HR-kommunikasjon handler om utveksling av informasjon mellom personalavdelinger og alle andre – nyansatte, jobbsøkere og andre interessenter. Det handler om hvordan viktige detaljer flyter smidig og holder folk på rett spor.
Den omfatter et vell av informasjon fra en rekke forskjellige kilder. På grunn av dette kan det noen ganger bli litt kaotisk – for ikke å nevne forvirrende, spesielt når du har å gjøre med bedriftsomfattende retningslinjer og oppdateringer.
Derfor trenger du en tydelig, effektiv og handlingsrettet HR-kommunikasjonsplan. Dette kan sikre at viktige budskap formidles fra HR-avdelingen til ansatte på en rettidig og effektiv måte.
La oss utforske hvorfor HR-teamet ditt trenger en kommunikasjonsstrategi og hvordan du får denne arbeidsflyten i gang.
Fordelene med en HR-kommunikasjonsstrategi
En effektiv HR-kommunikasjonsstrategi kan bidra til å forbedre medarbeiderengasjementet og bygge tillit. Det gir en rekke fordeler for organisasjoner, inkludert:
Forbindelse
Effektiv kommunikasjon mellom HR og andre avdelinger eller ansatte kan være avgjørende for å opprettholde en positiv bedriftskultur. Det hjelper alle å føle seg engasjerte og informerte om hva som skjer når det gjelder selskapets retningslinjer, initiativer og forretningsmål.
Når HR praktiserer god kommunikasjon med andre avdelinger, sikrer det at alle er på samme bølgelengde og jobber mot de samme målene.
Tillit
Tydelig kommunikasjon viser autentisitet og bidrar til å bygge en ekte forbindelse mellom HR og ansatte. Kollegaene dine vil føle seg verdsatt som medlemmer av organisasjonen din hvis du holder dem oppdatert og vektlegger empati i den interne kommunikasjonen.
Å etablere en transparent toveis kommunikasjonsprosess der ansatte kan stole på HR-teamet sitt, kan fremme en dypere følelse av tilhørighet, noe som igjen øker medarbeidertilfredshet og -bevaring.
Konsistens
En strategi lar deg bygge og opprettholde en konsistent tone og merkevare som ansatte føler at de kan gjenkjenne og stole på. Fra onboarding-prosessen for nye ansatte til offboarding-prosessen for de som slutter, er konsistens nøkkelen.
En tidsplan for rettidig og passende kommunikasjon om interne kunngjøringer og bedriftsnyheter unngår potensielle misforståelser og frustrasjoner.
Forbedring
En effektiv kommunikasjonsstrategi som hjelper ansatte med å forstå endringer og fremgang i hele bedriften, kan redusere risikoen for interne konflikter mellom teammedlemmer eller avdelinger.
Du kan også bruke dette som en mulighet til å samle tilbakemeldinger fra kollegene dine om hvordan du kan forbedre deg og hva de ønsker å se for en bedre ansattopplevelse.
Hvordan lage en HR-kommunikasjonsstrategi
For å lage en effektiv HR-kommunikasjonsstrategi, bør du vurdere følgende trinn:
Ting å vurdere
Før HR-medarbeidere utvikler en kommunikasjonsstrategi, bør de vurdere en rekke faktorer, inkludert:
- Kommunikasjonstypene som brukes i organisasjonen din
- Oppadgående kommunikasjon– informasjon flyter oppover fra ansatte til ledelse og HR
- Nedovergående kommunikasjon– informasjon flyter nedover fra HR og ledelse til ansatte
- Tverrfunksjonell kommunikasjon– informasjon flyter fritt på tvers av ulike avdelinger, og bryter ned siloer mellom team
- De ulike kanalene organisasjonen din bruker for å muliggjøre denne kommunikasjonen
- E-post
- Bedriftens intranett
- Kommunikasjonsverktøy for ansatte som Slack eller Zoom
- Apper eller plattformer du bruker til å administrere og sende ansattmateriell, som Dropbox Sign eller DocSend
- Møter på alle hender eller på hovedinngangen i selskapet
1. Definer målene dine
Tenk over formålet med kommunikasjonen din og hva du ønsker å oppnå med den. Prøver du å:
- Forbedre ytelsen?
- Gjøre ting enklere eller mer praktisk for de ansatte?
- Skape bevissthet om noe?
- Be om eller oppfordre til en handling?
- Konsultere ansatte eller forbedre ideer?
- Inspirere og engasjere?
Hvis du trenger ideer, kan du samle tilbakemeldinger fra ansatte for å forstå hva de liker og misliker med den nåværende interne kommunikasjonsstrategien. Alternativt kan du bruke analysefunksjoner som Dropbox send og spor for å få innsikt i kommunikasjonen og materialene som ansatte bruker mest.
2. Finjuster arbeidsflyten din
Ingen kommunikasjonsstrategi kan fungere uten en handlingsplan. Innenfor dette, vurder:
- Hvem vil være ansvarlig for opprettelsen og distribusjonen
- Den tiltenkte målgruppen og kanalene eller plattformene som brukes for å nå dem
- Når kommunikasjonen skal leveres, for å maksimere effekten
- Eventuelle oppfølgingstiltak, for å la strategien utvikles og sikre at tilbakemeldinger eller svar fra ansatte kan håndteres raskt
Dropbox tilbyr et enkelt, sentralisert område for å administrere HR-arbeidsflyten. Fra prosjektplaner til deling av onboarding-materiell tilbyr Dropbox et omfattende sett med verktøy og funksjoner for å effektivisere HR-kommunikasjon.
3. Forbered innholdet ditt og lag en tidsplan
Du bør kanskje lage maler for gjentakende innhold – som jobbtilbud, onboardingplaner eller policyoppdateringer – for å gjøre det raskere og enklere å sende ut meldinger med et konsistent utseende og tempo. Hver innholdstype bør ha en definert målgruppe og en leveringstidslinje eller -plan.
Du kan også bruke engasjementsanalysen din fra send og spor for å møte de ansatte der de er. I stedet for å sende ut meldingene dine på ubeleilige tidspunkter, kan du levere dem akkurat når ansatte er mest aktive på den valgte plattformen eller kanalen.
4. Evaluer og forbedre
Overvåk strategiens resultater for å måle dens effektivitet og gjør justeringer deretter.
For å gjøre dette kan du gjennomføre en revisjon og se på målinger som åpningsrater for dokumenter, klikk og tilbakemeldinger fra ansatte under evalueringen. Du bør se på en rekke forskjellige målinger for å få et fullstendig bilde av hvordan strategien din blir mottatt av målgruppen.
Koble til, samarbeid og kommuniser – alt på ett sted
Dårlig kommunikasjon mellom HR og ansatte er en sikker måte å hindre organisasjonens suksess på. Det er viktig å utvikle og vedlikeholde en HR-kommunikasjonsplan for å bygge tillit blant de ansatte og skape et positivt arbeidsmiljø der alle føler seg hørt.
Dropbox har alle verktøyene HR-medarbeidere trenger for å utvikle og implementere en effektiv kommunikasjonsstrategi – fra samarbeid med kolleger om nye ideer til et sentralisert sted for alt innholdet ditt.
