En sikkerhetsoppgradering gir ekstra fordeler for Aquamarine Capital

Utfordring: Utdaterte lagrings- og delingssystemer

Aquamarine er et investeringssamarbeid inspirert av de originale Buffett-samarbeidene fra 1950-tallet, drevet av Guy Spier, som følger en tett replikering av de opprinnelige Buffett-samarbeidsreglene. Investeringsfondet forvalter millioner av dollar i eiendeler og vokser jevnt og trutt, og er avhengig av DocSend for å sikkert administrere kommunikasjonen med potensielle kunder og andre eksterne parter.

Før Dropbox og DocSend, forklarer David Jud, økonomisk ansvarlig i Aquamarine, brukte organisasjonen hans utdaterte systemer til å lagre og dele filer internt i selskapet globale team. I tillegg var teamet på utkikk etter en sikrere måte å dele og spore hvitebøker med investorer, potensielle kunder og andre eksterne parter på.

Som en del av et fartsfylt og globalt distribuert team som forvalter et investeringsfond, samarbeider David kontinuerlig med kollegene og kommuniserer med investorer, potensielle kunder og andre eksterne parter. I utgangspunktet brukte Aquamarine eldre programvare for å lagre og sikkerhetskopiere filer. «Vi hadde mange problemer med vårt gamle system for fillagring. Vi var ikke i stand til å dele filer med enkeltpersoner utenfor selskapet vårt, eller se dokumenter som åpnet i en nettleser», forteller David. «Uten en sikker dokumentdelingsplattform var det utfordrende for oss å kommunisere med mennesker utenfor organisasjonen vår», legger han til. Teamet hos Aquamarine trengte et nettskybasert system for å synkronisere og lagre filene deres fra hvor som helst.

Løsning: En sømløs måte å synkronisere og dele filer med Dropbox

David tok i bruk Dropbox' filsynkroniseringsløsning og DocSends sikre dokumentdelingsplattform for å samle organisasjonens innhold på ett sted og trygt distribuere kommunikasjon med potensielle kunder og andre eksterne parter.

Da organisasjonen gikk over til Dropbox for flere år siden, følte de umiddelbart fordelene med et spesialbygget system som automatisk sikkerhetskopierte all viktig dokument- og investeringsanalyse. «Noen på teamet vårt i USA kan jobbe med investorundersøkelser og få et teammedlem i Sveits til å kommentere på det samtidig», sa David. Dropbox har blitt teamets plattform for fillagring, noe som gjør det enklere å jobbe sammen fra hvor som helst. «Vi er veldig fornøyde med Dropbox», legger David til.

David er i stand til å laste opp dokumenter til DocSend og lage beskyttede koblinger for personer utenfor organisasjonen for å få tilgang til hvitebøker, rapporter og faktaark. Filen i DocSend er sikret med en hviteliste for e-post, utløpsdatoer og ekstra passordbeskyttelse, noe som begrenser tilgangen til akkrediterte personer. Disse dokumentene, opprinnelig plassert i Dropbox for internt samarbeid, deles deretter eksternt ved hjelp av DocSend. Før en mottaker åpner et dokument, signerer vedkommende en NDA i DocSend med et enkelt klikk. I stedet for å administrere flere dokumenter og koblinger er Aquamarines NDA spesialbygd inn i dokumentvisningsopplevelsen i DocSend. All denne beskyttelsen gir ikke bare trygghet for Aquamarine, men også en friksjonsfri brukeropplevelse.

Under covid-19-pandemien lanserte Guy Spier, administrerende partner i Aquamarine, en podkast kalt Education of a Value Investor. Inspirert av boktittelen hans med samme navn holder Spier samtaler med innflytelsesrike tankeledere, og dekker alt fra investeringsstrategier, oppmerksomhet, maskinlæring og mer. Podkasten har blitt en hjørnestein i hvordan firmaet bygger bevissthet og utvider sitt nettverk. Mens Spier og teamet hans produserte verdifullt innhold, var det vanskelig å holde styr på det individuelle brukerengasjementet blant lyttere som fikk tilgang til materialet hos en tredjepart.

En nyskapende måte David løser denne utfordringen på, er ved å inkludere podkast-transkripsjoner i DocSend i hver episodes beskrivelse. «DocSend er ganske praktisk. Vi laster opp podkast-transkripsjonene til unike DocSend-koblinger, og hver seer angir e-posten sin før de leser», delte David. Helt nye lyttere som engasjerer seg i transkripsjonene, blir ofte aktive medlemmer av Aquamarines nettverk. Med DocSend kan David holde styr på disse potensielle brukerne og deres reiser over tid, samtidig som det beriker den generelle lytteropplevelsen ved å bruke tilgang til podkasten i et alternativt format. «Jeg kan motta varslinger hvis enkelte episoder får gjennomslag, og jeg kan se hvem som samhandler med innholdet vårt», forteller David. DocSend gjør prosessen med gating av innhold intuitiv, slik at alle i firmaet kan skape gatet innhold og spore lytterengasjement over tid, uavhengig av teknisk markedsføringsbakgrunn.

DocSends intuitive integrasjon med Salesforce og virtuelle datarom beriker investorkonferanser

DocSends integrasjon med Salesforce forenkler hvordan David sporer brukerengasjement med innhold. Som en som bruker mye tid i Salesforce, er David glad for at alle seerinteraksjoner med investoranalyse som ligger i DocSend også reflekteres på kontonivåinformasjonen i Salesforce. «Det sparer meg massevis av tid å slippe å bytte frem og tilbake mellom to programvarer. Vi kan se i Salesforce hvordan folk samhandler med dokumentene vi sender ut.» For David er Salesforce det eneste stedet han henter informasjon fra. DocSend beriker den grunnleggende innsikten han får fra Salesforce, og gir «mer detaljerte data om hvordan kontakter engasjerer seg i innholdet vårt», legger David til.

Guy Spier avholder en årlig konferanse med likesinnede for å dele oppdateringer om investeringsanalysen deres. Deltakerne presenterer funnene sine, og disse presentasjonene er konfidensielle, så de må holdes i et sikkert virtuelt miljø.

David bruker DocSends virtuelle datarom for å dele konferansemateriell og presentasjoner med deltakerne. «Det er mye lettere for oss å bruke et DocSend-datarom til å holde alle konferansepresentasjonene, i stedet for å sende ut tjue unike koblinger til hver deltaker», fortalte David. Kun en godkjent liste over enkeltpersoner kan få tilgang til presentasjonene før konferansen i ett enkelt tilgjengelig datarom.

Gjennom den kombinerte kraften til Dropbox og DocSend har Aquamarine en strømlinjeformet måte å oppdatere, administrere og dele innhold på, enten med en ansatt internt eller en ekstern person.