Achtergrond

Het Motion Picture & Television Fund (MPTF) biedt al meer dan 100 jaar financiële hulp, gezondheidszorg en huisvesting aan werknemers in de entertainmentindustrie. Of het nu gaat om het ondersteunen van acteurs tussen projecten, het helpen van teams achter de schermen met het dekken van de kosten of het organiseren van de jaarlijkse telethon, de missie van MPTF is duidelijk: zie een behoefte en vul deze in.

Uitdaging: chaotisch, onbetrouwbaar delen van bestanden

Maar om die missie voort te zetten, moet je snel werken. Het kleine maar krachtige marketingteam van MPTF houdt zich bezig met alles van fondsenwervende campagnes tot het verzamelen van video's van beroemde voorstanders. Van beelden van evenementen tot afbeeldingen voor sociale media: MPTF deelt voortdurend bestanden:intern, met leveranciers en met bekende sympathisanten. Maar hun oude systeem was niet geschikt voor de manier waarop zij werkten. 

• Bestandskoppelingen mislukten vaak, waardoor het voor partners moeilijk was om toegang te krijgen tot de content.
• Het verzamelen van middelen verliep chaotisch, omdat de deelnemers verschillende methoden gebruikten om bestanden te versturen.
• Goedkeuringen duurden lang, waardoor campagnes en de productie van live-evenementen vertraging opliepen.

Toen het aankwam op hun grootste fondsenwervende evenement, de jaarlijkse telethon, waren deze problemen nog dringender. MPTF had behoefte aan een manier om snel materiaal van verschillende medewerkers, van redacteuren tot beroemdheden, te verzamelen, delen en beoordelen.

Oplossing: naadloos bestanden verzamelen, verzenden en beoordelen

Om het delen van bestanden te vereenvoudigen en efficiënter te werken, stapte MPTF over op Dropbox. "Het Dropbox-team was ongelooflijk behulpzaam en wilde graag aan onze behoeften voldoen", aldus Clymer. Ze introduceerden verschillende oplossingen, gaven ons al vroeg toegang tot een aantal functies en zorgden ervoor dat we alles hadden wat we nodig hadden. We voelden ons goed geholpen.

Sommige medewerkers waren ook enthousiast over de overstap naar Dropbox, omdat ze in het verleden al hadden ervaren hoe gemakkelijk het is om met Dropbox te werken. LaRosa voegt toe: "Ik wist hoe soepel het was om met Dropbox te werken, want als je alles online hebt, heb je er snel en op elk gewenst moment toegang toe, zelfs als je een bestand al meer dan twee jaar niet hebt geopend."

MPTF heeft snel een nieuwe workflow opgezet voor het verzamelen van activa. Nu delen medewerkers eenvoudigeen openbare link,waarmee collega's  bestanden rechtstreeks naar de juiste mappen kunnen uploaden, zelfs zonder Dropbox-account.

LaRosa werkt nu gemakkelijker samen aan projecten zoals de MPTF-nieuwsbrief. Voorheen verwerkte ze feedback op nieuwsbrieven via documenten en e-mails, waarbij wijzigingen gemakkelijk verloren konden gaan. Nu houdt ze bewerkingen en opmerkingen rechtstreeks bij in Dropbox Paper, tagt ze redacteuren voor invoer en koppelt ze aan relevante middelen. Alles wordt opgeslagen en georganiseerd in Dropbox.

Het MPTF-team maakt ook gebruik van Dropbox Replay om beeldmateriaal te bekijken.

Voorheen streamde Clymer video's online, maakte hij aantekeningen en tijdcodes in een document en mailde hij deze naar de redacteur. Zonder exacte markeringen moest de redacteur veel gokken. Met Replay kan Clymer gewoon op een link klikken, de video bekijken en frame-specifieke opmerkingen achterlaten. "Het voelt alsof we weer samen in een montagekamer zitten, zelfs als we op afstand werken", voegt Clymer toe.

Resultaten: eenvoudigere, snellere samenwerking

Dropbox stroomlijnde niet alleen de workflow van MPTF, maar zorgde er ook voor dat ze meer tijd kregen om zich te concentreren op hun missie.

• 20% snellere goedkeuringen van inhoud
• Meer middelen van beroemde supporters, dankzij eenvoudige uploads
• Soepeler evenementproductie, met directe toegang tot cruciale bestanden

Tijdens de laatste telethon stuurde een beroemdheid vlak voor de uitzending nog een last-minutevideo op. Via Dropbox kon het team het meteen downloaden en naadloos in de show integreren.

En tijdens het Instant Film Festival van MPTF zorgde Dropbox ervoor dat teams ongestoord konden samenwerken. Zo bleven assets georganiseerd en konden projecten op productiesnelheid verlopen.

Voor Clymer zit de echte winst in de manier waarop Dropbox het leven voor iedereen makkelijker maakt: van het team van MPTF tot de beroemdheden en partners die hen ondersteunen. “Er worden voortdurend gunsten aan beroemdheden gevraagd, dus je moet het voor hen zo makkelijk mogelijk maken om ja te zeggen. "Met Dropbox zeggen we gewoon: 'Maak een foto met je telefoon, klik op deze link en upload hem.' Dat is alles", voegt Clymer toe.

Het grootste voordeel voor Clymer is dat het voor het bedrijf en de medewerkers heel eenvoudig is om assets met links te versturen en ontvangen. “Ik heb veel begrip voor mensen die gewoon een bestand willen openen zonder meerdere stappen te doorlopen. Ze zeiden dan: 'Ik begrijp het niet.' Ik wil er gewoon naar kijken. Waarom is dit niet makkelijk?' Met Dropbox is het eindelijk wel makkelijk,' vertelt ze.