Hoe Darakwon het publiceren versnelde, kosten verlaagde en controle kreeg

Achtergrond

Darakwon publiceert taalonderwijsmateriaal voor studenten over de hele wereld. Ze zijn gevestigd in Zuid-Korea en werken samen met 86 partners in 27 landen. Van de eerste concepten tot de definitieve drukbestanden: de inhoud verandert voortdurend en overschrijdt grenzen, teams en tijdzones.

Uitdaging: trage bestandslevering en grote IT-overhead

Jarenlang deelde Darakwon bestanden op de ouderwetse manier: hij brandde ze op USB-sticks, harde schijven en zelfs Blu-rays en stuurde ze vervolgens naar het buitenland. Elke overdracht kon ongeveer een maand duren, soms zelfs twee. En dat lukte niet altijd: apparaten raakten beschadigd, downloads mislukten en bestanden raakten kwijt.

Darakwon bewaarde bestanden op on-premises servers, maar het systeem was moeilijk te beheren:

• De hardware had voortdurend upgrades nodig.
• Er waren vaak storingen, waardoor het werk vertraagd werd.
• De onderhoudskosten bleven maar toenemen.
• Back-ups maken was ingewikkeld en voelde niet altijd veilig.

Sommige teams probeerden hun eigen cloudtools te gebruiken, maar dat leverde alleen maar nieuwe problemen op: verspreide gegevens, beveiligingsrisico's en geen duidelijke manier om alles te beheren. Darakwon had behoefte aan één platform dat alles kon samenbrengen.

Oplossing: één plek om bestanden op te slaan, te verzenden en te beheren

Darakwon koos voor Dropbox vanwege de eenvoud, betrouwbaarheid en ondersteuning. Wat destijds opviel, was de lokale ondersteuning voor de Koreaanse taal, de sterke wereldwijde prestaties en de betere algehele waarde ten opzichte van andere platforms.

Nu is alle content van Darakwon op één plek verzameld. Het hele team heeft eenvoudig toegang tot de bestanden, maar dankzij gedetailleerde machtigingscontroles weet u zeker dat iedereen alleen ziet wat hij of zij nodig heeft. Het team gebruikt Dropbox Transfer om grote bestanden, zoals boekindelingen, audiobestanden en ontwerpwerk, te versturen naar partners in Zuid-Korea en de rest van de wereld.

Voor e-learningprojecten gebruiken ze af en toe Dropbox Replay om framespecifieke opmerkingen aan video- en audiobestanden toe te voegen. Zo kunnen ze gemakkelijker bewerkingen uitvoeren als er op afstand beoordeling nodig is.

Ze gebruiken ook Dropbox Sign om contracten digitaal te verwerken, zonder Dropbox te verlaten.

Resultaten: snellere levering, lagere kosten, meer vertrouwen

Darakwon deelt nu bestanden binnen enkele seconden: geen fouten of vertragingen.

Doordat projecten sneller kunnen worden gedeeld en er minder knelpunten zijn, verlopen ze sneller van concept tot oplevering. "Sinds de overstap van ons vorige systeem is de algehele werkefficiëntie met 5-10% verbeterd", voegt Shin Kyung-chul, algemeen directeur bij Darakwon, toe.

Dropbox heeft ook geholpen om op alle fronten kosten te besparen:

• De verzendkosten daalden van ongeveer $ 30.000 in 2021 naar ongeveer $ 15.000 in 2024. De meeste bestanden worden nu digitaal verzonden.
• Het team besteedt minder tijd aan het printen, inpakken en versturen van materialen.
• Door af te stappen van een on-premises systeem bespaarden ze op hardwarekosten en ongeveer $ 7.500 per jaar aan IT-personeel.

De nieuwe inrichting heeft voor rust gezorgd. "Dropbox-versiebeheer is een redder in nood", zegt Shin. "Het heeft ons meer dan eens gered toen bestanden verloren gingen of beschadigd raakten." Bovendien heeft het bedrijf meer beveiliging en controle over intellectueel eigendom.

Tot slot helpt de beheerconsole het team bij het snel onboarden en offboarden van personeel, terwijl gedetailleerde activiteitenlogboeken precies laten zien wie een bestand heeft geopend, bewerkt of verwijderd. Systeemwaarschuwingen, zoals meldingen voor grote bestandsoverdrachten, helpen het IT-team om ongebruikelijke activiteiten te signaleren en snel te reageren.

Dankzij minder vertragingen en eenvoudigere workflows kon Darakwon zijn wereldwijde publicatieactiviteiten met meer vertrouwen en gemak uitbreiden.