Een beveiligingsupgrade brengt extra voordelen met zich mee voor Aquamarine Capital

Uitdaging: verouderde systemen voor opslaan en delen

Aquamarine is een investeringspartnerschap geïnspireerd op de originele Buffet-partnerschappen uit de jaren 50, gerund door Guy Spier die een replica hanteert van de originele Buffet-partnerschapsregels. Het investeringsfonds beheert miljoenen dollars aan assets, groeit gestaag en vertrouwt op DocSend om hun communicatie met potentiële klanten en andere externe partijen veilig te beheren.

David Jud, Finance Manager bij Aquamarine, deelde dat zijn organisatie voor Dropbox en DocSend vertrouwde op verouderde systemen om bestanden op te slaan en intern te delen met hun wereldwijde team. Daarnaast was het team op zoek naar een veiligere manier om whitepapers te volgen en extern te delen met investeerders, potentiële klanten en andere externe partijen.

Als onderdeel van een snel en wereldwijd gedistribueerd team dat een investeringsfonds beheert, werkt David constant samen met zijn teamgenoten en communiceert hij met investeerders, potentiële klanten en andere externe partijen. In het begin gebruikte Aquamarine verouderde software om bestanden op te slaan en er een back-up van te maken. "We hadden veel problemen met ons verouderde bestandsopslagsysteem. We konden bestanden niet delen met mensen buiten ons bedrijf om of documenten bekijken die in een browser werden geopend", vertelt David. Zonder een veilig platform voor het delen van documenten, voegt David toe, was het "uitdagend voor ons om te communiceren met mensen buiten onze organisatie om." Het team bij Aquamarine had een cloudgebaseerd systeem nodig om hun bestanden op welke locatie dan ook te synchroniseren en op te slaan.

Oplossing: een naadloze manier om bestanden te synchroniseren en delen met Dropbox

David wendde zich tot de bestandssynchronisatieoplossing van Dropbox en het platform voor het veilig delen van documenten van DocSend om de materiaalopslag van zijn organisatie samen te voegen, en de communicatie met potentiële klanten en andere externe partijen veilig te verspreiden.

Toen de organisatie enkele jaren geleden overstapte op Dropbox, ervaarden ze direct de voordelen van een speciaal ontwikkeld systeem dat automatisch een back-up maakte van al hun belangrijke documenten en investeringsonderzoek. "Iemand in ons team in de Verenigde Staten kan werken aan investeerdersonderzoek terwijl een teamlid in Zwitserland tegelijkertijd opmerkingen kan toevoegen", vertelt David. Dropbox is de eerste keus van het team geworden voor bestandsopslag waarmee het makkelijker is om vanaf welke locatie dan ook samen te werken. "We zijn heel blij met Dropbox", voegt David toe.

David is in staat om documenten te uploaden naar DocSend en beschermde links te maken voor mensen buiten de organisatie om voor toegang tot whitepapers, rapporten en informatiebladen. De bestanden in DocSend zijn beveiligd met een witte lijst voor e-mail, vervaldatums en toegevoegde wachtwoordbescherming, waardoor de toegang wordt beperkt tot goedgekeurde individuen. Deze documenten, die oorspronkelijk in Dropbox worden opgeslagen voor interne samenwerking, worden dan extern gedeeld met behulp van DocSend. Voordat ontvangers een document openen, moeten ze met één klik een NDA in DocSend ondertekenen. In plaats van dat er meerdere documenten en links moeten worden beheerd, is de NDA van Aquamarine op maat gemaakt in de documentkijkervaring in DocSend. Al deze bescherming biedt Aquamarine niet alleen gemoedsrust, maar zorgt ook voor een probleemloze gebruikerservaring.

Tijdens de COVID-19-pandemie lanceerde Guy Spier, Managing Partner van Aquamarine, een podcast genaamd de Education of a Value Investor. In de podcast, die is geïnspireerd op zijn gelijknamige boek, spreekt Spier met invloedrijke opinieleiders en spreekt hij over investeringsstrategieën, mindfulness, machine learning en meer. De podcast is de hoeksteen geworden voor de manier waarop de firma bewustzijn creëert en zijn netwerk uitbreidt. Hoewel Spier en zijn team waardevolle content creëerden, was het lastig om de interactie van individuele gebruikers te volgen van de luisteraars die zijn materiaal luisterden via hosts van derde partijen.

David overkomt deze uitdaging op een innovatieve manier door in DocSend podcasttranscripties toe te voegen binnen de beschrijving van elke aflevering. "DocSend is behoorlijk handig. We uploaden onze podcasttranscripties in unieke DocSend-links en elke kijker voert zijn of haar e-mailadres voor het lezen in", vertelt David. Gloednieuwe luisteraars die interactie hebben met de transcripties worden vaak actieve leden van het netwerk van Aquamarine. Met DocSend kan David deze potentiële gebruikers en hun reizen over een bepaalde periode in de gaten houden, terwijl hij ook de algehele luisteraarservaring verbetert door toegang te geven tot de podcast in een alternatieve indeling. "Ik kan meldingen ontvangen wanneer bepaalde afleveringen veel worden geluisterd en kan zien wie onze content gebruikt", zegt David. DocSend maakt het proces van content verzamelen intuïtief waardoor iedereen binnen de firma afgeschermde content kan maken en de interactie van luisteraars in een bepaalde periode kan volgen, ongeacht technische marketingachtergrond.

De intuïtieve integratie van DocSend met Salesforce en virtuele gegevensruimtes (VDR) verrijken investeerdersconferenties

De integratie van DocSend met Salesforce vereenvoudigt hoe David de interactie van gebruikers met content kan volgen. David gebruikt Salesforce erg veel en is blij dat alle kijkersinteractie met investeerdersonderzoek in DocSend ook wordt weerspiegeld op de accountniveau-informatie in Salesforce. "Ik bespaar enorm veel tijd omdat ik niet constant hoef te schakelen tussen twee applicaties. We kunnen in Salesforce zien hoe mensen de documenten die we versturen gebruiken." Voor David is Salesforce zijn bron van waarheid. DocSend verrijkt de basisinzichten die hij krijgt via Salesforce door "meer fijnmazige gegevens over hoe contactpersonen onze content gebruiken", voegt David toe.

Guy Spier houdt een jaarlijkse bijeenkomst met collega's om updates te geven over hun investeringsonderzoek. Deelnemers presenteren hun bevindingen en deze presentaties zijn vertrouwelijk, waardoor ze moeten worden bewaard in een veilige virtuele omgeving.

David vertrouwt op de virtuele gegevensruimtes van DocSend om de vergadermaterialen en -presentaties te bewaren die worden gedeeld met deelnemers. "Het is voor ons veel makkelijker om een DocSend-gegevensruimte te gebruiken om al onze conferentievergaderingen te houden, dan in plaats van 20 unieke links naar elke deelnemer te versturen", vertelt David. Alleen een lijst met goedgekeurde individuen heeft voorafgaand aan de conferentie toegang tot de presentaties in een eenvoudig te openen gegevensruimte.

Dankzij de gecombineerde kracht van Dropbox en DocSend heeft Aquamarine een gestroomlijnde manier om materiaal bij te werken, te beheren en te delen, of dat nu met een interne medewerker of een externe individu is.