Table of contents
- Opprett sjekklister for vurdering av ytelse
- Bruk maler for innfasing, ansettelse og andre dokumenter
- Send, signer og lagre ansettelses-, innfasings- og utfasings-dokumenter
- Utvikle innfasingsmateriell
- Gjør det enkelt å fylle ut skjemaer
- Etabler et sentralisert arkiv for alle HR-dokumenter for enkel tilgang på tvers av avdelinger
- Lag merkesystemer for søkbarhet
HR-prosesser trenger ikke å være kompliserte. Ved å lage maler, utvikle sjekklister og effektivisere funksjoner som onboarding- og offboarding-prosessen, kan HR-ledere utvikle arbeidsflyter som er enkle å følge og effektive, slik at de og deres kolleger kan fokusere på mer kreative og inntektsbringende oppgaver. Nøkkelen er mindre administrativt detaljarbeid og mer beste fremgangsmåter.
Men hvordan kan HR nå disse målene? Hva er enkle måter å skape og utvikle disse prosessene på? Her er seks aspekter du bør vurdere for HR og steder der effektivisering kan forekomme. Bruk disse tipsene til å gjøre arbeidslivet enklere for alle.
Opprett sjekklister for vurdering av ytelse
Prestasjonsvurderinger er en av de viktigste delene av å bygge en vellykket organisasjon, og også en av de mest belastende. Selv om det er viktig å evaluere ytelse på en effektiv og rettferdig måte, kan det være vanskelig å gjøre dette uten standarder. Fremtidsrettet HR bør lage sjekklister for hver enkelt type ansatt for å hjelpe evaluatorer med å sette individuelle evalueringer i sammenheng. Du bør også vurdere å utarbeide en sjekkliste for prestasjonssamtaler for å hjelpe den som gjennomfører samtalen med å huske å ta med alt, samtidig som du opprettholder ensartede standarder på tvers av samtalene.
Bruk maler for innfasing, ansettelse og andre dokumenter
En fin måte å effektivisere HR-prosesser på er å opprette maler for ting som skjer regelmessig. For eksempel tilbyr Dropbox en mal for å hjelpe til med innfasing av nye ansatte, som sentraliserer informasjon for å hjelpe nye ansatte med å komme i gang, forbinde dem til nøkkelressurser og opprette en sjekkliste med gjøremål for de første dagene. (Sjekklister!) I mellomtiden gjør ansettelsesdokumentet det mulig for HR å samle kandidatdata, administrere intervjuer og redigere intervjuspørsmål i fellesskap. Eller lag maler for arbeidsavtaler ved å laste opp og forhåndsinnstille feltene som brukes gjentatte ganger, slik at alt som må endres er viktige detaljer som navn, lønn og opplysninger om goder. Verdien av maler er kun begrenset av organisasjonens HR-fantasi. Lag maler for HR-behov for å sikre smidig drift.
Send, signer og lagre ansettelses-, innfasings- og utfasings-dokumenter
To av periodene som krever flest dokumenter under ansettelsestiden er når den ansatte blir ansatt og når den ansatte slutter i jobben. Onboarding og offboarding krever mye papirarbeid og kan innebære mange signaturer. Et verktøy som Dropbox e-underskriftproduktet kalt Dropbox Sign kan hjelpe med å automatisere papirarbeid for ansettelse og utfasing av ansatte ved å gjøre det enkelt å sikre juridisk bindende elektroniske signaturer. Og siden HelloSign integreres med eksisterende apper og arbeidsflyter, er det enkelt å bygge og vedlikeholde et system for sending og lagring av dokumenter som lett kan nås i fremtiden. (Eller bruk Dropbox DocSend.)
Utvikle innfasingsmateriell
En ny ansatt ønsker ikke å komme inn i en organisasjon og møte en kaotisk onboarding-prosess. De ønsker en enkel måte å bli ombord på, få dokumentene sine signert og starte i jobben. Med dette i tankene bør HR etablere standard onboarding-materiell slik at alle ansatte får den samme første opplevelsen. Det betyr dokumenter, men det betyr også video. Ved å samarbeide med ulike avdelinger og ledere kan HR-team lage skjermopptak og videomeldinger for vanlige onboarding-emner – og dermed slippe å gjenta seg selv hver gang nye personer ansettes. I stedet vil nyansatte kunne spille av videoene på nytt når det passer dem og i sitt eget tempo.
Gjør det enkelt å fylle ut skjemaer
Hva om det ikke var så vanskelig å legge inn informasjon i skjemaer? Heldigvis trenger det ikke være slik med HelloWorks. Bruk produktets arbeidsflytverktøy uten kode til å gjøre om kompliserte skjemaer som jobbsøknader eller papirarbeid for påmelding til fordeler til mobilvennlige skjemaer som kandidater eller ansatte kan fylle ut og sende inn fra hvor som helst. Enda bedre, dataene som legges inn vil kartlegges tilbake til eksisterende systemer, noe som sparer tid for HR og hjelper dem med å unngå omfattende dataoverføring. Å opprette og fylle ut søknader og andre skjemaer har aldri før vært enklere for alle.
Etabler et sentralisert arkiv for alle HR-dokumenter for enkel tilgang på tvers av avdelinger
De beste HR-dokumentene, videoene og prosessene er ikke gode hvis ingen vet hvor de er. Dette problemet kan elimineres ved å opprette en sentral database som inkluderer alt HR trenger. Alle maler og dokumenter for ansettelse, onboarding, evaluering, spørreundersøkelser og offboarding på ett sted, organisert men som gir mest mening for organisasjonens ledere. Ved å bruke Dropbox til å bygge dette systemet, kan HR også kontrollere hvem som har tilgang til hvilke filer, samt vite hvem som ser og laster ned filene for å sikre at bare de riktige ansatte bruker dem.
Lag merkesystemer for søkbarhet
Til slutt, når systemet endelig er på plass, malene er laget og arbeidet er gjort, kan HR lage et merkesystem som gjør alt søkbart. Merking kan gjøre alt enklere, finn alt fra #2022 til #mal, #innfasing eller #kontrakt. Siden flere filer eller mapper kan ha flere merker – og alt i en merket mappe vil automatisk ha det merket lagt til – er merkesystemet så robust og fleksibelt som HR ønsker det skal være. Finn nå noen fantastiske ansatte og ansett dem.
