelas dan boleh diambil tindakan—tiada orang yang suka kekaburan atau keraguan. Untuk menyemak jika mesej anda mencapai sasaran, anda boleh menggunakan ciri seperti Hantar dan jejaki untuk memantau sama ada klien anda berinteraksi dengan bahan selepas mesyuarat atau tidak.

4. Cadangkan atau ingatkan orang tentang tarikh mesyuarat seterusnya

Apabila relevan dan sesuai, tawarkan hadirin peluang untuk berjumpa dengan anda sekali lagi. Atau apabila mesyuarat lanjut telah pun dijadualkan, anda boleh mengakui mesyuarat itu dalam e-mel anda. Begitu juga, jika anda berjumpa dengan klien anda secara berkala, ingatkan mereka tentang mesyuarat anda yang seterusnya.

Ini menunjukkan bahawa anda berinteraksi dengan klien pada tahap yang lebih mendalam daripada tugas atau projek yang dikendalikan semata-mata dan bahawa anda mahu mendalami hubungan anda menjangkaui mesyuarat yang baru diadakan.

Tip untuk menulis e-mel susulan yang akan dibuka dan dibaca oleh penerima

Untuk memastikan e-mel susulan anda mendapat perhatian dan dibaca, pertimbangkan petua ini:

Hantar e-mel anda dalam tempoh 24 jam selepas mesyuarat

Ketepatan masa untuk menghantar e-mel susulan ini adalah penting, kerana ini memastikan perbincangan anda masih diingati oleh hadirin.

Ia adalah amalan standard dalam banyak industri dan situasi perniagaan untuk menghantar e-mel 24 jam selepas mesyuarat. Walau bagaimanapun, tempoh yang lebih lama mungkin lebih sesuai apabila meminta mesyuarat lain, contohnya, atau mengikuti acara rangkaian atau persidangan.

Peribadikan mesej anda

Menambahkan sentuhan peribadi menunjukkan keikhlasan dan komitmen terhadap perhubungan. Rujuk sesuatu yang tidak dapat dilupakan daripada mesyuarat atau nyatakan keseronokan untuk bekerjasama.

Tamatkan dengan nada positif

Nada e-mel anda sama penting seperti kandungan mesej. Jika pendekatan anda dalam e-mel adalah negatif, anda mungkin menyampaikan mesej bahawa anda tidak menyukai klien anda atau tidak seronok bekerjasama dengan mereka. 

Walaupun subjek e-mel anda mencabar atau sensitif, tindakan menamatkan e-mel secara positif, seperti jaminan bahawa keputusan atau prestasi yang diunjurkan akan meningkat, menunjukkan bahawa anda komited untuk memupuk hubungan anda dengan klien. 

Templat e-mel susulan mesyuarat

Kami telah memberi anda nasihat—kini giliran anda untuk mengamalkan tip ini. Berikut ialah contoh mesej susulan yang boleh dihantar selepas mesyuarat dengan klien:

Baris subjek: Susulan untuk mesyuarat kita pada [Tarikh]

[Nama Pelanggan] yang dihormati,

Apa khabar? Saya ingin membuat susulan tentang mesyuarat kita semalam untuk menyatakan penghargaan saya atas masa dan cerapan anda yang berharga. Saya gembira dapat membincangkan tentang [topik khusus] bersama anda.

Sebagai ikhtisar perbincangan kita, kita telah menyentuh tajuk utama berikut:

• [Tajuk perbincangan dan agenda]

• [Keputusan utama]

• [Tugas dan tindakan serta pihak yang bertanggungjawab]

• [Sumber atau serahan yang dibincangkan]

• [Soalan dan jawapan atau penjelasan]

• [Apa-apa permintaan tambahan]

[Mesej Peribadi]

Seperti yang dibincangkan, langkah seterusnya adalah seperti berikut:

• [Tindakan 1] - Yang Bertanggungjawab: [Orang] - Tarikh Akhir: [Tarikh]

• [Tindakan 2] - Yang Bertanggungjawab: [Orang] - Tarikh Akhir: [Tarikh]

• [Tindakan 3] - Yang Bertanggungjawab: [Orang] - Tarikh Akhir: [Tarikh]

Berikut ialah beberapa sumber berguna tentang perkara yang kami bincangkan untuk butiran lanjut:

• [Pautan Dropbox 1]

• [Pautan Dropbox 2]

• [Pautan Dropbox 3]

Saya berharap dapat terus bekerjasama ke arah mencapai matlamat bersama kita. Sila beritahu saya jika anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau memerlukan penjelasan lanjut.

Terima kasih sekali lagi atas mesyuarat ini. Saya teruja atas peluang kerjasama dengan anda dan menyumbang kepada kejayaan anda.

Salam sejahtera,

[Nama dan maklumat hubungan anda]

Fahami klien anda dengan Dropbox

Setelah anda menghantar ikhtisar selepas mesyuarat, pastikan anda terus memenuhi keperluan klien anda dan menangani masalah mereka.

Analisis dokumen melalui Hantar dan jejaki Dropbox memudahkan pemahaman tentang cara klien berinteraksi dengan pembentangan, rakaman atau hamparan yang anda kongsi selepas mesyuarat. 

Apabila anda berkongsi fail anda melalui aliran kerja Hantar dan jejaki, anda akan menerima pemberitahuan e-mel harian yang menunjukkan orang yang melihat fail anda, bilangan kali fail anda dilihat, tempoh fail anda dilihat dan lokasi geografi fail anda dilihat.

Ini memperkasakan anda untuk mengambil tindakan yang disesuaikan, mengukuhkan hubungan dan mendorong pertumbuhan perniagaan. Dengan memahami keperluan dan pilihan klien anda, anda boleh meningkatkan strategi susulan dan komunikasi anda dengan klien.