Bakgrunn

I over 100 år har Motion Picture & Television Fund (MPTF) gitt økonomisk støtte, helsehjelp og bolig til arbeidere i underholdningsbransjen. Enten det gjelder å støtte aktører mellom prosjekter, hjelpe bak-kulissene-team med å dekke utgifter, eller drive den årlige TV-konkurransen, er MPTFs oppdrag klart: se et behov, fyll det.

Utfordring: kaotisk, upålitelig fildeling

Men å holde det oppdraget i gang betyr å jobbe raskt. Det lille, men mektige markedsføringsteamet til MPTF sjonglerer alt fra innsamlingskampanjer til å samle inn videoer fra kjendisaktivister. Fra opptak fra arrangementer til grafikk fra sosiale medier deler MPTF filer kontinuerlig – internt, med leverandører og med profilerte støttespillere. Men det gamle systemet deres var ikke bygget for måten de jobbet på. 

• Fillenker mislyktes ofte, noe som gjorde det vanskelig for partnere å få tilgang til innhold.
• Det var kaotisk å samle inn ressurser, med bidragsytere som brukte forskjellige metoder for å sende filer.
• Godkjenningene trakk ut,noe som bremset kampanjer og produksjon av direktesendte arrangementer.

Da det gjaldt deres største innsamlingsarrangement – ​​den årlige TV-maratonen – var disse problemene enda mer presserende. MPTF trengte en måte å raskt samle inn, dele og gjennomgå ressurser fra en rekke samarbeidspartnere, fra redaktører til kjendiser.

Løsning: samle, sende og gjennomgå filer sømløst

For å forenkle fildeling og jobbe mer effektivt, gikk MPTF over til å bruke Dropbox. «Dropbox-teamet var utrolig støttende og ivrige etter å møte behovene våre», forteller Clymer. «De introduserte diverse løsninger, ga oss tidlig tilgang til noen funksjoner og sørget for at vi hadde alt vi trengte. Vi følte oss godt ivaretatt.»

Noen ansatte var også begeistret for overgangen til Dropbox, etter å ha opplevd hvor brukervennlig den var tidligere. LaRosa legger til: «Jeg visste hvor smidig det var å jobbe med Dropbox, for når du har alt på nett, kan du få tilgang til det raskt og når som helst, selv om du ikke har åpnet filen på over to år.»

MPTF satte raskt opp en ny arbeidsflyt for innsamling av ressurser. Nå deler ansatte ganske enkelt en offentlig kobling, slik at samarbeidspartnere kan laste opp filer direkte til de riktige mappene – selv uten en Dropbox-konto.

LaRosa samarbeider nå enklere om prosjekter som MPTF-nyhetsbrevet. Tidligere håndterte hun tilbakemeldinger fra nyhetsbrev via dokumenter og e-poster, der endringer lett kunne bli borte. Nå sporer hun redigeringer og kommentarer direkte i Dropbox Paper, tagger redaktører for innspill og lenker til relevante ressurser, alt lagret og organisert i Dropbox.

MPTF-teamet bruker også Dropbox Replay til å se gjennom opptak.

Tidligere strømmet Clymer videoer på nettet, noterte notater og tidskoder i et dokument og sendte dem til redaktøren på e-post. Uten eksakte markører måtte redaktøren gjære mye. Med Replay kan Clymer bare klikke på en lenke, se videoen og legge igjen bilderspesifikke kommentarer. «Det føles som å være tilbake i et redigeringsrom sammen, selv når vi jobber eksternt», legger Clymer til.

Resultater: enklere og raskere samarbeid

Dropbox effektiviserte ikke bare MPTFs arbeidsflyt – det ga dem tilbake tid til å fokusere på oppdraget sitt.

• 20 % raskere godkjenning av innhold
• Flere ressurser fra kjendissupportere, takket være enkle opplastinger
• Smidigere arrangementsproduksjon, med umiddelbar tilgang til kritiske filer

På siste TV-sending sendte en kjendis en video i siste liten rett før sendingstid. Med Dropbox lastet teamet den ned umiddelbart – og integrerte den sømløst i showet.

Og da det gjaldt MPTFs Instant Film Festival, sørget Dropbox for at teamene kunne samarbeide uten å miste takten – de holdt ressursene organisert og prosjektene i samme tempo som produksjonen.

For Clymer er den virkelige gevinsten hvordan Dropbox gjør livet enklere for alle – fra MPTF-teamet til kjendisene og partnerne som støtter dem. «Kjendiser blir stadig bedt om tjenester, så man må gjøre det så enkelt som mulig for dem å si ja. Med Dropbox sier vi bare: «Film dette med telefonen din, klikk på denne lenken, last det opp.» Det er alt, legger Clymer til.

For Clymer er den største fordelen hvor enkelt det er for selskapet og samarbeidspartnere å sende og motta ressurser med lenker. «Jeg har stor medfølelse for folk som bare vil åpne en fil uten å gå gjennom flere trinn.» De ville sagt: «Jeg forstår ikke.» «Jeg vil bare se på det. Hvorfor er ikke dette enkelt?» Med Dropbox er det endelig det,» deler hun.