Komunikasi HR merujuk kepada pertukaran maklumat antara pasukan sumber manusia dan orang lain—pekerja baharu, pemohon pekerjaan dan pihak berkepentingan lain. Komunikasi HR menunjukkan pentingnya butiran disampaikan dengan lancar dan memastikan semua orang sejajar.
Ia merangkumi pelbagai maklumat daripada pelbagai sumber yang berbeza. Oleh sebab itu, ia kadangkala boleh menjadi agak huru-hara—apatah lagi mengelirukan, terutamanya apabila anda berurusan dengan dasar dan kemas kini seluruh syarikat.
Itulah sebabnya anda memerlukan pelan komunikasi HR yang jelas, berkesan dan boleh diambil tindakan. Ini boleh memastikan mesej utama disampaikan daripada jabatan HR kepada pekerja dengan cara yang tepat pada masanya dan cekap.
Mari terokai sebab pasukan HR anda memerlukan strategi komunikasi dan cara untuk menjalankan aliran kerja ini.
Faedah strategi komunikasi HR
Strategi komunikasi HR yang berkesan boleh membantu meningkatkan penglibatan pekerja dan membina kepercayaan. Ia menyediakan beberapa faedah untuk organisasi, termasuk:
Sambungan
Komunikasi yang berkesan antara HR dan jabatan atau pekerja lain boleh menjadi penting untuk mengekalkan budaya syarikat yang positif. Ia membantu semua orang berasa terlibat dan dimaklumkan tentang perkara yang berlaku dari segi dasar syarikat, inisiatif dan objektif perniagaan.
Apabila HR mengamalkan komunikasi yang baik dengan jabatan lain, ia memastikan semua orang berada pada halaman yang sama dan berusaha ke arah matlamat yang sama.
Amanah
Komunikasi yang jelas menunjukkan keaslian dan membantu membina hubungan tulen antara HR dan pekerja. Rakan sekerja anda akan berasa dihargai sebagai ahli organisasi anda jika anda sentiasa memantau mereka dan menekankan empati dalam komunikasi dalaman anda.
Mewujudkan proses komunikasi dua hala yang telus di mana pekerja boleh mempercayai pasukan HR mereka boleh memupuk semangat kekitaan yang lebih mendalam, seterusnya meningkatkan kepuasan dan pengekalan pekerja.
Konsisten
Strategi membolehkan anda membina dan mengekalkan nada suara dan jenama yang konsisten yang pekerja rasa mereka boleh kenali dan percayai. Daripada proses penerimaan pekerja baharu kepada proses pelepasan pekerja bagi mereka yang akan keluar, konsistensi adalah penting.
Jadual komunikasi yang tepat pada masanya dan sesuai tentang pengumuman dalaman dan berita syarikat mengelakkan kemungkinan salah faham dan kekecewaan.
Penambahbaikan
Strategi komunikasi berkesan yang membantu pekerja memahami perubahan dan kemajuan seluruh syarikat boleh mengurangkan risiko konflik dalaman antara ahli pasukan atau jabatan.
Anda juga boleh menggunakan ini sebagai peluang untuk mengumpul maklum balas daripada rakan sekerja anda tentang cara anda boleh menambah baik dan perkara yang mereka mahu lihat untuk pengalaman pekerja yang lebih baik.
Bagaimana untuk mencipta strategi komunikasi HR
Untuk mencipta strategi komunikasi HR yang berkesan, pertimbangkan langkah berikut:
Perkara yang perlu dipertimbangkan
Sebelum membangunkan strategi komunikasi, profesional HR harus mempertimbangkan beberapa faktor, termasuk:
- Jenis komunikasi yang digunakan dalam organisasi anda
- Komunikasike atas —maklumat mengalir ke atas daripada pekerja kepada pengurusan dan HR
- Komunikasike bawah —maklumat mengalir ke bawah daripada HR dan pengurusan kepada pekerja
- Komunikasi merentas fungsi—maklumat mengalir dengan bebas merentasi jabatan yang berbeza, memecahkan silo antara pasukan
- Saluran berbeza yang digunakan oleh organisasi anda untuk mendayakan komunikasi ini
- E-mel
- Intranet syarikat
- Alat komunikasi pekerja seperti Slack atau Zoom
- Apl atau pelantar yang anda gunakan untuk mengurus dan menghantar bahan pekerja, seperti Dropbox Sign atau DocSend
- Semua mesyuarat tangan atau dewan bandar di seluruh syarikat
1. Tentukan objektif anda
Pertimbangkan tujuan komunikasi anda dan perkara yang ingin anda capai dengannya. Adakah anda cuba untuk:
- Tingkatkan prestasi?
- Jadikan perkara lebih mudah atau lebih mudah untuk pekerja?
- Menjana kesedaran tentang sesuatu?
- Meminta atau menggalakkan tindakan?
- Rujuk pekerja atau perhalusi idea?
- Memberi inspirasi dan melibatkan diri?
Jika anda buntu untuk mendapatkan idea, kumpulkan maklum balas daripada pekerja untuk memahami perkara yang mereka suka dan tidak suka tentang strategi komunikasi dalaman semasa. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan ciri analisis seperti Hantar dan jejaki Dropbox untuk mendapatkan statistik tentang komunikasi dan bahan yang paling kerap digunakan oleh pekerja.
2. Perhalusi aliran kerja anda
Tiada strategi komunikasi boleh berfungsi tanpa pelan tindakan. Dalam hal ini, pertimbangkan:
- Siapa yang akan bertanggungjawab untuk penciptaan dan pengedarannya
- Khalayak yang dimaksudkan dan saluran atau platform yang digunakan untuk menjangkau mereka
- Bila komunikasi akan disampaikan, untuk memaksimumkan impaknya
- Sebarang tindakan susulan, untuk membolehkan strategi dibangunkan dan memastikan maklum balas atau respons pekerja dapat ditangani dengan cepat
Dropbox menyediakan ruang yang ringkas dan berpusat untuk mengurus aliran kerja HR anda. Daripada pelan projek kepada perkongsian bahan kemasukan pekerja, Dropbox menawarkan set alat dan ciri yang komprehensif untuk memperkemaskan komunikasi HR.
3. Sediakan kandungan anda dan bangunkan jadual
Anda mungkin ingin membuat templat untuk bahagian kandungan yang boleh diulang—seperti surat tawaran kerja, pelan orientasi atau kemas kini dasar—untuk memudahkan penghantaran komunikasi dengan rupa dan rentak yang konsisten. Setiap bahagian kandungan harus mempunyai penonton yang ditentukan dan garis masa atau jadual penyampaian.
Anda juga boleh menggunakan analisis penglibatan anda daripada Hantar dan jejaki untuk bertemu pekerja anda di tempat mereka berada. Daripada menghantar komunikasi anda pada masa yang tidak sesuai, anda boleh menghantar komunikasi anda tepat apabila pekerja paling aktif pada pelantar atau saluran pilihan anda.
4. Menilai dan menambah baik
Pantau prestasi strategi anda untuk mengukur keberkesanannya dan buat pelarasan sewajarnya.
Untuk berbuat demikian, anda boleh menjalankan audit dan melihat metrik seperti kadar buka dokumen, klik dan maklum balas pekerja semasa penilaian anda. Anda perlu melihat beberapa metrik yang berbeza untuk mendapatkan gambaran penuh tentang cara strategi anda diterima oleh khalayaknya.
Berhubung, bekerjasama dan berkomunikasi—semuanya di satu tempat
Komunikasi yang lemah antara HR dan pekerja adalah cara yang pasti untuk menggagalkan kejayaan organisasi. Membangunkan dan mengekalkan pelan komunikasi HR adalah penting untuk membina kepercayaan pekerja dan mewujudkan persekitaran kerja yang positif di mana semua orang berasa didengari.
Dropbox mempunyai semua alatan yang diperlukan oleh profesional HR untuk membangunkan dan melaksanakan strategi komunikasi yang berkesan—daripada bekerjasama dengan rakan sekerja tentang idea baharu kepada tempat berpusat untuk semua kandungan anda.
