Bakgrunn

Hos et byrå i vekst er ikke den største nedgangen alltid arbeidet i seg selv. Det er de mellomliggende øyeblikkene: lenken som havnet i feil chat, kortstokken ingen finner, og spørsmålet som allerede har blitt besvart fem ganger denne uken. Når alt går fort, hoper de små forsinkelsene seg opp og bremser deg stille ned.

Det er verdenen Kaitlyn Miner, leder for personal og kultur, og Kim Siercks, analytiker for prosessforbedring, navigerer i hos Pathfinders Advertising. Byrået med 50 ansatte spesialiserer seg på merkevarestrategi, kreativitet, media og digital gjennomføring for regionale og nasjonale kunder.

Miner leder byråets personal- og kulturfunksjon, hvor klarhet og konsistens direkte former ansattopplevelsen etter hvert som selskapet skaleres. Siercks jobber på den operative siden, og trer inn for å identifisere flaskehalser og hjelpe til med å få arbeidet i gang igjen når prosjekter stopper opp.

Sammen hadde de et klart bilde av hvor byrået jobbet (og hvor det ikke gjorde det).

Utfordring: å vokse raskt, miste oversikten over hva som betyr noe

Fra onboarding av nyansatte til levering til klienten var problemet det samme. Teamene brukte for mye tid på å spore opp informasjon.

Miner hørte denne tilbakemeldingen direkte. «Jeg fikk spørsmål hele tiden.» Og det ville være de samme spørsmålene fra flere ansatte.»

Pathfinders hadde brukt Dropbox i årevis for å holde filene sine organisert og tilgjengelige. Fra kreative ressurser til velkomstpakker, alt hadde et hjem. Men etter hvert som byrået vokste, var ikke Dropbox det eneste stedet hvor arbeidet levde. Samtalene fant sted i Teams. Tilbakemeldingen lever i e-post. Noter var festet til kortstokker. Og ingen kunne finne det de trengte, når de trengte det.

Informasjon manglet ikke. Den var fragmentert.

Løsning: ett sted å søke og forstå, raskt

Ledelsen begynte å lete etter måter å gjøre det enklere å finne informasjon på tvers av selskapet uten å endre hvordan ting fungerer. Da de lærte om Dropbox Dash, så de en løsning. Dash ville fungere med verktøyene teamene allerede bruker, og samle innhold, samtaler og kontekst på ett søkbart sted.

«Vi bruker [allerede] Dropbox til å lagre alt vi gjør.» «Dash [hjelper oss] med å finne alle resultatene vi trenger», sier Siercks.

Ved å koble sammen verktøy som Dropbox, Microsoft Teams og andre arbeidsapper, skaper Dash en sentralisert, AI-drevet søkefunksjon på tvers av Pathfinders-økosystemet. I stedet for å huske hvor noe befinner seg, kan ansatte søke én gang og få resultater fra alle filene, trådene og dokumentene sine. Og hver forespørsel er tillatelsesbevisst, slik at de bare ser det de har tilgang til.

For Miner betyr dette færre gjentatte forespørsler. «[Nå] spør jeg: 'Har du fått det til ennå?'» sier hun. «Det bidrar til å gi folk mulighet til å lete etter [svar] på egenhånd, samtidig som det sørger for at de ansatte føler seg støttet.»

Dash oppsummerer også dokumenter og viser raskt viktige detaljer, noe som hjelper team med å orientere seg uten å åpne og skanne flere filer. I stedet for å grave gjennom tråder og mapper, får de riktig innhold på sekunder.

Resultater: 750 timer gjenvunnet – og alle kan finne det de trenger

Siercks så verdien av Dash under en ny klient-"immersion"-økt. «Vanligvis ville det ta oss omtrent en uke å gjøre den dagen om til en brukbar teamnedlasting», sier hun. Med Dash samlet teamet de viktigste innsiktene i en times briefing og begynte å gjennomføre dem dagen etter.

Miner har sett lignende gevinster innen ytelsesstyring. Mens hun lærte ansatte hvordan de skulle gjennomføre en prestasjonsvurdering (PMR), brukte hun chattefunksjonen i Dash for å hjelpe dem med å skrive vurderinger med sin egen stemme. «Over en seksmåneders syklus kan [teamet] lagre chatten og legge til seire etter hvert som de skjer», sier Miner. «Til slutt har du en fullstendig integrert PMR som er klar til å levere.»

I begge tilfeller har Dash betydd mindre tid til å behandle kontekst og mer tid til å anvende den.

Miner beregnet virkningen på tvers av selskapet. Kreative sier at de sparer fem til seks timer i uken. Driftsledere får tid tilbake til å løse problemer raskere. HR mottar færre gjentatte spørsmål uten å gi opp støtte. «Dash har faktisk spart sannsynligvis to til tre timer i uken», sier hun. «Hvis du regner ut det, blir det 750 timer i året per person.»

Og når teamene slutter å jage lenker og svar, kan de bruke den tiden tilbake på det Pathfinders kaller «investeringsarbeid»: læring, prosessforbedring og styrking av kultur.

«Dash gir oss mer tid til å tilbringe med hverandre», sier Siercks, «og til å investere tilbake i bedriften og oss selv.»