Met bestanden die toegankelijk en georganiseerd zijn in Dropbox, kan Sagafilm zich concentreren op creativiteit
Sagafilm verving vijf platforms door Dropbox en bracht structuur en eenvoud in hun workflows. Bestanden zijn eenvoudig te vinden, te delen en te bekijken, waardoor het team meer tijd heeft om zich te richten op het vertellen van verhalen aan een groot publiek.
"Het onderhouden en upgraden van een van onze oude systemen zou het equivalent van tien maanden Dropbox hebben gekost. Alleen daarom al is de overstap de moeite waard."
Achtergrond
Sagafilm is het grootste film- en televisieproductiebedrijf van IJsland. Met 30 fulltimemedewerkers en jaarlijks zo'n 1.200 contractanten, pakken ze alles aan, van lokale documentaires tot wereldwijde producties voor platforms als Netflix.
Uitdaging: jongleren met tools en abonnementen
De workflow van Sagafilm omvat alles van de planning en het filmen tot aan de montage en de uiteindelijke levering. Tijdens de productie worden de beelden dagelijks bekeken en gedeeld voor feedback. Postproductie omvat het bewerken, ondertitelen, kleurcorrectie en het voorbereiden van de uiteindelijke producten, zoals videobestanden en cue sheets.
Maar met vijf verschillende platforms in gebruik – voor bestandsoverdracht, versiebeheer en het delen van bewerkingen – was het niet eenvoudig om alles op koers te houden. Mensen moesten onthouden waar elk bestand was geüpload, welke versie het meest recent was en hoe ze het konden delen. Dat leidde vaak tot extra heen-en-weer gemail en vertraagde de samenwerking.
Het beheren van meerdere platforms betekende ook dat je te maken kreeg met verschillende prijsmodellen, verborgen kosten en diensten die voortdurend onderhoud vereisten. Sommige waren gratis, maar het upgraden en onderhouden ervan vergde meer tijd en technische kennis dan het team kon missen. Anderen hadden kosten die moeilijk te traceren waren, totdat de rekening kwam. “In deze branche fluctueert het werk enorm: drukke periodes worden afgewisseld met rustige maanden. “Hoe minder services we nodig hebben om onze tools op of af te schalen, hoe beter”, zegt Örn Sveinson, Post Production Manager bij Sagafilm.
"Nu heb ik nog maar één Dropbox-bladwijzer in mijn browser en kan ik alles vanuit daar doen. Als u een bestand deelt, verstuurt u nu simpelweg een link. U hoeft het bestand niet meer ergens anders te uploaden. Dat maakt een enorm verschil."
Oplossing: één platform dat alles doet
Sagafilm stapte over op Dropbox en verving daarmee vijf platforms door één platform dat alles synchroon, veilig en gemakkelijk toegankelijk houdt. Dankzij een overzichtelijke mappenstructuur zijn alle soorten bestanden, van video's tot cue sheets en contracten, nu eenvoudig te vinden en te beheren. Het team gebruikt Dropbox Transfer ook om bestandsactiviteit bij te houden en mappen te delen in plaats van meerdere e-mails voor specifieke bestanden naar verschillende partijen te sturen. Producenten en opdrachtgevers in het buitenland ontvangen ruwe versies via wachtwoordbeveiligde links, zodat ze de opnamen kunnen bekijken zonder dat ze grote bestanden hoeven te downloaden.
En met Dropbox Replay verloopt feedback snel en soepel. Editors krijgen tijdstempelnotities direct bij de video. Geluidstechnici kunnen opmerkingen rechtstreeks in hun bewerkingstools importeren. Zelfs ondertitelen is gemakkelijker, omdat recensenten direct in de tijdlijn wijzigingen voorstellen.
Resultaten: minder stress, meer verhalen vertellen
Kortom, alles in Dropbox maken is heel eenvoudig:
- Alle activa zijn op één plek te vinden, in een duidelijke mappenstructuur
- Toolabonnementen zijn eenvoudiger te beheren
- De samenwerking met regisseurs en editors verloopt naadloos
- Met wachtwoord beveiligde links en zorgvuldig samengestelde toegangsrechten zorgen ervoor dat aan de regels wordt voldaan
- Teams hoeven niet door e-mails te spitten of versies op verschillende platforms bij te houden
"Doordat je maar één service hebt in plaats van vijf, kun je indien nodig veel gemakkelijker licenties opschalen of afschalen", aldus Sveinsson. Hij hoeft zich geen zorgen meer te maken over verborgen kosten, zoals vergeten abonnementskosten of over hardware-upgrades. Hierdoor zijn de totale kosten verlaagd.
Omdat er veel minder tijd en energie verloren gaat aan het verwerken van verspreide bestanden of het regelen van abonnementen, kan het team zich meer richten op creativiteit, het tot leven brengen van verhalen en het maken van shows die de harten van meer mensen bereiken.
"Mijn collega's zijn vaak onder de indruk als ik ze vertel wat we allemaal doen met dat ene platform. Met Dropbox kunnen we evenveel doen, of zelfs meer, dankzij de centralisatie van bestanden, dan toen we vijf afzonderlijke services gebruikten." Sagafilm is van plan om binnenkort nog een andere tool uit te brengen: Dropbox Sign voor digitale overeenkomsten.
