I dagens næringsliv er effektiv kommunikasjon avgjørende for å lykkes. Oppfølging etter møter er en viktig del av å bevare gode relasjoner med kunder og sikre at viktige diskusjoner og neste trinn ikke går tapt i all travelheten.
I denne artikkelen skal vi se på hvorfor det er så viktig å følge opp etter et møte, når du bør sende en oppfølgings-e-post og hvordan du skriver en fengende oppfølgings-e-post. Vi vil også gi deg noen tips for å sikre at e-postene dine blir lagt merke til, åpnet og fulgt opp.
Hvorfor er oppfølging etter møtet så viktig?
Oppfølgings-e-poster bidrar til å minne deltakerne på hovedpunktene som er diskutert, og sørger for at viktig informasjon ikke glipper mellom stolene. En godt utformet oppfølgings-e-post kan styrke relasjoner, bygge tillit og gi et varig positivt inntrykk.
Å følge opp med klienter etter møter viser at du verdsetter tiden og innsatsen de sparte på disse møtene. De har tross alt fått plass til at du skal snakke med deg i de travle timeplanene sine!
Når bør jeg følge opp etter møtet?
Ikke alle møter krever oppfølging, men det finnes flere situasjoner der det blir spesielt viktig å sende ut en oppfølgings-e-post. Disse inkluderer:
Etter en prosjektoppdatering eller oppfølgingsmøte med klienten – fungerer som oppsummering av viktige diskusjonspunkter, tildelte oppgaver og fremtidige trinn
Etter et salgsmøte eller et møte med en potensiell kunde – for å takke den potensielle kunden for deres tid, reiterere fordelene med produktet eller tjenesten og ta opp eventuelle spørsmål eller bekymringer.
Etter et arrangement eller konferanse der målet er nettverksbygging – bidrar til å styrke nye relasjoner og åpne døren for nytt samarbeid eller nye partnerskap
Etter et jobbintervju – for å vise takknemlighet for intervjuobjektets tid og oppsummere fremtidige trinn eller progresjonstidslinjer
Når dokumenter må deles eller fullføres– bidrar til å fremme forholdet, med nyttige Dropbox-lenker til dokumenter, KI-møtesammendrag og andre ressurser
For å be om tilbakemelding på en leveranse – for å identifisere områder med forbedringspotensial, sett fra ulike perspektiver
For å planlegge et nytt møte – for å bekrefte tilgjengelighet, bli enige om møteagenda og sørge for at alle som trenger å delta, får god tid til å forberede seg
Slik lager du en oppfølgings-e-post
En effektiv oppfølgings-e-post bør være tydelig, konsis og handlingsrettet. Her er noen viktige elementer å inkludere:
1. Takke møtedeltagerne for tiden deres
Vis din takknemlighet ved å uttrykke takknemlighet for tiden deres. Dette bidrar til å sette en positiv tone for resten av e-posten og viser at du har erkjent at møtet ditt kan ha tatt dem bort fra et annet (kanskje viktigere!) møte. oppgave.
2. Oppsummere innholdet som ble diskutert i møtet
Noen ganger kan møter bli svært lange – og kjedelige. Vi antar ofte at hver enkelt deltaker gir møtet sin fulle oppmerksomhet, men dette er ikke alltid tilfelle.
Ved å inkludere en oppsummering av møtet i oppfølgings-e-posten din bidrar du til å holde alle på samme bølgelengde og at alle er godt kjent med de viktigste punktene i møtet. Denne prosessen kan inkludere følgende:
Samtaleemner eller møtenotater
Nøkkelbeslutninger
Oppgaver og handlinger og personen eller personene som har ansvaret for dem
Ressurser eller leveranser som skal anvendes som referansepunkt for diskusjonen
Spørsmål og svar eller tydeliggjøringer
Eventuelle andre forespørsler
Dropbox-lenker til relevante dokumenter, møteopptak eller andre ressurser
3. Identifisere en oppfordring til handling eller fremtidige trinn
Fremtidige trinn hjelper deg med å holde møtedeltagerne – og deg selv – ansvarlige for handlingene dere alle har blitt enige om, etter møtet.
Å gjøre dette skriftlig betyr at denne informasjonen er lett tilgjengelig for alle, når de trenger den. Det gjør det også mulig for de som ikke kunne delta i møtet, å bli informert om nåværende status til prosjektet eller det som skal skje videre.
De neste trinnene bør være så klare og konkrete som mulig – ingen liker tvetydighet eller gjetting. Og for å sjekke om budskapet ditt treffer blink, kan du bruke funksjoner som Send og spor for å overvåke om kundene engasjerer seg i materialet etter møtene.
4. Foreslå eller sende en påminnelse om neste møtedato
Gi møtedeltagerne, når det er relevant, muligheten til å møte deg igjen, på et egnet sted. Eller kanskje har du allerede et nytt møte planlagt, som du da kan bekrefte i e-posten din. På samme måte, hvis du har regelmessige oppfølgingssamtaler med klienten din, kan du benytte sjansen til å minne dem om det neste møtet ditt.
Dette viser at du engasjerer med klienten på et dypere nivå enn den aktuelle oppgaven eller prosjektet, og ønsker å styrke relasjonen med klienten utover møtet du nettopp hadde.
Tips til hvordan du lager en oppfølgings-e-post som folk faktisk vil åpne og lese gjennom
For å sikre at oppfølgings-e-postene dine blir lagt merke til og lest, bør du vurdere disse tipsene:
Sende e-posten din innen 24 timer etter møtet
Aktualitet er viktig med oppfølgings-e-poster, da dette garanterer at diskusjonen din forblir friskt i minne til deltakerne.
Det er standard praksis i mange bransjer og forretningssituasjoner å sende en e-post 24 timer etter et møte. En lengre periode kan imidlertid være mer passende når man for eksempel ber om et nytt møte, eller etter et nettverksarrangement eller en konferanse.
Tilpasse meldingen din
Å legge til et personlig preg viser oppriktighet og engasjement i forholdet. Referer til noe minneverdig fra møtet eller uttrykk begeistring for samarbeidet.
Avslutte på en positiv tone
Tonen i e-posten din er like viktig som innholdet. Hvis du har en negativ tilnærming i e-posten, risikerer du å sende et budskap til klienten din om at du ikke setter pris på, eller liker, å jobbe med dem.
Selv om e-postemnet er vanskelig eller ubehagelig, vil det å avslutte e-posten på en positiv tone, som for eksempel ved å avslutte e-posten med en beroligende melding til mottakeren om at fremtidige resultater og ytelse er prosjektert til å bli bedre, vise at du er forpliktet til å styrke relasjonen med klienten videre.
Mal for møteoppfølgings-epost
Vi har forklart deg det du trenger å vite – nå er det på tide å sette tipsene ut i livet. Her er et eksempel på en oppfølgingsmelding som du kan sende etter et møte med klienten:
Emnelinje: Oppfølging etter møtet [Dato]
Kjære [Klientnavn],
Jeg sender deg denne e-posten i forbindelse med møtet vi hadde i går. Takk for at du tok deg tid til møtet og for dine verdifulle innsikter. Det var en glede å diskutere [spesifikke emne(r)] med deg.
Her er en oppsummering av følgende nøkkelpunkter som ble diskutert på møtet:
[Talepunkter og agenda]
[Nøkkelbeslutninger]
[Oppgaver og handlinger og ansvarlige parter]
[Ressurser eller leveranser som ble diskutert]
[Spørsmål og svar eller tydeliggjøringer]
[Eventuelle andre forespørsler]
[Personlig kommentar]
Vi ble enige om følgende fremtidige trinn:
[Handling 1] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]
[Handling 2] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]
[Handling 3] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]
Her er noen nyttige ressurser om det vi snakket om for ytterligere detaljer:
[Dropbox-lenke 1]
[Dropbox-lenke 2]
[Dropbox-lenke 3]
Jeg ser frem til et produktivt samarbeid videre og oppnåelse av våre felles mål. Hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon om noe, er det bare å si ifra.
Takk igjen for et flott møte. Jeg setter stor pris på muligheten til å jobbe med deg og bidra til din suksess.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn og kontaktinformasjon]
Forstå klientene dine ved hjelp av Dropbox
Etter at du har sendt en møteoppsummering etter møtet, er det ønskelig å forsikre deg selv om at du fortsatt er i stand til å imøtekomme behovene til klientene dine og at du har sørget for å håndtere eventuelle problemer de måtte ha.
Dokumentanalyse via Dropbox Send og spor gjør det enkelt å forstå hvordan klienter engasjerer seg i presentasjoner, opptak eller regneark du deler etter et møte.
Når du deler filer via arbeidsflyten Send og spor, får du daglige e-postvarslinger som viser hvem som har sett filen din, hvor mange ganger, hvor lenge og fra hvilket geografisk sted.
Dette gir deg muligheten til å ta nøye tilpassede handlinger, overvåke fremdrift, fremme sterkere relasjoner og drive forretningsvekst. Ved å forstå behovene og preferansene til klientene kan du forbedre oppfølgingsstrategien og kommunikasjonen din med dem.
