Bond effektiviserer ansettelsesprosessen

Utfordring:

Bond jobber for raskere finansinnovasjon og tilgang til kapital. Bond gjør det enkelt for virksomheter å tilby samsvarende finansielle produkter, ved å gjøre integrasjonen med gammeldagse banker og finansleverandører mer intuitiv. Siden de står overfor massiv vekst som resulterer i et behov for raske ansettelser, bruker Bond DocSend til å dele informasjon sikkert med potensielle jobbkandidater under intervjuet og ansettelsesprosessen.

Før DocSend pleide Brittney Harvey, som jobber med rekruttering i Bond, å sende ut rekrutteringspakker samt hjemmearbeidsoppgaver for ledige stillinger, til jobbkandidater som e-postvedlegg eller Google Drive-filer. I en svært sensitiv bransje og et konkurranseutsatt marked bekymret Brittney seg til tider for at informasjon skulle komme i feil hender. Dette førte til et søk etter en sikrere delingsløsning for eksterne dokumenter under ansettelsesprosessen.

Å bygge ut rekrutteringsfunksjonen i en voksende oppstartsbedrift er ingen liten oppgave. Brittney ønsket å sørge for at sikkerhet og brukervennlighet ble prioritert når de delte informasjon med kandidater. Under den innledende intervjuprosessen hos Bond sender Brittney ut en oversikt som forteller litt om selskapet og produktet. Noen ganger kan kandidatene bli intervjuet av konkurrenter eller komme fra lignende bransjer, så det er viktig at disse produktoversiktene holdes trygge og ikke havner i feil hender.

Løsning:

Teamet henvendte seg til DocSends sikre dokumentdelingsløsning for å sikre sensitive presentasjoner og kasusstudier som ble sendt til kandidater under ansettelsesprosessen.

Med DocSend får Brittney større sikkerhet og kontroll på over hvem som får tilgang til bedriftsinformasjon. «Jeg elsker e-postvarslingene jeg får. Jeg kan kryssjekke for å sikre at kandidater som ser på dokumentet, også er oppført i søkersporingssystemet vårt», forklarer Brittney. Hvis Brittney får behov for å oppdatere et dokument etter å ha sendt det, kan hun enkelt gjøre rettelsen én gang, så endres versjonen av filen automatisk. Derfor vet Brittney at hun alltid sender den mest oppdaterte versjonen av rekrutteringsmaterialet.

Oppfølging med interesserte kandidater til rett tid

Med stadig større muligheter til hjemmekontor og mer fleksible alternativer for jobbsøkere, ser ansettelsesmarkedet et løft i søknader som aldri før. For rekrutterere kan oppfølging av interesserte kandidater i rett øyeblikk utgjøre en enorm forskjell. Før hun tok i bruk DocSend, slet Brittney med å finne ut hvilke kandidater som var genuint interesserte. Med DocSends analyser mottar Brittney side-for-side-analyser og varslinger når noen ser på et dokument hun har delt. Brittney kan bruke denne informasjonen til å følge opp i rett øyeblikk. Jo raskere Brittney kan kontakte en kandidat når Bond er fremst i tankene, desto mer sannsynlig er det at hun får en positiv respons.

Øker engasjementet for kandidater med 25 % og opprettholder en rettferdig ansettelsesprosess

Når en kandidat kommer seg gjennom den første rekrutteringsrunden, er neste trinn ofte en hjemmeoppgave. Tidligere delte Brittney oppgaven med kandidatene som et Google-dokument. Hun innså imidlertid at dette var problematisk: «Jeg fant ut at jeg ikke kunne holde styr på hvem som har sett på dokumentet og ikke.» Uten muligheten til å spore kandidatenes arbeid med oppgaven, slet Brittney med å prioritere hvilke kandidater hun skulle følge opp.

Med DocSend kan Brittney nå se om noen nylig har brukt tid på å se på oppgaven. Hvis noen ikke har sett på hjemmeoppgaven, kan Brittney kontakte dem og sjekke om de fortsatt er interesserte i stillingen. «DocSend har hjulpet oss med å øke antallet personer som svarer på hjemmeoppgaven vår med 25 %, fordi jeg var i stand til å følge opp i rett øyeblikk.»

Det ekstra beskyttelsesnivået i DocSend hindrer kandidatene fra å dele oppgaver med andre som er interessert i den ledige stillingen. Brittney kan sette utløpsdatoer for koblingene, og hun kan slå av muligheten til å laste ned oppgaven. Ved å forhindre at dokumentet sendes til andre, er Brittney i stand til å opprettholde en rettferdig ansettelsesprosess for alle potensielle kandidater.

Analyser som danner grunnlag for samtaler med kandidater

Det kan være utfordrende som rekrutterer eller personalsjef å vite nøyaktig hvor kjent en kandidat er med din bedrift, eller å forutse hvilke spørsmål de kan ha når de går inn i et intervju. Akkurat som en kandidat ønsker å gjøre et positivt førsteinntrykk, ønsker også arbeidsgivere å gi sitt beste inntrykk under intervjuprosessen for å sikre seg de beste kandidatene.

Brittney og personalsjefene hos Bond er i stand til å gå inn i hvert intervju med en følelse av å være forberedt, og de vet hvilken informasjon om selskapet som kan interessere kandidatene og hvor man kan forvente spørsmål. For eksempel kan Brittney før et intervju se at en kandidat har brukt lengre tid på lysbildet om bedriftskultur i rekrutteringspakken, så hun vet å understreke disse elementene i samtalene med vedkommende. «Å kunne se hva kandidaten er mest interessert i, er så viktig. Jeg er i stand til å informere andre intervjuere om hvilke områder de skal jobbe med eller hva kandidatene kan ha spørsmål om», fortalte Brittney.

I et stadig svingende arbeidsmarked kan det være vanskelig å vite hvor en kandidat står, spesielt når det kan være andre tilbud på bordet. Å vite om en toppkandidat er tilbøyelig til å signere et tilbud gjør at rekrutterere vet hvor de skal bruke tiden sin. Med DocSend kan Brittney måle kandidatens interesse i de senere stadiene av ansettelsesprosessen. «Jeg elsker at jeg kan fortelle personalsjefene de gode nyhetene når en toppkandidat som har flere tilbud, sjekker ut materialet vårt igjen. Det betyr at de fortsatt tenker på oss, og da kan det være et godt tidspunkt å ringe dem og se om de har noen spørsmål.» Brittney bruker DocSend som en tidlig indikator for personalsjefene om en kandidat sannsynligvis vil signere et tilbudsbrev.

Dropbox gir sikker lagring av ansattdokumenter etter opplæring

Når nye medarbeidere starter i en bedrift, leder personallederne dem gjennom gjennomgang og signering av mange ulike opplæringsdokumenter. Det er avgjørende at personallederne kan stole på en sikker nettskyplattform for å organisere filer og opplæringsdokumenter.

Når en ny ansatt tiltrer hos Bond, samler personallederne alle nye opplæringsdokumenter ved hjelp av Dropbox. «Vi bruker Dropbox til å administrere medarbeiderdokumentene: tilbudsbrev, signerte avtaler og stort sett alt du kan tenke deg som du har signert som ansatt.» Bond er avhengig av Dropbox' sikre filsynkronisering og lagringsplass-funksjoner i nettskyen for å trygt huse alle interne dokumenter, slik at organisasjonen effektivt kan fokusere på sine større mål. «Vi liker virkelig hvordan Dropbox organiserer alle filene dine og hvordan du enkelt kan ordne mapper. Vårt juridiske team er avhengig av Dropbox for å sikre at bare de rette personene får tilgang til interne dokumenter med passordbeskyttelse.» For en voksende bedrift som Bond er sikkerhet og enkelhet avgjørende for å dele filer mens man er på farten.

Hos Bond, mens rekruttererne bruker DocSend til å trygt dele sensitive dokumenter med kandidater, lagrer HR-teamet underskrevne ansattkontrakter sikkert i Dropbox. Kombinasjonen av disse to produktene holder hjulene i gang i personalavdelingen hos Bond, mens de fortsetter å vokse og skalere.