Mange folk drømmer om å være frilansere, men sannheten er at det å skrive fakturaer kan være et mareritt. Det er som et uendelig økonomisk tetris-spill der du prøver å få alle tallene og forfallsdatoene til å passe sammen. I tillegg til alt det ekstra arbeidet når du må kontakte klienter om forfalte betalinger.
Men med de riktige verktøyene og strategiene kan du effektivisere prosessen og få betalt raskere. I denne artikkelen deler vi fem tips for fakturahåndtering som hjelper deg med å holde orden og komme tilbake til det du gjør best – å imponere kunder og få virksomheten din til å vokse.
Hvorfor er faktureringsprosessen så viktig?
Med en effektiv prosess for administrering av fakturaer kan både du og klienten din unngå å gjøre kostbare feil i behandlingen og betalingen av fakturaene dine. På denne måten kan dere forhindre forsinkelser som følge av menneskelige feil og sikre at du får betalt for produktene og tjenestene dine i tide. En enkel og problemfri faktureringsprosess skaper også et positivt forhold mellom deg og klientene dine.
Med de riktige verktøyene kan fakturahåndtering også hjelpe deg med å administrere kontantstrøm og varelager, og prognostisere økonomi og vekst.
Slik administrerer du fakturaer effektivt
Her er fem tips for hvordan du kan administrere fakturaene dine mer effektivt:
1. Velg den beste programvaren for deg
Det første steget mot mer effektiv administrasjon av fakturaer er å velge riktig programvare. Noen klienter foretrekker at fakturaer sendes som Word-filer, via Google Doc eller som PDF-dokumenter, slik at de kan laste dem opp i sitt eget faktureringssystem og behandle dem.
For å gjøre prosessen enklere for alle, bør du imidlertid se etter programvare som lar deg opprette, administrere og sende fakturaer fra ett sted.
Dropbox tilbyr en sentralisert plassering for lagring av alle fakturaer, noe som gjør det enklere å få tilgang til, administrere og dele dem fra hvilken som helst enhet, hvor som helst. Dette eliminerer behovet for fysisk lagring, for eksempel papirfiler eller lokal datamaskinlagring, som kan være utsatt for tap eller skade.
Og hvis du leter etter en måte å koble filene dine til fakturerings- eller prosjektstyringsprogramvaren din, integreres Dropbox med en rekke verktøy som ActiveCollab og Xero Tax.
2. Gjør det enkelt for kundene dine å betale deg
Ingenting er verre enn når en klient blir overrasket over en faktura. Det er viktig å diskutere betalingsvilkårene med klienten så raskt som mulig – helst før du begynner arbeidet. På denne måten kan du gjøre det tydelig hvordan du foretrekker å bli betalt, slik at det blir enklere for klienten når den tid kommer.
En enkel betalingsprosess er fordelaktig for alle – kunder kan avlaste noen av de tidkrevende oppgavene som er involvert i behandling av fakturaer, og du kan forbedre kontantstrømmen din ved å motta betalinger raskere.
Elektroniske betalingsmetoder, som Stripe og PayPal, er sikrere enn tradisjonelle kontantbetalinger. De går også raskere enn bankoverføringer via nettbank.
3. Automatiser prosessen
Et digitalt verktøy for administrering av fakturaer kan hjelpe deg med å unngå flere potensielle feil som ofte skjer med papirfakturaer. Fakturaen kan sendes direkte fra faktureringsverktøyet til klienten, og du slipper å bekymre deg for at den forsvinner i posten.
Hvis du trenger å samle signaturer for fakturaene dine, kan et verktøy som Dropbox Sign hjelpe deg med å få fart på dette ved å automatisere mye av prosessen. Du kan opprette gjenbrukbare maler og forhåndsutfylte skjemaer som du kan tilpasse og sende til kunder for en e-signatur. Du vil motta e-postvarsler når kunden din ser på, åpner eller signerer fakturaen din.
4. Spar tid med tilpassede maler
Hvis du må fakturere løpende betalinger eller regelmessig prosjektarbeid for klienter, vil en mal spare deg for masse tid og krefter.
På den måten blir den samme informasjonen du ville ha lagt inn manuelt om og om igjen forhåndsutfylt. Å legge til merkevarelogoen din og tilpasse stilen på malene dine sikrer også at fakturaene dine er mer gjenkjennelige for kunder.
Hvis du ikke trenger signaturer på fakturaene dine, lar Dropbox deg enkelt redigere PDF-dokumenter, slik at du kan opprette nye fakturaer fra en mal med noen få klikk. Versjonskontroll lar deg spore endringer i fakturaer – noe som kan være nyttig for revisjon. Du kan deretter dele disse filene med en enkel lenke, og kunder, leverandører eller andre interessenter kan få tilgang til disse filene selv om de ikke har en Dropbox-konto.
5. Ha en plan for ubetalte fakturaer
Mange frilansere opplever dessverre ofte ubetalte fakturaer og fakturaer som går over fristen. Det er flere faktorer som kan føre til at dette skjer, fra fakturaer som ikke leveres til riktig person eller avdeling, til klienter som rett og slett er for opptatte til å betale dem.
På grunn av dette er det viktig at du har en prosess på plass for å håndtere ubetalte fakturaer. Denne prosessen kan inkludere følgende:
- fastsette en avgift eller rentebelastning for forsinkede betalinger i kontrakten med klienten
- be om betaling ved mottak, som vil si at klienten skal betale så fort de mottar fakturaen
- angi en rimelig betalingsperiode slik at klienten ikke føler seg presset
- Planlegge påminnelser som skal sendes til klienten via e-post i tilfelle fakturaen din uskyldig ble borte i klientens e-poster.
- For eksempel syv dager før forfallsdatoen, på selve forfallsdatoen og syv dager etter forfallsdatoen
Slik administrerer du fakturaer med Dropbox
Hvis du ikke bruker en programvare til å opprette fakturaer, men lager dem selv manuelt som dokumenter, kan Dropbox være et fint sted for lagring, organisering og deling av fakturaene.
Last opp fakturaer til Dropbox-kontoen din,og synkroniser dem umiddelbart med enhetene dine. Del deretter dokumenter direkte fra skylagringen din med noen få klikk.
Enklere administrering av fakturaer
Gjør det raskere å opprette, tilpasse og sende fakturaer ved hjelp av Dropbox.
Dropbox fungerer som et sentralisert knutepunkt for å lagre, redigere og dele fakturaene dine, slik at du kan holde deg organisert og ha oversikt over økonomien din.
