Strategie per una comunicazione efficace sul posto di lavoro
Una comunicazione efficace sul posto di lavoro non riguarda solo l’essere aperti e onesti con dipendenti e colleghi, anche se questo è sempre utile. Il fulcro della comunicazione professionale è radicato nel cuore dei processi interni e della cultura aziendale, dettando il modo in cui lavori e gestisci le relazioni interpersonali. Scopri l’importanza della comunicazione sul posto di lavoro e alcune delle migliori strategie per la comunicazione professionale.
Perché una comunicazione efficace è importante sul posto di lavoro?
Una comunicazione intelligente sul posto di lavoro è una delle chiavi del successo a lungo termine della tua attività, poiché aiuta a migliorare la produttività e a mantenere solidi rapporti di lavoro in tutta l’organizzazione. Basti pensare ai sintomi di una scarsa comunicazione sul lavoro: obiettivi aziendali incomprensibili, modelli di feedback limitati o inesistenti, scarsa gestione dei conflitti o istruzioni poco chiare da parte dei manager. Tutto questo si traduce in un unico risultato: lo spreco. Spreco di tempo, di lavoro e di capitale. In altre parole, gli standard di comunicazione professionale della tua azienda hanno un impatto diretto sui profitti della tua attività: uno studio indica che le aziende che comunicano in modo efficace forniscono un ritorno agli azionisti del 47% più alto (in un periodo di cinque anni) rispetto a quelle che non lo fanno.
Cinque strategie di comunicazione professionale
Garantire una comunicazione efficace sul posto di lavoro dovrebbe essere una priorità per il team dirigenziale dell’azienda. Di seguito abbiamo illustrato alcuni dei modi più efficaci per migliorare la comunicazione sul lavoro:
1. Investire in un’area di lavoro intelligente
La cosa più importante è centralizzare i tuoi strumenti di comunicazione professionale. Circa il 50% dei dipendenti utilizza app o software non autorizzati, che, oltre a rappresentare un rischio per la sicurezza, possono causare la mancata sincronizzazione di team e progetti. I canali di comunicazione decentralizzati e frammentati causano problemi di accesso a documenti o file, nonché situazioni in cui alcuni colleghi potrebbero non disporre di tutte le informazioni necessarie per procedere, con conseguenti ritardi e spreco di entrate.
La soluzione? Un’area di lavoro intelligente, come Dropbox, che riunisce tutte le piattaforme, le app e i tipi di contenuti della tua azienda in un unico posto. In questo modo, i membri del team non hanno bisogno di passare da uno strumento all’altro mentre lavorano a diverse attività durante la giornata. Ad esempio, la funzionalità di gestione delle attività di Dropbox Paper può aiutare a garantire che tutti siano allineati e capiscano cosa ci si aspetta da loro, contribuendo a migliorare la responsabilità e ad assicurare chiare linee di comunicazione.
La pianificazione del progetto è un’altra area che richiede un’eccellente comunicazione sul posto di lavoro. Il modello di pianificazione del progetto di Dropbox Paper può fornirti gli strumenti necessari per mantenere tutto il team sincronizzato. Delega le attività da svolgere e raccogli tutti i tuoi feedback in un unico posto, così non dovrai più preoccuparti di dover inviare e ricevere email in continuazione. Quando si tratta di gestire il feedback in tempo reale, le note su Dropbox possono essere molto più efficaci dei thread di email lunghi e disordinati con troppe persone in copia.
2. Parlare faccia a faccia, quando possibile
Nel moderno ambiente di lavoro, le riunioni di persona possono talvolta passare in secondo piano, poiché strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come Slack e la posta elettronica sono diventati lo standard di riferimento. Tuttavia, non dovresti lasciare che le comunicazioni faccia a faccia vengano abbandonate completamente. Se hai bisogno di trasmettere informazioni sensibili, le riunioni faccia a faccia sono un dovere, mentre gli incontri con il team di persona (o almeno tramite una chiamata Zoom) ti consentono di cogliere il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, in modo da capire appieno quanto è efficace la comunicazione di determinate informazioni. Pensa ai canali di comunicazione come a una gerarchia: le videochiamate sono più personali delle telefonate (il contatto visivo è importantissimo) e le chiamate telefoniche sono più personali di email o messaggi istantanei.
3. Concentrarsi sulla chiarezza dei messaggi
Quando si tratta di comunicazioni efficaci sul posto di lavoro, è necessario utilizzare messaggi chiari e concisi. Una comunicazione aziendale poco chiara da parte dei responsabili può ritardare o perfino far naufragare un progetto ancor prima che venga avviato (ad esempio, duplicazione del lavoro, confusione degli obiettivi temporali, consegna errata, ecc.), motivo per cui è importante veicolare il messaggio giusto fin dall’inizio. Includi istruzioni dettagliate per qualsiasi attività e assicurati di rispondere alle domande principali del team: cosa, come e perché. Se non lo fai, non farai altro che confondere e distogliere i colleghi dalle attività da svolgere. Naturalmente, una scarsa comunicazione professionale può colpire anche fornitori e clienti, facendoli allontanare dalla tua attività per rivolgersi altrove. Evita questo problema mantenendo una comunicazione rapida e chiara fin da subito.
4. Praticare la “sincerità radicale”
La “sincerità radicale” è un modello di comunicazione professionale che richiede di prendersi cura dei colleghi, ma al tempo stesso di metterli direttamente alla prova sul loro comportamento, garantendo il giusto equilibrio tra aggressività ed empatia in un ambiente di lavoro. Per molti leader, avere buone capacità comunicative non è una dote innata. Infatti, un sondaggio di Interact ha rilevato che il 69% dei manager non si sente a proprio agio nel comunicare direttamente con i dipendenti, mentre il 37% ha dichiarato di non essere a suo agio nel fornire un feedback diretto se ritiene che il dipendente possa reagire negativamente. Se ti riconosci in questa descrizione, la sincerità radicale potrebbe essere la strategia di comunicazione in ufficio che stai cercando, che ti aiuterà a creare un team coeso e a ottenere risultati migliori.
5. Mantenere una struttura di comunicazione orizzontale
Aprire il flusso di comunicazione in ufficio è un ottimo modo per dare voce ai tuoi dipendenti. Nell’ambito dello studio The State of Business Communication in 2024,condotto da Harris Poll per conto di Grammarly, il 55% delle persone intervistate ha affermato che una comunicazione efficace ha aumentato la propria sicurezza sul lavoro.
Risulta quindi abbastanza chiaro che una comunicazione trasparente è un fattore fondamentale per coinvolgere i dipendenti. Una comunicazione efficace, infatti, ha aumentato la soddisfazione lavorativa del 58% dei lavoratori che hanno partecipato allo stesso studio.
Per migliorare le relazioni all’interno del luogo di lavoro, è necessario garantire una struttura di comunicazione orizzontale in cui i dipendenti di livello C e i dirigenti senior comunichino direttamente con i dipendenti, chiedendo un feedback diretto.
In altre parole, i dipendenti junior dovrebbero sentirsi autorizzati a parlare con quelli di alto livello: non dovrebbe esserci la sensazione che le linee di comunicazione con i leader dell’organizzazione siano bloccate o mal viste. Ciò potrebbe richiedere un cambiamento a livello istituzionale, ma ci sono altre strategie di comunicazione aziendale che potresti essere in grado di implementare per colmare il divario tra dirigenti e dipendenti, come riunioni virtuali di tutto il personale con sessioni di domande e risposte.
Conclusioni
La comunicazione professionale può svolgere un ruolo importante praticamente in ogni aspetto della tua attività. Padroneggiare una comunicazione efficace sul posto di lavoro può aiutare ad aumentare l’efficienza, la produttività e l’innovazione, mantenendo il coinvolgimento dei dipendenti e preparando l’azienda al successo.
