Når vi møtes for å få unna oppgaver i møte med stramme tidsfrister og hauger av arbeid, er prosjektledelse ofte det siste du tenker på. Manglende prioritering av arbeidsoppgavene kan imidlertid gå sterkt ut over effektiviteten og til og med få hele prosjektet til å spore av.
For å unngå dette må du utvikle et system for tidsstyring og prioritering av oppgaver. En solid strategi for å prioritere arbeidsoppgaver kan hjelpe deg med å holde fokus og unngå støyen fra konstante distraksjoner.
Før vi ser på noen praktiske måter å prioritere oppgaver på, la oss påminne oss selv om hvorfor dette er så viktig.
Hvorfor er det viktig å prioritere arbeidsoppgaver?
I dagens travle verden kan det noen ganger være fristende å sjonglere flere elementer på oppgavelisten samtidig. Dette kan imidlertid bli overveldende – hvor skal du starte?
Når du ikke prioriterer oppgaver, kan det virke enklere å fullføre de enkle eller ikke-hastende oppgavene først. Men faktisk kan det å fullføre de raske gevinstene først gi deg en falsk følelse av fremgang. Og når det er på tide å gjøre de viktige eller tidssensitive oppgavene, er du utslitt.
Det blir vanskelig å holde oversikt over arbeidsmengden når man jobber med feil ting til feil tid. Det kan se ut og føles som om du er produktiv ved å krysse av for mange små oppgaver, men dette kan faktisk ha en negativ effekt på effektiviteten din. Det kan ta lengre tid å fullføre et prosjekt fordi du ikke har prioritert oppgavene dine riktig.
Fem tips til hvordan du kan prioritere oppgaver på jobben
Ingen liker å bli utsatt for tidsfrister. Derfor er det avgjørende å prioritere arbeidsoppgaver – det hjelper deg å holde fokus, administrere tiden din effektivt og til slutt produsere ditt beste arbeid.
La oss se på fem praktiske måter å prioritere oppgaver på.
1. Identifiser hva som er viktig og hva som haster
Viktige oppgaver er oppgaver som må være på gjøremålslisten fordi de bidrar til de langsiktige målene eller strategien for prosjektet, men som ikke er tidsfølsomme. Dette kan handle om nødvendige daglige oppgaver eller oppgaver der tidsfristen kommer senere i prosjektets tidslinje.
Hasteroppgaver, derimot, er de som trenger umiddelbar oppmerksomhet. Du har ikke råd til å hoppe over disse, fordi det å ikke håndtere dem med en gang kan ha umiddelbare negative konsekvenser for prosjektet eller teamet ditt.
Det å skille mellom viktige oppgaver og oppgaver som haster, er første trinn når du skal prioritere arbeidet. Når du vet hvilke oppgaver du må jobbe med først, kan du starte implementeringen av verktøyene og metodene som bidrar til å holde deg fokusert.
2. Unngå multitasking
Det å fylle tidsplanen med for mange konkurrerende prioriteringer og komplekse oppgaver, er oppskriften på utbrenthet. Gjør én oppgave om gangen for å fokusere fullt og helt på den. Du vil takke deg selv senere når du ser over arbeidet ditt og ser at færre ting må rettes opp!
Dette er en enkel og effektiv metode for å forbedre effektiviteten. Når vi har konkurrerende prioriteringer på jobb, føler mange av oss behov for å holde hundrevis av faner åpne i nettleserne våre for å sørge for at vi har alt vi muligens trenger klart, bare i tilfelle.
Vurder heller å samle prosjektfiler, lenker, e-poster og annet innhold i grupper du kan gå tilbake til når du trenger dem.
I Dropbox Dash kaller vi disse «stakkene», som bruker AI for å holde deg og innholdet ditt – fra alle appene dine og nettleseren din – på ett sted. Stakkene bruker deretter AI for å holde deg og innholdet ditt organisert, slik at du kan fokusere mer på «hva» og «hvordan» du fullfører det viktige arbeidet ditt, og mindre på «hvor».
3. Opprett en tidsplan, og hold deg til den
En tydelig tidsplan kan hjelpe deg med å planlegge, administrere og bruke tiden din effektivt. Den fungerer som et veikart som angir hvilke oppgaver som må gjøres før slutten av dagen, uken eller måneden.
Et AI-drevet sentralisert verktøy som Dropbox Dash kan hjelpe deg med å holde arbeidsdagen din samlet på én sentral side. Fra hvilke møter du skal delta på, hvilke filer du trenger og hvilke prosjekter du skal prioritere, finner du alt i én separat fane.
Ved å utnytte kraften til AI elimineres den kjedelige manuelle prosessen med å tråle gjennom flere kalendere, gjøremålslister og påminnelser for å sette timeplanen din. Alt er sømløst integrert i én sentral plattform som gir personlige anbefalinger som passer arbeidsflyten din.
4. Etabler et prioriteringssystem for hele teamet
Arbeidet ditt gjøres ikke i en silo. Hvis dere er et team som setter pris på samarbeid, kan dere innføre et tydelig prioriteringssystem for å unngå problemer med misforståelser rundt tidsfrister, arbeidsomfang og tildelte oppgaver.
Når dere prioriterer prosjektarbeid som team, kan dere fordele oppgaver mellom teammedlemmene i henhold til hvem som har riktig tid, kontekst og erfaring. På den måten kan du fokusere oppmerksomheten din på de viktige og presserende oppgavene som krever umiddelbar handling.
5. Administrer distraksjonene dine
Noen ganger når du leter etter en fil eller bestemte opplysninger, løses problemet ved å hoppe rundt på skrivebordet eller i nettleseren og søke i alle appene, fanene og verktøyene dine. Hvis du imidlertid må ha så mye åpent samtidig, kan du lett spore av fra oppgaven du egentlig skulle jobbe med. Kanskje svarer du heller på den kjappe forespørselen fra en kollega eller sjekker e-posten?
I stedet for å veksle mellom apper og falle i en felle av utsettelse, spar tid og kutt ut distraksjoner med et universelt søkeverktøy som hjelper deg med å finne alt fra en enkelt søkefelt.
Ikke bare spar tid – bruk den godt
Dropbox samhandler med verktøyene du bruker hver dag for å hjelpe deg med å fokusere mindre på sisyfosarbeid og mer på de store idéene.
Minimer tiden du bruker på langtekkelige administratoroppgaver og hverdagslige aktiviteter – fokuser energien og kreativiteten på det som er viktig, slik at du kan jobbe smartere, ikke hardere.
