Hvordan Darakwon økte publiseringen, kuttet kostnader og fikk kontroll

Bakgrunn

Darakwon publiserer språklæringsmateriell for studenter over hele verden. De er basert i Sør-Korea og samarbeider med 86 partnere i 27 land. Fra tidlige utkast til endelige trykte filer, er innhold i stadig bevegelse – på tvers av landegrenser, team og tidssoner.

Utfordring: langsom fillevering og store IT-kostnader

I årevis delte Darakwon filer på gammeldags måten – han brente dem til USB-er, harddisker og til og med Blu-ray-er, og sendte dem deretter utenlands. Hver overføring kan ta omtrent en måned, noen ganger to. Og det fungerte ikke alltid: enheter ble skadet, nedlastinger mislyktes, og filer forsvant.

Darakwon lagret filer på lokale servere, men systemet var vanskelig å administrere:

• Maskinvaren trengte stadige oppgraderinger.
• Havarier var vanlige og forsinket ofte arbeidet.
• Vedlikeholdskostnadene fortsatte å hope seg opp.
• Sikkerhetskopier var kompliserte og føltes ikke alltid sikre.

Noen team prøvde å bruke sine egne skyverktøy, men det skapte bare nye problemer – spredte data, sikkerhetsrisikoer og ingen klar måte å håndtere alt på. Darakwon trengte én plattform som kunne samle alt.

Løsning: ett sted å lagre, sende og administrere filer

Darakwon valgte Dropbox på grunn av enkelheten, påliteligheten og støtten. Det som skilte seg ut på den tiden var lokal koreanskspråklig støtte, sterk global ytelse og bedre totalverdi enn andre plattformer.

Nå ligger alt innholdet til Darakwon på ett sted. Hele teamet har enkel tilgang til filer, men detaljerte tillatelseskontroller sørger for at hver person bare ser det de trenger. Teamet bruker Dropbox Transfer til å sende store ressurser – som boklayout, lydfiler og designarbeid – til partnere over hele Sør-Korea og resten av verden.

For e-læringsprosjekter bruker de av og til Dropbox Replay til å legge igjen rammespesifikke kommentarer på video- og lydfiler – noe som gjør redigeringer enklere når det er behov for ekstern gjennomgang.

De bruker også Dropbox Sign til å håndtere kontrakter digitalt – uten å forlate Dropbox.

Resultater: raskere levering, lavere kostnader, mer trygghet

Nå deler Darakwon filer på sekunder – ingen feil, ingen forsinkelser.

Med raskere deling og færre flaskehalser går prosjekter nå raskere fra utkast til levering. «Siden vi byttet fra vårt forrige system, har den generelle arbeidseffektiviteten blitt forbedret med 5–10 %», legger Shin Kyung-chul, daglig leder hos Darakwon, til.

Dropbox har også bidratt til å kutte kostnader på alle områder:

• Fraktkostnadene falt fra rundt 30 000 dollar i 2021 til rundt 15 000 dollar i 2024, og de fleste filene sendes nå digitalt.
• Teamet bruker mindre tid på å skrive ut, pakke og sende materiell.
• Å gå bort fra et lokalt system sparte dem for maskinvarekostnader og rundt 7500 dollar i året i IT-bemanning.

Det nye oppsettet har gitt ro i sjelen. «Dropbox-versjonskontroll har vært en livredder», sier Shin. «Det har reddet oss mer enn én gang når filer har gått tapt eller blitt ødelagt.» Selskapet har også mer sikkerhet og kontroll over immaterielle rettigheter.

Til slutt hjelper administrasjonskonsollen teamet med å raskt få ansatte på og av, mens detaljerte aktivitetslogger viser nøyaktig hvem som åpnet, redigerte eller slettet en fil. Systemvarsler – som varsler for store filoverføringer – hjelper IT-teamet med å oppdage uvanlig aktivitet og reagere raskt.

Med færre forsinkelser og enklere arbeidsflyter har Darakwon utvidet sin globale publiseringsinnsats med større trygghet og brukervennlighet.