Med riktig partner er skalering enkelt: BlackMatter Creative øker båndbredden med Dropbox Dash

Bakgrunn

Hvis noen forstår verdien av et godt partnerskap, så er det BlackMatter Creative. «I stedet for å jobbe med en sjekkliste over punkter, samarbeider vi med deg for å finne ut hva det endelige målet ditt er, og tar deg deretter med på en reise for å forstå hva du trenger», sier kundeansvarlig Jessica Lytle.

Denne autentiske tilnærmingen har hjulpet BlackMatter med å bygge et imponerende omdømme og tiltrekke seg globale kunder fra en rekke bransjer. Men som en liten bedrift må de få mest mulig ut av sine interne ressurser. De bruker verktøysettet sitt for å spare tid, forbedre produksjonen og gjøre kommunikasjonen mellom teammedlemmer og kunder uanstrengt.

«Vi er et lite byrå.» Vi samarbeider med kunder og eksterne kreative aktører, enten det er skribenter, tekstforfattere, fotografer eller videografer. Så det er veldig viktig å sørge for at alle har verktøyene de trenger for at vi skal kunne starte et prosjekt effektivt», sier Paul Woodard, president og kreativ direktør i BlackMatter Creative.

Utfordring: et lite byrå med mange bevegelige deler

Før man hadde disse verktøyene på plass, pleide det å starte et nytt prosjekt å innebære å hoppe gjennom mange ringer.

«En av våre største utfordringer var å få alt organisert – fra elementene og delene vi trengte til teammedlemmene som skulle være med på prosjektet.»

For kundeansvarlige som Lytle var den nest største utfordringen prosjektflyten.

«Bare det å holde tritt med arbeidet kan være utfordrende», sier hun. «Vi har så mange prosjekter på gang, og vi vil virkelig sørge for at alle kundenes prioriteringer og tidsfrister blir overholdt.» Det betyr at vi må jobbe så effektivt som mulig.»

Bortsett fra det, trengte BlackMatter en pålitelig måte å engasjere, støtte og administrere kunder fra hvor som helst. Evnen til å jobbe nasjonalt og internasjonalt var spesielt viktig for teammedlemmer som seniordesigner Ben Gennetay.

«Jeg jobber i Frankrike, og kollegene mine er i Oklahoma, så vi trenger at alt deles hele tiden. Jeg har jobbet i kreative byråer som ikke hadde skybasert programvare for lagring før, og det gjør alt vanskeligere og gir ekstra styr.»

Løsning: å bruke mindre tid på å søke og mer tid på å lage

BlackMatter koblet seg til Dropbox, hvis skybaserte plattform i utgangspunktet hjalp teamet med å lagre og organisere store, klientleverte ressurser.

«Som et kreativt byrå har vi en enorm database med kunstverk, fonter og prosjekter på tvers av et bredt spekter av kunder, så Dropbox sparer mye tid», sier Woodard.

Teamet organiserer filer etter klient i Dropbox, slik at de kan gå dypere inn i prosjektfiler for å finne alt noen muligens kan trenge til et gitt prosjekt. «Dropbox gjør det veldig enkelt å hoppe fra prosjekt til prosjekt, fra klient til klient», sier Lytle.

Etter hvert som BlackMatter har vokst, har også forholdet deres til Dropbox vokst. De ble medlem av Design Partner-programmet og tok også i bruk Dropbox Dash, slik at teammedlemmene kunne finne filer, bilder, videoer og mer på tvers av flere arbeidsplattformer. Med disse tilleggsfunksjonene kan BlackMatter-teamet finne materialer raskere, organisere prosjekter mer effektivt og kommunisere mer effektivt – alt dette gir teamet det de trenger for å skalere smartere og levere arbeid innenfor stramme tidsfrister.

De har gått et skritt videre og lager materiale raskere med AI-drevne verktøy for analyse, oppsummering og skriving. Gennetay brukte nylig Dash til å begynne å lage lysbilder for sosiale medier, og matet programvaren med parametere om antall lysbilder og emner for hvert av dem. Det satte fart i den kreative tenkeprosessen, slik at han kunne begynne å finpusse den.

De bruker også Dash AI-funksjoner for å fremheve viktige detaljer gjennom en personlig chat. Under et møte spurte noen kunder Woodard om spesifikke prosjektdetaljer. Han visste at den lå i en e-post et sted, men det ville vanligvis ta for lang tid å finne den bare ved å søke. «Så jeg hoppet inn i Dash, skrev inn et nøkkelord i søkefeltet, og det ga meg et nøyaktig svar med en gang.» Jeg elsker at jeg kan bruke Dash mens jeg er på forretningsmøte for å gi kundene et godt svar med detaljene de trenger.»

Disse øyeblikkene er viktige, ikke bare for å bygge klienttillit, men også for å holde seg oppdatert på raskt skiftende tidslinjer.

«Alt er så tidsstyrt i bedriften vår, og ethvert ekstra sekund vi kan presse ut av dagen hjelper», sier Lytle. «Det er så effektivt å ha én sentral plassering som kan søke i alle våre kreative filer og hente ut det vi trenger, og vi gleder oss veldig til å skalere det.»

Resultater: sjonglering av større arbeidsmengder med mindre innsats

BlackMatters arbeidsmengde fortsetter å øke. Økt arbeid kan bety økt stress, men teamet er ikke bekymret.

«Dash gir oss verktøyene vi trenger for å bli mer effektive, slik at vi kan håndtere noen av de nye og større arbeidsmengdene som dukker opp», sier Woodard.

Designere som Gennetay kan ikke forestille seg en dag uten programvaren. «Dropbox har ærlig talt forandret livet mitt.» Hvis det ikke fantes Dropbox, ville jeg ikke jobbet for et byrå i Amerika.»

Som teamet hadde håpet, har en av de største innvirkningene vært deres evne til å skalere. Før Dropbox var teamet opptatt med den daglige driften av virksomheten. Nå som de ikke trenger å bekymre seg for å organisere, lagre eller dele innhold, står de fritt til å være til stede med klienter og ha samtalene som utløser deres beste kreative arbeid.

De har også mer pusterom til oppgaver som nettstedoppdateringer og justering av produktmeldinger. Etter hvert som teamet fortsetter å drive frem flere kunder, kreative initiativer og partnerskap, vet de at Dropbox alltid er der for å hjelpe.

«Det å gå gjennom denne prosessen med Dash og samarbeide med Dropbox-teamet har virkelig fått oss til å føle oss verdsatt som kunde.» Det har vært et fantastisk samarbeid, sier Woodard.