Med kontoransatte som kaster bort opptil 30 % av tiden sin på å lete etter filer, og bedrifter som bruker hundrevis av dollar på papirbasert kontorrekvisita, kan kostnadene for ineffektive dokumenthåndteringssystemer lett hope seg opp. Heldigvis kan tap av inntekter til papirsentriske prosesser unngås fullstendig ved hjelp av et elektronisk dokumenthåndteringssystem.
Slik kan en overgang til digital, sentralisert arkivering gi de ansatte mer tid, spare penger for bedriften, bidra til samsvar og beskytte mot datatap.
Hva er et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Et system for elektronisk dokumentadministrasjon (EDMS) er et programvaresystem som legger til rette for å opprette, administrere, lagre og spore elektroniske dokumenter og filer. Det inkluderer vanligvis funksjoner som elektroniske navngiving av filer, lagring, dokumentskanning, versjonskontroll for å spore oppdateringer i dokumenter, og optisk tegngjenkjenning (OCR) for å behandle tekst i dokumenter.
Hvorfor er det viktig med et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Hvor mye tid kan du spare hvis du kan søke etter og finne alle dokumenter du trenger på noen sekunder? Og hvor mye enklere ville filhåndtering bli hvis du kunne lagre og få tilgang til dokumenter uansett hvor du er i verden?
Med et system for elektronisk dokumenthåndtering kan du spore, følge med på og håndtere filer fra ett, sentralt sted, og jobbe mye mer effektivt med partnere over hele verden. I tillegg vil du ha organiserte og sikre dokumenter, så du og kollegaene dine både kan spare tid og bidra til datasikkerhet.
Hva er fordelene ved sentralisert arkivering med et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Bedre sikkerhet
Et system for elektronisk dokumenthåndtering sørger for at filene er sikrere enn om de bare ble lagret i en datamaskin eller et arkivskap på kontoret et sted.
Med et slikt system kan du også angi tillatelser for at kun utvalgte personer skal kunne se eller redigere bestemte filer. På den måten er de mest sensitive dokumentene kun tilgjengelige for de som trenger å se dem. Å ha et sikkert system for filhåndtering på plass er også viktig for å etterleve forskriftsmessige samsvarsstandarder.
Ved å bruke Dropbox kan kontoadministratorer spesifisere tilgang til filer, og offentlige dokumenter kan bare vises av personer som har fillenkene. Hvis du aktiverer totrinnsverifisering, vil du også motta sikkerhetskoder via SMS eller fra en autentiseringsapp.
Ikke bare det, alle dokumenter som blir underskrevet med Dropbox Sign, som er inkludert i alle Dropbox-abonnementene, er manipulasjonssikre og opprettet med revisjonssporing for å sikre en fullstendig og tidsstemplet historikk over alle handlinger og redigeringer.
Mer effektive arbeidsflyter
Når alle dokumenter blir lagret på ett, sentralt, digitalt sted, blir det mye enklere for teamene å finne filene de trenger. Å holde alle oppdatert og informert er spesielt nyttig når flere jobber på samme prosjekt, siden det øker sannsynligheten for at doble filer eller ulike versjoner av samme fil dukker opp på flere steder.
For eksempel, som Brasils største markedsplass for eiendomsmegling på nett, trengte VivaReal en enklere måte å lagre data på og forenkle samarbeidet mellom ansatte. Etter at du har byttet til Dropbox for bedriften din, kan VivaReal nå automatisk synkronisere nye filer, holde alt på ett sted, og dele dokumenter mellom forskjellige enheter er mye enklere.
Når du bruker Dropbox Sign, kan alle dokumenter du sender ut for underskrift lagres automatisk i valgt Dropbox-mappe.
Mindre datatap
Et system for elektronisk dokumenthåndtering reduserer også antallet elementer og data som går tapt på grunn av menneskelige feil eller utilstrekkelig kommunikasjon mellom team.
Med alle dokumenter lagret på et sentralt sted som er sikkerhetskopiert og versjonert, er det mye enklere å spore opp et tapt dokument. Og hvis noe skulle bli borte, kan det gjenopprettes med minimal innsats.
Når det gjelder de aller viktigste dokumentene, som serviceavtaler, ansettelseskontrakter eller fortrolighetsavtaler, er det avgjørende for effektiviteten å kunne oppbevare og finne dem på en enkel måte. Et dokumenthåndteringssystem som Dropbox leverer sikker nettskylagring for dokumenter med elektronisk underskrift. Da kan du være sikker på at du ikke forlegger dokumenter og føle deg tryggere.
Kostnadseffektivitet
Mangel på et elektronisk, sentralisert arkiveringssystem kan spise av inntektene fordi unødvendig mye tid går med til å lete etter og håndtere filer, samt skrive ut dokumenter på nytt eller gjenskape tapte data.
For å male et klarere bilde koster det i gjennomsnitt 20 dollar å arkivere et enkelt dokument, 120 dollar å finne hvert feilplasserte dokument og 220 dollar å gjenskape hvert dokument – men et abonnement med et dokumentbehandlingssystem som Dropbox Business starter på bare 15 dollar per måned.
I stedet for å kaste bort tusenvis av papirark på utskrift av dokumenter som burde forbli digitale, kan du spare penger ved raskt å sende en lenke til dokumentene dine på e-post, slik at mottakerne kan få tilgang til filene fra datamaskinene eller telefonene sine. Og når det er på tide å redigere eller få tilgang til dokumenter på nytt, kan du ikke bare gjøre endringer digitalt uten behov for utskrift eller skanning på nytt, men du vil også ha hver versjon av dokumentet i systemet ditt for sikker og enkel tilgang.
Enklere dokumenthåndtering med Dropbox
God programvare for filhåndtering kan utføre mirakler når det gjelder å organisere, sikre og effektivisere virksomheten. Hvis du kombinerer det med et system for dokumentadministrasjon med elektroniske signaturer, for eksempel Dropbox Sign, for å få raske underskrifter på kontrakter, kan det bidra til å øke antallet inngåtte kontrakter med 26 %.
Hvis du vil få et enda bedre dokumenthåndteringssystem, kan du integrere Dropbox med Dropbox Sign API for å sende forespørsler om underskrift direkte fra CRM, og Dropbox Fax for enkel nettfaksing.
