Achtergrond

Bij een groeiend bureau is de grootste vertraging niet altijd te wijten aan het werk zelf. Het zijn die momenten ertussenin: de link die in de verkeerde chat is geplaatst, de presentatie die niemand kan vinden, en de vraag die deze week al vijf keer is beantwoord. Wanneer alles snel gaat, stapelen die kleine vertragingen zich op en vertragen ze je ongemerkt.

Dat is de wereld waarin Kaitlyn Miner, People & Culture Leader, en Kim Siercks, Process Improvement Analyst, zich bewegen bij Pathfinders Advertising. Het bureau, met 50 medewerkers, is gespecialiseerd in merkstrategie, creatieve uitingen, media en digitale uitvoering voor regionale en nationale klanten.

Miner geeft leiding aan de afdeling Personeel en Cultuur van het bureau, waar duidelijkheid en consistentie direct bepalend zijn voor de werknemerservaring naarmate het bedrijf groeit. Siercks houdt zich bezig met de operationele kant en grijpt in om knelpunten te identificeren en projecten weer op gang te brengen wanneer ze vastlopen.

Samen hadden ze een duidelijk beeld van waar het bureau wel (en niet) goed functioneerde.

Uitdaging: snel groeien en de focus verliezen op wat er echt toe doet.

Van de introductie van nieuwe medewerkers tot de uiteindelijke levering aan de klant, het probleem bleef hetzelfde. De teams besteedden te veel tijd aan het opsporen van informatie.

Miner heeft deze feedback rechtstreeks ontvangen. “Ik kreeg voortdurend vragen.” En het zouden steeds dezelfde vragen zijn van meerdere medewerkers.”

Pathfinders gebruikte Dropbox al jaren om hun bestanden georganiseerd en toegankelijk te houden. Van creatieve materialen tot welkomstpakketten, alles had een eigen plekje. Maar naarmate het bureau groeide, was Dropbox niet langer de enige plek waar werk plaatsvond. De gesprekken vonden plaats via Teams. Feedback werd via e-mail verstuurd. Aan de kaarten waren aantekeningen bevestigd. En niemand kon vinden wat ze nodig hadden, op het moment dat ze het nodig hadden.

Er ontbrak geen informatie. Het was gefragmenteerd.

Oplossing: één plek om snel te zoeken en te begrijpen.

Het management ging op zoek naar manieren om informatie binnen het hele bedrijf gemakkelijker vindbaar te maken, zonder de bestaande werkwijzen te veranderen. Toen ze over Dropbox Dash hoorden, zagen ze een oplossing. Dash zou samenwerken met de tools die teams al gebruiken, en content, gesprekken en context samenbrengen op één doorzoekbare plek.

“We gebruiken Dropbox [nu al] om alles wat we doen op te slaan. "Dash helpt ons alle outputs te vinden die we nodig hebben," zegt Siercks.

Door tools zoals Dropbox, Microsoft Teams en andere werkapps met elkaar te verbinden, creëert Dash een gecentraliseerde, AI-gestuurde zoekfunctie binnen het Pathfinders-ecosysteem. In plaats van te onthouden waar iets zich bevindt, kunnen medewerkers één keer zoeken en resultaten krijgen uit al hun bestanden, discussies en documenten. Elk verzoek is afgestemd op de toegangsrechten, zodat ze alleen zien waartoe ze bevoegd zijn.

Voor Miner betekent dit minder herhaalde verzoeken. “[Nu] vraag ik: ‘Heb je dat al verpest?’” zegt ze. "Het helpt mensen om zelf naar [antwoorden] te zoeken, terwijl medewerkers zich tegelijkertijd gesteund voelen."

Dash vat documenten ook samen en toont snel de belangrijkste details, waardoor teams zich kunnen oriënteren zonder meerdere bestanden te hoeven openen en doorbladeren. In plaats van door talloze discussies en mappen te zoeken, vinden ze de juiste content binnen enkele seconden.

Resultaat: 750 uur aan tijd bespaard – en iedereen kan vinden wat hij of zij nodig heeft.

Siercks zag de waarde van Dash tijdens een kennismakingssessie met een nieuwe klant. "Normaal gesproken duurt het ongeveer een week voordat we die dag kunnen omzetten in een bruikbare download voor het team," zegt ze. Met Dash vatte het team de belangrijkste inzichten samen in een briefing van een uur en begon de volgende dag al met de uitvoering.

Miner heeft vergelijkbare verbeteringen gezien in prestatiebeheer. Tijdens het trainen van medewerkers in het uitvoeren van functioneringsgesprekken (Performance Management Reviews, PMR's) gebruikte ze de chatfunctie in Dash om hen te helpen beoordelingen in hun eigen stijl te schrijven. "Gedurende een cyclus van zes maanden kan [het team] de chat opslaan en successen toevoegen naarmate ze zich voordoen," zegt Miner. "Uiteindelijk heb je een volledig geïntegreerd PMR-systeem dat klaar is voor gebruik."

In beide gevallen heeft Dash ervoor gezorgd dat er minder tijd nodig was voor het verwerken van de context en meer tijd voor het toepassen ervan.

Miner berekende de impact op het hele bedrijf. Creatievelingen zeggen dat ze vijf tot zes uur per week besparen. Operationele leiders krijgen daardoor meer tijd om problemen sneller op te lossen. De HR-afdeling ontvangt minder herhaalde vragen zonder dat dit ten koste gaat van de ondersteuning. "Dash heeft me waarschijnlijk twee tot drie uur per week bespaard," zegt ze. "Als je het uitrekent, kom je uit op 750 uur per persoon per jaar."

En zodra teams stoppen met het zoeken naar links en antwoorden, kunnen ze die tijd weer besteden aan wat Pathfinders "investeringswerk" noemt: leren, procesverbetering en het versterken van de cultuur.

"Dankzij Dash hebben we meer tijd om met elkaar door te brengen", zegt Siercks, "en om te investeren in het bedrijf en in onszelf."