Apabila kita perlu menyelesaikan sesuatu dalam menghadapi tarikh akhir yang dekat dan beban kerja yang bertindan, pengurusan projek selalunya menjadi perkara terakhir yang kita fikirkan. Tetapi tidak mengutamakan tugas kerja boleh menjejaskan kecekapan anda—malah boleh menjejaskan keseluruhan projek anda.
Untuk mengelakkan perkara ini berlaku, anda perlu membangunkan sistem pengurusan masa dan keutamaan tugas. Strategi yang kukuh untuk mengutamakan tugas kerja boleh membantu anda kekal fokus dan mengatasi gangguan yang berterusan.
Sebelum kita melihat beberapa cara yang boleh diambil tindakan untuk mengutamakan tugas, mari kita ingatkan diri sendiri sebab perkara ini penting pada mulanya.
Mengapakah mengutamakan tugas kerja itu penting?
Dalam dunia yang sibuk hari ini, kadangkala mudah untuk mengurus beberapa item pada senarai tugas anda sekali gus. Tetapi ini boleh menjadi sangat serabut—di manakah anda bermula?
Apabila anda tidak mengutamakan tugas, mungkin kelihatan lebih mudah untuk menyelesaikan tugas yang mudah atau tidak penting terlebih dahulu. Tetapi sebenarnya, menyelesaikan tugas yang cepat dan mudah dahulu boleh membuatkan anda rasa kemajuan yang palsu. Dan apabila tiba masanya untuk melakukan tugas penting atau yang peka masa, anda akan keletihan.
Mengekalkan beban kerja anda menjadi sukar apabila anda mengerjakan perkara yang salah pada masa yang salah. Ia mungkin kelihatan dan berasa seperti anda sedang produktif dengan menandakan banyak tugas kecil, tetapi ini sebenarnya boleh memberi kesan negatif pada kecekapan anda. Anda mungkin mengambil masa yang lebih lama untuk menyiapkan projek kerana anda tidak mengutamakan tugas anda dengan betul.
5 tip tentang cara mengutamakan tugas di tempat kerja
Tiada siapa yang suka tarikh akhir yang terlepas. Itulah sebabnya mengutamakan tugas kerja adalah penting—ia membantu anda kekal fokus, mengurus masa anda dengan cekap dan akhirnya menghasilkan kerja terbaik anda.
Mari lihat lima kaedah keutamaan tugas yang boleh diambil tindakan.
1. Kenal pasti tugas yang penting—dan tugas yang mendesak
Tugas penting ialah tugas yang mesti ada dalam senarai tugasan anda kerana tugas ini menyokong matlamat atau strategi jangka panjang projek anda, tetapi tugas tersebut tidak peka masa. Tugas ini mungkin tugas harian yang diperlukan atau yang mempunyai tarikh akhir yang lebih lama dalam garis masa projek.
Tugas yang mendesak pula adalah tugas yang memerlukan perhatian segera. Anda tidak mampu untuk melangkau ini kerana tidak mengendalikannya dengan segera boleh membawa kesan negatif serta-merta untuk projek atau pasukan anda.
Membezakan tugas yang penting daripada yang mendesak ialah langkah pertama dalam mengutamakan kerja anda. Sebaik sahaja anda mengetahui tugas yang perlu anda kerjakan terlebih dahulu, anda boleh mula melaksanakan alat dan kaedah yang betul untuk memastikan anda kekal fokus.
2. Jangan lakukan berbilang tugas
Menyusun jadual anda dengan terlalu banyak keutamaan yang bersaing dan tugas yang rumit akan menyebabkan anda lesu upaya. Fokus pada satu tugas pada satu masa supaya anda boleh memberikan perhatian sepenuhnya. Anda akan bersyukur apabila anda menyemak kerja anda dan hanya sedikit perubahan yang perlu dibuat!
Ini adalah kaedah yang mudah dan berkesan untuk meningkatkan kecekapan. Apabila kita mempunyai keutamaan yang bersaing di tempat kerja, ramai di antara kita merasakan keperluan untuk memastikan beratus-ratus tab dibuka dalam penyemak imbas kami untuk memastikan kami mempunyai segala-galanya yang mungkin kami perlukan sedia, untuk berjaga-jaga.
Sebaliknya, pertimbangkan untuk menyatukan fail projek anda, pautan, e-mel dan kandungan lain ke dalam kumpulan yang anda boleh kembali apabila anda memerlukannya.
Dalam Dropbox Dash, kami memanggil ini sebagai “tindanan”, yang menggunakan AI untuk memastikan anda dan kandungan anda—daripada semua apl dan pelayar anda—berada di satu tempat. Kemudian, tindanan menggunakan AI untuk memastikan anda dan kandungan anda teratur, supaya anda boleh memberikan lebih tumpuan kepada “perkara” dan “cara” anda menyelesaikan kerja penting anda, dan kurang tumpuan kepada “tempat”.
3. Cipta jadual—dan patuhi jadual tersebut
Jadual yang jelas boleh membantu anda merancang, mengurus dan memperuntukkan masa anda dengan berkesan. Jadual tersebut berfungsi sebagai pelan tindakan, menyatakan tugas yang perlu dilakukan pada penghujung hari, minggu atau bulan.
Alat terpusat berkuasa AI seperti Dropbox Dash boleh membantu anda mengekalkan hari kerja anda dalam satu halaman pusat. Daripada mesyuarat yang perlu dihadiri, fail yang anda perlukan dan projek yang perlu diutamakan, anda akan menemui semuanya dalam satu tab yang berbeza.
Memanfaatkan kuasa AI menghapuskan proses manual yang membosankan untuk pukat tunda melalui berbilang kalendar, senarai tugasan dan peringatan untuk menetapkan jadual anda. Semuanya disepadukan dengan lancar ke dalam satu platform pusat yang menyediakan pengesyoran diperibadikan agar sesuai dengan aliran kerja anda.
4. Wujudkan sistem keutamaan seluruh pasukan
Kerja anda saling berhubung kait. Jika anda ialah pasukan yang menghargai kerjasama, menggunakan sistem keutamaan yang jelas akan membantu anda mengelakkan sebarang masalah komunikasi tentang tarikh akhir, skop kerja dan tugas yang diberikan.
Apabila anda mengutamakan kerja projek sebagai satu pasukan, anda boleh menetapkan tugas dalam kalangan ahli pasukan mengikut siapa yang mempunyai masa, konteks dan pengalaman yang sesuai. Dengan cara itu, anda boleh menumpukan perhatian anda pada tugas-tugas yang mendesak dan penting yang memerlukan tindakan segera.
5. Urus gangguan anda
Kadangkala anda boleh mencari fail atau beberapa maklumat ringkas dengan melayari desktop atau pelayar anda dan mengimbas banyak apl, tab dan alat anda. Tetapi membuka begitu banyak perkara sekali gus boleh mengalihkan perhatian anda dengan mudah daripada tugas yang sedang diurus. Bagaimanakah pula dengan menjawab permintaan ad hoc pantas daripada rakan sekerja atau menyemak e-mel peribadi anda?
Daripada bertukar-tukar antara apl dan terjebak dalam perangkap pelengahan kerja, jimat masa dan hapuskan gangguan dengan alat carian universal yang membantu anda mencari apa-apa sahaja daripada satu bar carian.
Jangan hanya jimatkan masa—gunakan masa itu dengan bijak
Dropbox berinteraksi dengan alat yang anda gunakan setiap hari untuk membantu anda memberikan kurang tumpuan kepada kesibukan kerja dan lebih tumpuan kepada idea besar.
Minimumkan masa yang anda luangkan untuk tugas pentadbir yang membosankan dan aktiviti biasa—berikan tumpuan tenaga dan kreativiti anda kepada perkara yang penting supaya anda boleh bekerja dengan lebih bijak, bukan lebih kuat.
