Hva er DMAIC-prosessen og -metodikken?

Hva er DMAIC?

Noen ganger i næringslivet hører vi sjargong som går inn det ene øret og ut det andre. «DMAIC» (uttales «duh-mai-ik») er et godt eksempel. Spesielt på grunn av hvor kraftig DMAIC kan være for å forbedre arbeidsinnsatsen din.

Kort sagt er «DMAIC» en datadrevet problemløsningsmetode som involverer trinnvise forbedringer og optimaliseringer av produkter, design og prosesser.

Hva står DMAIC for?

Ganske enkelt står dette akronymet for «Definer, mål, analyser, forbedre og kontroll».

Bill Smith, ingeniør for Motorola, utarbeidet DMAIC på 1980-tallet som en del av Six Sigma-metoden, som bruker mål og analyser for å effektivisere driften i så stor grad som mulig. Og målet? Prosessforbedring.

Hva er de ulike fasene i DMAIC-prosessen?

Smith utformet DMAICs fem sammenkoblede trinn eller «faser» for å ha en kumulativ effekt: Bygg på informasjon og data generert i tidligere stadier og iterer på oppdagelsene dine.

Definere

DMAIC-«Defineringsfasen» etablerer hva problemet er og hva du trenger for å løse det. Det høres kanskje opplagt ut, men denne delen av prosessen – å angi problemet, målet og omfanget som er nødvendig for å oppnå det – er avgjørende. 

Ved å definere vil du lære hvilke elementer som er avgjørende for kvaliteten, eller «CTQ-er». Team- og prosjektledere utvikler vanligvis et SIPOC-diagram (SIPOC står for «Leverandører; Inndata; Prosess; Utdata; Kunder») for team- eller prosjektcharterdokumentet sitt.

Måle

Forstår du problemet? Flott! La oss skissere hvordan du skal måle og observere endringene du gjør. Formålet med DMAIC-fasen «Måle» er å:

• etablere din eksisterende prosessytelse
• bestemme hvilke data du skal analysere

Derfra kan du bruke en datainnsamlingsplan til å overvåke ytelsen din etter hvert som du gjør endringer, og til å sammenligne resultater på slutten av prosjektet.

Analysere

Du bør nå ha et grunnlag av data du kan bruke til å begynne å ta prosessrelaterte beslutninger. Gratulerer! Velkommen til analysefasen av DMAIC-prosessen, hvor du studerer dataene. 

Du og teamet ditt skal bygge et kart over den nåværende prosessen ved å bruke dataene for å forstå hvor problemene i den eksisterende prosessen startet.

Det er heller ikke nødvendig å bruke et av de kompliserte Six Sigma-verktøyene: Fiskebeinsdiagrammer og Pareto-diagrammer er helt tilstrekkelige, vanlige metoder for å utføre rotårsaksanalyse.

Når du har identifisert flere rotårsaker, kan du hente inn teamet for å finne ut hva dere skal fokusere på i den videre DMAIC-prosessen.

Forbedre

Det er på tide å begynne å gjøre faktiske prosessforbedringer. I «forbedringsfasen» av DMAIC samarbeider du med teamet ditt for å finne kreative løsninger som kan implementeres og måles. Idémyldring og effektive møter er avgjørende. Når du har løsninger i tankene, må du teste, feilsikre og implementere dem. Plan-Do-Check-Act eller «PDCA»-sykluser er en vanlig metode for dette, i likhet med Failure Mode and Effects Analysis, eller «FMEA», for å forutse mulige problemer. Til slutt, lag en detaljert implementeringsplan for å veilede hvordan du løser eksisterende prosessproblemer.

Kontroll

Det siste trinnet i DMAIC skal hjelpe deg med å bekrefte og opprettholde løsningens suksess. I kontrollfasen av DMAIC lager teamet ditt – du gjettet riktig – en kontrollplan. Dette hjelper teamet ditt med kontinuerlig å revurdere effekten av implementerte prosessendringer. 

Du bør også lage en responsplan du kan følge i tilfelle ytelsen begynner å falle igjen. Å kunne se tilbake på hvordan du har gjennomført forbedringer og hvilke løsninger du har laget, kan være uvurderlig. I slike øyeblikk er det avgjørende å ha skikkelig dokumentasjon og versjonskontroll av forbedringsprosessen.

Et klokt ord: Hvis du allerede har hørt om DMAIC, har du kanskje hørt om et annet innledende trinn, kjent som gjenkjenningsfasen. Det er en liten semantisk forskjell – de to er i hovedsak identiske.

PDCA vs. DMAIC vs. DMADV: Hva er forskjellen?

DMAIC og DMADV er begge metoder innen Six Sigma – en datadrevet tilnærming til forbedring av prosesser.

DMADV står for Definer, Mål, Analyser, Design og Verifiser. Mens DMAIC brukes til å forbedre eksisterende prosesser, brukes DMADV til å utvikle en ny prosess.

PDCA (Planlegg, Gjør, Sjekk, Handle) er imidlertid en mer generell tilnærming til ledelse, fokusert på kontinuerlig forbedring.

Hva er fordelene og ulempene med DMAIC-tilnærmingen?

I industrien bidro innføringen av Six Sigma og DMAIC til å drive frem en lean produksjonstilnærming med mål om å eliminere avfall, feil og overproduksjon.

Produsentene fant ut at jo flere standardavvik det var mellom deres gjennomsnittlige og akseptable kvalitetsgrenser, desto mindre sannsynlig var det at de ville overskride disse grensene. Dermed ble Six Sigma – eller seks standardavvik – gullstandarden for å definere produksjonsgrenser. Hvordan? Ved å bidra til å redusere antall feil og forbedre prosesser.

Denne statistiske tilnærmingen til å identifisere og løse underliggende årsaker til problemer var avgjørende for forbedring av produksjonen på 90- og 2000-tallet. Andre metoder, som Kaizen, spilte også en stor rolle.

Fordeler med DMAIC

Enten du jobber i produksjon eller ikke, er den største fordelen med DMAIC at det er en utrolig rigorøs prosess. Ofte gir ikke eksperimenter med problemløsning for nye prosesser definitive svar på hva som har endret seg. Bruker du DMAIC, står du bedre rustet til å vurdere og måle framgang ved hjelp av data.

DMAICs standardiserte, femtrinns rammeverk oppdaterer alle for hvert trinn av prosessen. Ved å produsere dokumentasjon som oppsummerer alle avgjørelser og fremskritt, kan du gå effektivt fra trinn til trinn. Og ved å ha en endelig prosess, kan du veilede team i samsvar med gjeldende mål.

Fansen elsker at DMAIC er iterativ og kontinuerlig: Kontrollfasen av prosessen krever at prosesseiere fortsetter å overvåke effekten av optimaliseringen. Med den dataovervåkingsplanen på plass, danner de nye prosessdataene dine naturlig nok grunnlaget for en ny målefase. DMAIC-metodikken er i stand til kontinuerlig å identifisere problemer eller påvirkninger på forretningsprosesser – pluss en måte å umiddelbart målrette disse problemene.

Ulemper med DMAIC

De strukturerte og grundige aspektene ved DMAIC er en del av dens appell. Dette betyr imidlertid at det kan være en langvarig, tidkrevende og ressurskrevende prosess å følge den. Ikke ideelt hvis du er et lite markedsføringsteam som sjonglerer flere prosjekter, eller en oppstartsbedrift som må bevege seg raskt for å få jobben gjort.

Det er en del av problemet med DMAIC som helhet – det fungerer ikke bra i situasjoner som krever fleksibilitet eller dynamikk. Og det skal det ikke: DMAIC er en rigid prosess, utformet for å forbedre prosesser trinnvis i stedet for å skape raske gjennombrudd. Det kan bety at innovasjon blir kvalt fordi den ikke «passer» den inkrementelle tilnærmingen.

En siste ulempe med DMAIC er dens avhengighet av data. For at prosessen skal lykkes, er datainnsamling og -analyse avgjørende. Utilsiktet innsamling av data av dårlig kvalitet kan føre til feil konklusjoner og ineffektive løsninger. Og ingen bedrifter ønsker å ha brukt tid, penger og betydelig innsats på å komme frem til en dårlig informert løsning.

Når skal du bruke DMAIC?

DMAIC forutsetter at team justerer seg og setter av tid til å forstå. Som leder kan det være lurt å tenke gjennom hvilken prosess eller hvilket team som har mest å tjene på DMAIC.

Husk at det ikke nødvendigvis er det rette alternativet for ditt problem, din bransje eller din organisasjonskultur. Lett identifiserbare prosessproblemer som har potensielle enkle løsninger støttet av overbevisende data, betyr at en fullstendig DMAIC-prosess kanskje ikke er nødvendig.

Hvis prosessproblemene er mer komplekse eller innebærer høy risiko, som når du absolutt ikke har råd til redusert ytelse, kan DMAIC være en smart taktikk. Selv om det kan kreve et større budsjett enn du hadde sett for deg, bør prosessen gi resultater så lenge den er riktig implementert.

Hvordan støtte DMAIC-prosessen

Det kan være skremmende å prøve et DMAIC-prosjekt for første gang – spesielt hvis organisasjonen din har store problemer. Nøkkelen til å få det til å fungere? Samarbeid og tydelig kommunikasjon. Det er der Dropbox kommer inn i bildet.

Hvordan Dropbox kan støtte DMAIC-metodikken

Start med å lage et Dropbox Paper-dokument for å samle tankene og funnene deres som team, alt på ett sted. 

Definer problemet ditt, beskriv hvordan du vil måle det, og la hvert teammedlem legge inn funnene sine i dokumentet for analyse som gruppe. Sammen kan dere samarbeide i dette levende dokumentet og komme opp med måter å gradvis forbedre problemprosessen på.

Du kan til og med avslutte prosjektet ved å utarbeide en felles kontrollplan og en responsplan dersom prosessen skulle bryte sammen igjen i fremtiden.

Fra start til slutt lar Dropbox Paper deg samle hele DMAIC-prosjektet i ett samarbeidsdokument. I tillegg kan det deles med alle som trenger å se den, klar til tilgang fra hvor som helst, takket være nettskyen.

Best av alt, det er bare starten på hvordan Dropbox kan hjelpe deg med å samarbeide med teamet ditt, dele filer uanstrengt og få jobben gjort. Utforsk abonnementene våre for å finne ut mer.