Pekerja bebas ialah impian ramai orang, tetapi realitinya, mengurus invois boleh menjadi suatu mimpi ngeri. Proses ini sama seperti permainan Tetris kewangan yang tidak berkesudahan, cuba untuk menyesuaikan semua nombor dan tarikh akhir bersama-sama. Dan jangan lupa tentang pengalaman yang tidak menyenangkan apabila anda perlu menghubungi klien berkenaan dengan pembayaran lewat.
Walau bagaimanapun, dengan alat dan strategi yang betul, anda boleh menyelaraskan proses dan mendapat bayaran dengan lebih cepat. Dalam artikel ini, kami akan berkongsi lima petua pengurusan invois untuk membantu anda kekal teratur dan kembali kepada perkara yang terbaik yang anda lakukan—memukau pelanggan dan mengembangkan perniagaan anda.
Mengapakah pengurusan invois penting?
Proses pengurusan invois yang berkesan membantu anda—dan klien anda—menghalang kesilapan yang besar dalam pemprosesan dan pembayaran invois anda. Ini boleh membantu anda mengelakkan kelewatan dalam menerima bayaran untuk produk atau perkhidmatan anda yang disebabkan oleh kesilapan manusia dalam kemasukan data. Akibatnya, pengalaman invois yang lancar dan tanpa tekanan boleh membina hubungan positif dengan klien anda.
Dilengkapi dengan alatan yang sesuai, pengurusan invois juga boleh membantu anda mengurus aliran tunai dan inventori anda serta meramalkan kewangan dan pertumbuhan anda.
Cara mengurus invois dengan berkesan
Berikut ialah lima tip untuk membantu anda mengurus invois anda dengan berkesan:
1. Pilih perisian terbaik untuk anda
Langkah pertama untuk pengurusan invois yang berkesan adalah memilih perisian yang terbaik. Sesetengah klien mungkin lebih suka invois dihantar kepada mereka sebagai dokumen Word, Google Doc atau PDF supaya mereka boleh memuat naik terus dokumen tersebut kepada sistem pengurusan invois mereka sendiri untuk diproses.
Walau bagaimanapun, untuk menjadikan proses lebih mudah untuk semua orang, lihat pada perisian yang membolehkan anda membuat, mengurus dan menghantar invois anda dari satu tempat.
Dropbox menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan semua invois, menjadikannya lebih mudah untuk mengakses, mengurus dan berkongsinya dari mana-mana peranti, di mana-mana sahaja. Ini menghapuskan keperluan untuk storan fizikal, seperti fail kertas atau storan komputer tempatan, yang boleh terdedah kepada kehilangan atau kerosakan.
Dan jika anda sedang mencari cara untuk menyambungkan fail anda kepada perisian penginvoisan atau pengurusan projek anda, Dropbox menyepadukan dengan pelbagai alatan seperti ActiveCollab dan Xero Tax.
2. Permudahkan pelanggan anda untuk membayar anda
Tiada keadaan yang lebih teruk daripada klien tidak bersedia untuk menerima invois. Penting untuk membincangkan terma pembayaran dengan klien anda secepat mungkin—sebaik-baiknya sebelum anda memulakan sebarang kerja. Dengan cara itu, anda boleh menjelaskan cara yang anda pilih untuk dibayar dan pembayaran tersebut boleh dibuat oleh klien semudah mungkin apabila tiba masanya.
Proses pembayaran yang mudah bermanfaat untuk semua orang—pelanggan boleh meringankan beberapa tugas yang memakan masa yang terlibat dengan memproses invois dan anda boleh meningkatkan aliran tunai anda dengan menerima pembayaran dengan lebih cepat.
Kaedah pembayaran elektronik seperti Stripe dan PayPal adalah lebih selamat daripada pembayaran tunai tradisional. Kaedah ini juga jauh lebih pantas daripada membuat pindahan bank melalui perbankan dalam talian.
3. Automatikkan proses
Alat pengurusan invois digital boleh membantu anda mengelakkan banyak kemungkinan ralat yang biasa berlaku pada invois kertas. Invois anda boleh dihantar terus daripada alat invois anda kepada klien anda, tanpa berisiko untuk tersesat semasa proses penghantaran.
Jika anda perlu mengumpulkan tandatangan untuk invois anda, alat seperti Dropbox Sign boleh membantu anda mempercepatkan perkara ini dengan mengautomasikan kebanyakan proses. Anda boleh membuat templat boleh guna semula dan borang pra-isi yang boleh anda sesuaikan dan hantar kepada pelanggan untuk eSignature. Anda akan menerima pemberitahuan e-mel apabila pelanggan anda melihat, membuka atau menandatangani invois anda.
4. Jimat masa dengan templat tersuai
Jika anda perlu membuat invois pembayaran langganan atau kerja projek biasa untuk klien, maka templat akan menjimatkan banyak masa dan usaha anda.
Dengan cara itu, maklumat yang sama yang anda akan masukkan secara manual berulang kali adalah pra-diisi. Menambah logo jenama anda dan menyesuaikan gaya templat anda juga memastikan invois anda lebih dikenali oleh pelanggan.
Jika anda tidak memerlukan tandatangan pada invois anda, Dropbox membenarkan anda mengedit dokumen PDF dengan mudah, supaya anda boleh membuat invois baharu daripada templat dalam beberapa klik. Kawalan versi membolehkan anda menjejaki perubahan pada invois—yang mungkin berguna untuk pengauditan. Anda kemudian boleh berkongsi fail ini dengan pautan mudah dan pelanggan, pembekal atau pihak berkepentingan lain boleh mengakses fail ini walaupun mereka tidak mempunyai akaun Dropbox.
5. Mempunyai rancangan untuk invois yang belum dibayar
Malangnya, ramai pekerja bebas memberitahu bahawa situasi invois tertunggak dan tidak dibayar menjadi perkara biasa. Terdapat banyak faktor yang boleh menyebabkan situasi ini berlaku, daripada invois tidak dihantar kepada orang atau jabatan yang sesuai, hinggalah kepada klien yang terlalu sibuk untuk memproses invois.
Oleh sebab itu, penting untuk menyediakan proses bagi invois yang tidak dibayar. Ini mungkin termasuk:
- Menetapkan sebarang bayaran lewat atau caj faedah dalam kontrak anda dengan klien
- Meminta pembayaran semasa penerimaan, bermakna klien harus membayar anda sebaik sahaja mereka menerima invois
- Menetapkan tempoh pembayaran yang munasabah supaya klien tidak tergesa-gesa
- Menjadualkan peringatan untuk dihantar kepada pelanggan melalui e-mel sekiranya invois anda hilang secara tidak sengaja dalam e-mel pelanggan anda
- Contohnya, tujuh hari sebelum tarikh tamat pembayaran, pada tarikh tamat tempoh itu sendiri dan tujuh hari selepas tarikh tamat tempoh
Cara mengurus invois dengan Dropbox
Jika anda tidak menggunakan perisian invois, sebaliknya mencipta invois secara manual sebagai dokumen, Dropbox boleh menjadi cara yang berguna untuk menyimpan, menyusun dan berkongsi invois anda.
Muat naik invois ke akaun Dropbox anda dan minta ia segera disegerakkan ke peranti anda. Kemudian hanya kongsi dokumen terus dari storan awan anda dalam beberapa klik.
Pengurusan invois dipermudahkan
Percepatkan proses mencipta, menyesuaikan dan menghantar invois dengan Dropbox.
Dropbox berfungsi sebagai hab berpusat untuk menyimpan, mengedit dan berkongsi invois anda supaya anda boleh kekal teratur dan memantau kewangan anda.
