Met de juiste partner is schalen eenvoudig: BlackMatter Creative vergroot de bandbreedte met Dropbox Dash.

Achtergrond

Als iemand de waarde van een goede samenwerking begrijpt, is het wel BlackMatter Creative. "In plaats van met een checklist te werken, werken we samen met u om uw uiteindelijke doel te bepalen en nemen we u vervolgens mee op een reis om te begrijpen wat u nodig hebt," aldus accountmanager Jessica Lytle.

Deze authentieke aanpak heeft BlackMatter geholpen een indrukwekkende reputatie op te bouwen en wereldwijde klanten uit tientallen sectoren aan te trekken. Maar als klein bedrijf moeten ze hun interne middelen zo efficiënt mogelijk benutten. Ze vertrouwen op hun toolkit om tijd te besparen, de productiviteit te verhogen en de communicatie tussen teamleden en klanten moeiteloos te laten verlopen.

“Wij zijn een klein bureau. We werken samen met klanten en externe creatieven, zoals schrijvers, copywriters, fotografen en videografen. "Het is daarom erg belangrijk dat iedereen over de benodigde tools beschikt om een project efficiënt van start te laten gaan", aldus Paul Woodard, President en Creative Director bij BlackMatter Creative.

Uitdaging: een klein bureau met veel verschillende onderdelen.

Voordat we over die tools beschikten, was het starten van een nieuw project een behoorlijke opgave.

"Een van onze grootste uitdagingen was het organiseren van alles – van de benodigde elementen en onderdelen tot de teamleden die aan het project zouden meewerken."

Voor accountmanagers zoals Lytle was de volgende grootste hindernis het projectverloop.

"Het is soms al een hele uitdaging om het werk bij te houden," zegt ze. “We hebben zoveel projecten lopen en we willen er echt voor zorgen dat aan alle prioriteiten en deadlines van onze klanten wordt voldaan. Dit betekent dat we zo efficiënt mogelijk moeten werken.”

Daarnaast had BlackMatter een betrouwbare manier nodig om klanten overal ter wereld te betrekken, te ondersteunen en te beheren. De mogelijkheid om zowel nationaal als internationaal te werken was met name belangrijk voor teamleden zoals senior ontwerper Ben Gennetay.

“Ik werk in Frankrijk en mijn collega's zitten in Oklahoma, dus we moeten constant alles met elkaar delen. Ik heb in creatieve bureaus gewerkt die voorheen geen cloudsoftware voor opslag hadden, en dat maakt alles lastiger en zorgt voor extra gedoe.”

Oplossing: minder tijd besteden aan zoeken en meer tijd aan creëren.

BlackMatter nam contact op met Dropbox, wiens cloudplatform het team in eerste instantie hielp bij het opslaan en organiseren van grote, door klanten aangeleverde bestanden.

"Als creatief bureau beschikken we over een enorme database met illustraties, lettertypen en projecten voor een breed scala aan klanten, dus Dropbox bespaart ons veel tijd", aldus Woodard.

Het team organiseert bestanden per klant in Dropbox, zodat ze in projectbestanden kunnen zoeken naar alles wat iemand mogelijk nodig heeft voor een bepaald project. "Met Dropbox kun je heel gemakkelijk van project naar project en van klant naar klant overstappen", zegt Lytle.

Naarmate BlackMatter is gegroeid, is ook hun relatie met Dropbox gegroeid. Ze werden lid van het Design Partner-programma en namen ook Dropbox Dash in gebruik, zodat teamleden bestanden, afbeeldingen, video's en meer op verschillende werkplatformen konden vinden. Met deze extra mogelijkheden kan het BlackMatter-team sneller materialen vinden, projecten efficiënter organiseren en effectiever communiceren. Dit alles geeft het team wat ze nodig hebben om slimmer te groeien en werk binnen strakke deadlines af te leveren.

Ze zijn nog een stap verder gegaan door sneller promotiemateriaal te creëren met behulp van AI-gestuurde analyse-, samenvattings- en schrijftools. Gennetay gebruikte Dash onlangs om te beginnen met het maken van slides voor sociale media, waarbij ze de software parameters gaf over het aantal slides en de onderwerpen voor elke slide. Het gaf zijn creatieve denkproces een vliegende start, waardoor hij aan de slag kon om het te verfijnen.

Ze gebruiken ook Dash AI-functies om belangrijke details te benadrukken via een gepersonaliseerde chat. Tijdens een vergadering vroegen enkele klanten Woodard naar specifieke projectdetails. Hij wist dat het ergens in een e-mail stond, maar het zou normaal gesproken te lang duren om het alleen via de zoekfunctie te vinden. “Dus ik opende Dash, typte een zoekwoord in de zoekbalk en kreeg meteen een nauwkeurig antwoord. Ik vind het geweldig dat ik Dash tijdens een zakelijke vergadering snel en efficiënt kan gebruiken om klanten een goed antwoord te geven met alle details die ze nodig hebben.”

Deze momenten zijn belangrijk, niet alleen om het vertrouwen van de klant te winnen, maar ook om de snel veranderende planningen goed in de gaten te houden.

"In onze branche draait alles om deadlines, en elke extra seconde die we uit de dag kunnen persen, is welkom," zegt Lytle. "Het is zo efficiënt om één centrale locatie te hebben waar we al onze creatieve bestanden kunnen doorzoeken en eruit kunnen halen wat we nodig hebben, en we zijn erg enthousiast om dit uit te breiden."

Resultaat: grotere werklasten aankunnen met minder inspanning

De werklast van BlackMatter blijft toenemen. Meer werk kan leiden tot meer stress, maar het team maakt zich geen zorgen.

"Dash biedt ons de tools die we nodig hebben om efficiënter te werken, zodat we de nieuwe en grotere werklasten die binnenkomen aankunnen," zegt Woodard.

Ontwerpers zoals Gennetay kunnen zich geen dag zonder de software voorstellen. “Dropbox heeft mijn leven echt veranderd, eerlijk waar. Zonder Dropbox zou ik niet voor een reclamebureau in Amerika werken.”

Zoals het team had gehoopt, is een van de grootste effecten de verbetering van hun schaalbaarheid. Voordat Dropbox bestond, hield het team zich bezig met de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf. Nu ze zich geen zorgen meer hoeven te maken over het organiseren, opslaan of delen van content, kunnen ze zich volledig richten op hun klanten en de gesprekken voeren die leiden tot hun beste creatieve werk.

Ze hebben daardoor ook meer ruimte voor taken zoals website-updates en het aanpassen van productboodschappen. Naarmate het team meer klanten binnenhaalt, creatieve initiatieven ontplooit en partnerschappen aangaat, weten ze dat Dropbox altijd klaarstaat om hen te ondersteunen.

"Door dit proces met Dash te doorlopen en met het Dropbox-team samen te werken, voelen we ons als klant echt gewaardeerd." Het is een fantastische samenwerking geweest,” zegt Woodard.